بخش های مختلف یک دستور جلسه

موارد جلسه

آیتم ها یا موارد جلسه همان محتوا یا موضوعاتی هستند که در جلسه باید درباره آن ها صحبت شود. باید مطمئن شویم کسانی به جلسه دعوت شده اند که می توانند درباره این موضوعات به درستی نظر بدهند و نتیجه گیری کنند. افراد جلسه باید نقشی متناسب با موضوعات داشته باشند (به طور مثال، در حیطه موردنظر قدرت تصمیم گیری داشته باشند) و هم چنین موضوعات با اطلاعات، توانایی ها و جایگاه آن ها در تناسب باشد.

نتیجه موردنظر

نتیجه موردنظر همان نتیجه ای است که برای هر مسئله و موضوعی که در جلسه مطرح می شود، می خواهیم به آن برسیم. درواقع ما برای هر موردی که تعیین می کنیم در جلسه مورد بحث قرار بگیرد هدف و نتیجه ای مدنظر داریم که می خواهیم در انتهای صحبت ها به آن برسیم. پس لازم است در دستورکار جلسه نتایج موردنظر خود را مشخص کنیم. شفاف سازی درباره نتیجه موردنظر شاید مهم ترین مرحله در برنامه ریزی دستورکار باشد چون وقتی درباره نتیجه دلخواه فکر می کنیم باید به اولویت ها، زمانبندی ها، افراد و چکونگی جلسه نیز فکر کنیم. برخی از نمونه نتایج دلخواه می تواند به شکل : "تصمیم گیری درمورد X" ، "توافق درباره X" ، "یک لیست از X" باشد.

اولویت

موضوعات جلسه را اولویت بندی کنیم. اگر موضوعی اولویت کمی داشته باشد در جلسه مطرح نمی شود، پس موضوعات یا اولویت بالایی دارند و یا اولویت متوسطی دارند که در جلسه عنوان می شوند. اگر هنگام برنامه‌ریزی جلسه مجموع زمان موردنیاز برای موارد مهم که اولویت بالایی دارند از کل زمان جلسه بیشتر شد، لازم است گروه درباره موضوعاتی که باید در جلسه مورد بحث قرا بگیرند تصمیم گیری کند یا مدت زمان جلسه را افزایش دهد. اگر مجبور شدیم مواردی را کنار بگذاریم، می توانیم تعیین کنیم که در جلسه بعدی آن ها در اولویت اول باشند یا به طریقی خارج از جلسه به آن ها رسیدگی کنیم.

زمان

اگر ما نتیجه موردنظر و چگونگی جلسه را برنامه ریزی کرده باشیم، تعیین زمان موردنیاز برای جلسه آسان تر خواهد بود. بدون این برنامه ریزی ممکن است زمان جلسه را کم تر از چیزی که لازم است درنظر بگیریم، حتی با وجود برنامه ریزی هم اگر هنوز در این زمینه به مهارت نرسیده ایم بهتر است زمان پیش بینی شده را تا حدود 33 درصد افزایش دهیم. همکاران ما احتمالا از شرکت در یک جلسه طولانی اما پربار و ثمربخش رضایت بیشتری خواهند داشت تا شرکت در یک جلسه کوتاه شده که امکان مشارکت مفید اعضا را فراهم نمی کند.

چه کسی

باید مشخص کنیم چه کسی در طول جلسه مسئول دستور جلسه است و بررسی می‌کند که تمام موارد و موضوعات ذکر شده در دستورکار در طول جلسه مطرح شوند و چیزی از قلم نیفتد. هم چنین می توان همزمان که فرد مسئول موارد موجود در دستورکار را بیان می کند، فردی دیگر از اعضا جلسه هم هدایت صحبت ها را به عهده بگیرد. به این صورت فردی که مسئول دستور جلسه است هم می تواند به طور کامل به جلسه گوش بدهد.

چگونه

یک دستور جلسه به چند روش می تواند بحث و گفتگو را مدیریت کند:

به صورت نوبتی : به سادگی هرکسی سر نوبت خود صحبت می کند.

بازخورد: از افراد میخواهیم درباره هر ایده و موضوعی به سوالات مخصوص به آن پاسخ دهند.

اشتراک گذاری اطلاعات و نیازها : دادن اطلاعات درباره موضوع موردنظر، به این صورت که اطلاعات خود را به اشتراک می گذاریم، کار یا پروژه خود را شرح می دهیم، نیازهای خود را برای انجام آن مطرح می کنیم و از اعضای جلسه میخواهیم نظرات خود را اعلام کنند.

اولویت بندی و گفتگو : در این روش از اعضای جلسه میخواهیم تا ایده های مختلف را براساس اولویت خود رتبه بندی کنند تا اولویت اعضا مشخص شود. در ادامه براساس لیستی که ایده ها در آن طبق اولویت مرتب شده‌اند، گفتگو صورت می گیرد.

طوفان فکری : در این روش افراد به صورت آزادانه همه ایده ها و نظرات خود را بیان می کنند. در این روش ایده ها ارزیابی نمی شوند چون هدف این روش فقط رسیدن به تعداد زیادی ایده است.

پیشنهادات بیشتر

به طور کلی وقتی یک نفر به عنوان مسئول یا گرداننده جهت هدایت دستورکار در جلسه حضور دارد، جلسه با نظم بیشتری برگزار می شود. این فرد می تواند در طول جلسه از یک دفتر اسناد یا یک دسته ورقه مخصوص به جلسه برای ثبت اطلاعات و توافق های صورت گرفته استفاده کند. 

چند نکته برای نوشتن دستور کار جلسه

ابعاد مختلف دیگری نیز برای برنامه‌ریزی یک جلسه موثر وجود دارد، اما همین قالب ساده دستورکار هم می تواند پایه خوبی را برای برگزاری جلسات موفق فراهم کند. در اینجا سه نکته را به موارد قبلی اضافه می کنیم که به نوشتن یک دستور جلسه خوب کمک می کند:

انعطاف پذیری: در بهترین حالت، یک جلسه برنامه‌ریزی شده با بررسی نحوه انجام دستور جلسه شروع می شود. فرد مسئول در ابتدای جلسه دستورکار را با اعضا بررسی می کند تا مطمئن شود که آیا موردی وجود دارد که در لحظه آخر به دستورکار اضافه شود یا خیر، و اگر موردی وجود داشت با کمی تغییر آن را به دستور جلسه اضافه می کند. هم چنین ممکن است در طول جلسه متوجه شویم موضوعی به زمان بیشتری نیاز دارد، در این حالت هم لازم است با مشورت اعضا درباره آن تصمیم‌گیری کنیم یا یک نقطه توقف مناسبی قبل از رسیدن به نتیجه نهایی انتخاب کنیم.

آماده سازی : تصمیم گیری درباره زمان، فرد مسئول، اولویت و نتیجه مورد نظر برای هرکدام از موارد جلسه نیاز به آمادگی دارد. هرچه آمادگی ما بیشتر باشد احتمال موفقیت در جلسه نیز بیشتر است.

تقسیم وظایف: صرف نظر از اینکه مدیر جلسه، مسئول جلسه یا رهبر گروه باید جلسه را به خوبی برنامه ریزی کنند، قبل از جلسه، حین و بعد از جلسه باید مشارکت و تلاش مشترکی بین اعضا وجود داشته باشد. با وجود تلاش و همکاری موثر، جلسه برایندی از بهره وری و رضایت اعضا خواهد بود.
به عنوان مثال، می توان افراد را در انتخاب زمان جلسه مشارکت داد تا همه افراد بتوانند نظر خود را درباره زمان برگزاری جلسه اعلام کنند و در زمان جلسه حضور حداکثری داشته باشند. یکی از ابزارهایی که برای همین منظور طراحی شده تایم یاب است که این امکان را فراهم می کند تا اعضا جلسه به راحتی و بدون هیچ بی نظمی، نظر خود را درباره زمان برگزاری جلسه اعلام کنند و ما بتوانیم با چند کلیک این نظرسنجی ها و هماهنگی ها را به راحتی انجام دهیم و دعوتنامه های جلسه را ارسال کنیم.

منبع: 

https://hr.mit.edu/