نوشتن مصوبات جلسه و پیگیری آن ها

هر شرکت و سازمانی که به صورت جدی به دنبال افزایش بهره وری کار خود است، از اهیمت برگزاری جلسات موفقیت آمیز با خبر است. در همین راستا به دلیل اهمیت برگزاری جلسات موثر در موفقیت کسب و کارها، در مقالات قبلی به اهمیت برنامه‌ریزی جلسه و ارتباطات موثر بین اعضای جلسه اشاره کردیم، و روش های نوشتن دستورجلسه و صورتجلسه را نیز معرفی نمودیم. در این مقاله هم میخواهیم به نقش پیگیری امور جلسه بعد از برگزاری آن بپردازیم.

هر جلسه ای با یک جمع بندی و یک سری از مصوبات به پایان می رسد که پیگیری این مصوبات برای تکمیل نتایج جلسه ضروری است. چون اگر مصوبات جلسه (Approvals) و کارهای آن به درستی انجام نشوند، جلسه موردنظر بی نتیجه می ماند.

بسیاری از کارفرمایان معتقدند که جلسات کاری آن ها بی ثمر است و خیلی از کارکنان نیز معترض اند که این جلسات فقط وقت آن ها را می گیرد. علت اصلی این نارضایتی ها رعایت نکردن اصول برگزاری جلسه است که مانع دستیابی به نتایج دلخواه و مفید می شود، درصورتی که اگر جلسات کاری را طبق برنامه و اصول آن پیش ببریم تاثیر به سزایی در موفقیت کارها و رشد سازمان ها دارند.

با توجه به اهمیت پیگیری کارها پس از برگزاری جلسه، سعی داریم در این مقاله چنند نکته را که به پیگیری بهتر مصوبات کمک می کنند بررسی کنیم.

1. برنامه عملیاتی داشته باشیم

همانطور که لازم است پیش از جلسه برنامه ریزی داشته باشیم و جلسه را طبق برنامه و اهداف مشخص شده پیش ببریم، برای بعد از جلسه نیز به یک برنامه مدون و دقیق نیاز داریم تا طبق آن تصمیم گیری ها و مصوبات جلسه‌ی برگزار شده را به درستی به مقصد برسانیم. درواقع باید یک برنامه عملیاتی برای پس از جلسه طراحی کنیم که به صورت مبنایی برای اقدامات و فعالیت های مربوط به پیگیری جلسه باشد. این برنامه باید مشخص کند که در جلسه چه تصمیم گیری هایی صورت گرفته، برای دستیابی به اهداف جلسه چه کارهایی در چه زمانی باید انجام شوند و چه کسانی باید آن ها را انجام دهد. این برنامه عملیاتی به تمرکز همه اعضای جلسه کمک می کند.

بسیار مهم است که در پایان جلسه همه اعضا ببینند که در این جلسه درباره چیزی تصمیم گیری شد، چه نتیجه ای به دست آمد و چه برنامه ای برای کارهای بعدی طراحی شد.

2.مسئول پیگیری کارها را مشخص کنیم

برای اینکه پس از جلسه فرایند پیگیری مصوبات و اقدامات موردنیاز به خوبی پیش برود باید حتما فردی را به عنوان مسئول پیگیری مشخص کنیم. در بسیاری از موارد این کار ساده ای است چون معمولا پیگیری مصوبات برعهده کسی است که جلسه را تشکیل داده و افراد را به جلسه دعوت کرده است. اما خب این همیشه صادق نیست، به ویژه وقتی که کارهای پیگیری قرار است گسترده تر باشند.

اگر ما کسی هستین که جلسه را تشکیل داده با دقت فکر کنیم که هر کدام از اعضا برای پیگیری مصوبات چه کارهایی لازم است انجام بدهند، سپس اگر نیاز بود به افراد وظایف خاصی را محول کنیم. اما اگر مسئولیت پیگیری را خودمان به طور کامل برعهده می گیریم مطمئن شویم که افرادی که در تصمیم گیری های جلسه نقش کلیدی داشتند می دانند که برای پیگیری فعالیت ها لازم نیست خودشان کاری انجام بدهند.

3.فعالیت های مختلفی برای پیگیری جلسه انجام دهیم

حتما باید این نکته را مدنظر داشته باشیم که پیگیری جلسه در بیشتر موارد نباید فقط شامل یک فعالیت واحد باشد. بسیاری از جلسات مفید و کارآمد به چندین نوع فعالیت مختلف برای پیگیری کارها نیاز دارند، اگرچه این نوع فعالیت ها به ماهیت جلسه و کارها بستگی دارند اما می توانند شامل موراد زیر باشند:

ـ ارسال خلاصه ای از جلسه به همراه اسناد و مدارک مربوط به فرد موردنظر برای ارجاع دادن کار به او

ـ تشکر از افراد برای حضور و مشارکت آن ها در جلسه

ـ ارائه پیشنهاداتی برای مراحل بعدی که افراد می توانند برای دستیابی به اهداف جلسه انجام دهند

ـ ارسال پیشنهادات به مشتریان بالقوه یا مشتریانی که قبلا با آن ها ملاقات کرده ایم

ـ درخواست بروزرسانی وضعیت یا گزارش پیشرفت از اعضای کلیدی جلسه

ـ پیگیری از طریق مطرح کردن سوالات، یادآوری ها و گفتگوهای غیررسمی

ارسال یک خلاصه و جمع بندی از جلسه برای اعضا می تواند نقطه خوبی برای شروع پیگیری باشد. چون آن چه را که در جلسه اتفاق افتاده، اطلاعاتی که درباره آن ها بحث شده و مهلت های توافق شده برای هر اقدامی را به افراد یادآوری می کند. سایر روش هایباید با دقت بیشتری انجام شوند چون ممکن است همه این موارد برای تمام کسانی که در جلسه حضور داشته اند مناسب و مفید نباشد.

4.از چندبار پیگیری نترسیم

در سازمان هایی که کار فروش انجام می دهند این آمار وجود دارد که 80 درصد فروش های غرمعمول بعد از 5 بار پیگیری اتفاق افتاده اند، و هم چنین مطالعات نشان می دهد که اکثر کسانی که پیگیری های فروش را انجام میدهند بعد از یک یا دو بار پیگیری کار خود را متوقف می کنند. اگرچه این امر مربوط به مشاغلی است که جلسات فروش را انجام میدهند اما با این حال بخشی از اصول اساسی آن درباره سایر فعالیت ها نیز صدق می کند. پس از اینکه بیش از یک بار پیگیری کنید نترسید.

افراد ممکن است به دلایل زیادی به اولین پیگیری شما پاسخ ندهند، حتی ممکن است متوجه پیگیری شما بشوند ولی حواسشان با چیزهای دیگری در محل کار پرت شود. پس اگر پاسخی دریافت نکردید مجددا پیگیری کنید چون کلید جلسات کارآمد اطمینان از انجام اقدامات موردنیاز است.

سخن پایانی

تلاش برای برگزاری جلسات موفق می تواند بخش مهمی از تلاش ها را برای بهبود کیفیت و بهره وری در محل کار تشکیل دهد. یکی از موثرترین روش ها برای جلوگیری از جلسات ناکارآمد و اتلاف وقت، افزایش و بهبود پیگیری هاست.

ایجاد برنامه عملیاتی بعد از جلسه و ارسال مطالب متنوع برای افراد مختلف بسته به نیاز آن ها می تواند موثر باشد. همچنین باید شخصی را مسئول پیگیری کارهای مشخص شده کنیم، کسی که بتواند بیش از یک بار انجام کارها را از فرد مسئول پیگیری کند.

داشتن یک برنامه عملیاتی که در آن مشخص شده چه تصمیماتی در طول جلسه اخذ شده، چه کارهایی باید انجام شوند، چه کسانی مسئول انجام این کارها هستند و مهلت انجام آن ها چه تاریخی است، می تواند به بهود کیفیت جلسات و دستیابی به اهداف جلسه کمک شایانی کند.

خوشبختانه تکنولوژی به کمک امور مربوط به جلسه و پیگیری مصوبات و کارها آمده است. در همین راستا پامیکا ابزارهایی ارائه کرده که با استفاده از آن می توانیم مراحل مختلف پیگیری از جمله ثبت مصوبات و ارسال آن به اعضای جلسه، ثبت وظایف و تعیین مسئول برای هریک از آن ها و تعامل بین اعضای جلسه را بسیار سریع تر و دقیق تر انجام دهیم و به این ترتیب بازده جلسات و درنتیجه بازده کسب و کار خود را بهبود بخشیم.

منبع:

https://www.viewsonic.com/