تصمیم گیری گروهی چیست و چه مزایایی دارد؟

تصمیم گیری گروهی یا تصمیم گیری های مشارکتی زمانی است که افراد به طور جمعی درباره موضوعی تصمیم گیری می کنند و تصمیم آن ها به یک فرد منسوب نمی شود بلکه متعلق به کل گروه است. یک گروه می تواند انتخاب کند که تصمیم گیری براساس توافق همه اعضا باشد یا براساس نظر اکثریت اعضای گروه.

تصمیم گیری گروهی دو مزیت اصلی نسبت به تصمیم گیری توسط یک فرد دارد:

1. هم افزایی (Synergy)

2. به اشتراک گذاری اطلاعات (Sharing of information)

هم افزایی (Synergy) یعنی کل از مجموع اجزای خود بزرگ‌تر است. یعنی وقتی یک گروه به طور جمعی تصمیم می گیرد، قضاوت گروه می تواند دقیق تر و کامل تر از هریک از اعضای آن باشد، چون از طریق گفتگو، پرسش و همکاری، اعضا گروه می توانند راه حل های کامل تر و موثرتری پیدا کنند.

اشتراک گذاری اطلاعات بین اعضای گروه یکی دیگر از مزایای تصمیم گیری به صورت گروهی است. از آنجایی که هریک از اعضا گروه ممکن است اطلاعات و تخصص منحصر به فرد خود را در اختیار گروه قرار دهد، تصمیمات گروهی بر مبنای دامنه وسیع تری از اطلاعات اخذ می شوند.

درواقع به اشتراک گذاری اطلاعات می تواند درک مسائل را افزایش دهد، مسائل را روشن تر کند و حرکت به سمت یک تصمیم جمعی یا مشارکتی را آسان تر کند.

نقش مدیران در تصمیم گیری های گروهی

نقش مدیر در تصمیم گیری گروهی ایجاد بستری حمایتی برای گروه است. 

تصمیم گیری اغلب زمانی به یک گروه سپرده می شود که اعضای آن تجربه و اطلاعات لازم را برای رسیدن به انتخاب صحیح داشته باشند.

برای اینکه پتانسیل فرایند تصمیم گیری گروهی به حداکثر برسد، بهتر است مدیران مراحل مهم زیر را انجام دهند:

تعیین هدف تیم: یک مدیر می تواند با بیان ابعاد تصمیم موردنظر ازجمله اهمیت آن، ابهامات را کاهش دهد و به اعضای گروه کمک کند تا بر تجزیه و تحلیل، گفتگوها و بررسی های خود تمرکز کنند. اگر سوال و مسئله ای که باید حل شود، به طور واضح بیان گردد متحد شدن گروه، انسجام بین آن ها و درنتیجه همکاری افزایش می یابد .

ایجاد محیط کاری مناسب: بعد از اینکه هدف تصمیم گیری مشخص شد، باید فضایی ایجاد شود که امکان ارتباط معنادار، صادقانه و راحت را بین اعضای گروه فراهم کند. مدیر می تواند به ایجاد هنجارهایی در مورد نحوه تعامل اعضا با یکدیگر برای تقویت گفتگوی سازنده کمک کند.

مشخص کردن انتظارات و مسئولیت ها: هنگامی که مدیر مسئولیت افراد و انتظارات خود را مشخص می کند، اعضای گروه وظایف خود و پارامترهای تصمیم گیری را بهتر درک می کنند. مدیران ممکن است نقش هایی را برای کمک به ساختار فرآیند تصمیم گیری، روشن کردن مسئولیت ها و ایجاد حس مسئولیت پذیری برای بخش هایی از کار گروه تعیین کنند.

تامین منابع: مدیران باید توجه داشته باشند که گروه منابع کافی برای ارزیابی گزینه‌های احتمالی و تصمیم‌گیری را داشته باشد. اصلاحات موردنیاز برای تامین منابع ممکن است شامل تامین کارکنان اضافی، دادن زمان بیشتر، یا آزاد کردن اعضا از سایر تکالیف کاری باشد تا کارکنان بتوانند به طور کامل در فرآیند تصمیم گیری شرکت کنند.

بیرون رفتن از مسیر: پس از اینکه مدیر زمینه را برای تصمیم گیری گروهی فراهم کرد، بهترین کار این است که عقب نشینی کرده و به تیم اجازه عملکرد بدهد.مفیدترین نقش در این مرحله نقش مربی (coach) است، مثلاً اگر گروه برای مدیریت روابط بین فردی یا در مورد یک گزینه جایگزین به وضوح بیشتری نیاز داشته باشد، حضور مربی لازم است.

مشارکت کارکنان در تصمیم گیری ها

ـ از منظر مدیریتی، مشارکت کارکنان روشی موثر برای استفاده درست از منابع انسانی و دادان فرصتی به کارکنان برای بیان افکار و اندیشه های آن هاست.

ـ مشارکت کارکنان در تصمیم گیری ها می تواند منجر به افزایش رضایت شغلی، تعهد سازمانی، انگیزه فردی و عملکرد شغلی آن ها شود.
ـ برای مشارکت مؤثر در تصمیم گیری های گروهی، افراد باید مهارت ها و تجربیات مرتبط داشته باشند.

از آنجایی که تصمیم گیری گروهی می تواند طیف وسیع تری از دیدگاه ها را فراهم کند، منجر به تصمیمات بهتری نیز می شود. هم چنین با سپردن  تصمیم گیری به یک گروه، سازمان می تواند از مهارت ها و دانش کارکنان خود به شکل موثرتری استفاد کند.

یکی دیگر از مزایای تصمیم گیری گروهی در سازمان، تأثیر آن بر انگیزه کارکنان است.فراهم کردن امکان مشارکت در تصمیم‌گیری‌ها فرصتی برای بیان افکار و اندیشه های آن هاست. انجام این کار می تواند تأثیرات مثبتی بر رضایت شغلی، تعهد سازمانی، انگیزه فردی و عملکرد شغلی کارکنان داشته باشد.
معمولاً کارمندان در تصمیماتی دخیل هستند که مستقیماً بر نحوه انجام کار آنها تأثیر می گذارد. برای مثال، بسیاری از شیوه‌های کنترل کیفیت شامل فرصت‌هایی برای کارگران برای گفتگو و انتخاب راه‌هایی برای بهبود نحوه تولید کالا یا ارائه خدمات است.

برای مشارکت مؤثر در تصمیم گیری های گروهی، کارکنان باید مهارت ها و تجربه لازم را داشته باشند. بدون دانش مرتبط، شرکت کنندگان در تصمیم گیری گروهی ممکن است مسائل را درک نکنند، ندانند که چگونه گزینه های موجود را تجزیه و تحلیل کنند، یا نتوانند تصمیم درستی بگیرند.

روش های رسیدن به یک تصمیم گیری گروهی

 


دستیابی به یک تصمیم گروهی معمولاً مستلزم شناسایی و رسیدگی به نگرانی های اساسی اعضای گروه است.

هدف تصمیم گیری جمعی، رسیدن به توافق از طریق همکاری، مشورت و مشارکت است. تصمیمات گروهی که با اجماع اتخاذ می‌شوند به دنبال راه‌حل‌هایی هستند که برای همه اعضای گروه رضایت‌بخش باشد و همه نگرانی‌های آنها را برطرف کند. 

تصمیم گیری به صورت اجماع (با توافق همه) خصمانه یا رقابتی نیست، بلکه بیشتر به دنبال انجام بهترین کار برای گروه است. اعضای گروه به طور مساوی با یکدیگر رفتار می کنند و نظر همه شرکت کنندگان را می پرسند.
 
ایجاد اجماع می‌تواند زمان‌بر باشد، و بنابراین در صورت نیاز به تصمیم گیری فوری، وجود محدودیت‌های زمانی قابل توجه یا محدودیت‌ منابع، دستیابی به آن دشوارتر است.

ـ یک روش برای رسیدن به اجماع این است که  وقتی عده ای با نظر اکثریت موافق نیستند، صاحبان نظر اکثریت تلاش می کنند تا کسانی را که به انتخاب آن ها تمایل ندارند متقاعد کنند تا همگی به یک اجماع برسند.
البته این روش همیشه ایده آل و مطلوب نیست. چون ممکن است بخاطر تلاش برای جلب رضایت همه، تصمیم گرفته شده بهترین نتیجه را به همراه نداشته باشد.

ـ رویکرد دیگر برای رسیدن به اجماع نیز استفاده از مدل Quaker است. در این مدل همه اعضا باید صحبت کنند و تا وقتی که همه اعضا صحبت نکرده اند کسی نمی تواند دوبار صحبت کند. این رویکرد تیپ های شخصیتی غالب را خنثی می کند.
یکی دیگر از ویژگی های این روش وجود شخصی به عنوان ناظر است که در جلسه حضور دارد تا مطمئن شود که گفتگو براساس یک جریان همدلانه پیش می رود.
در این رویکرد که امروزه بیشتر مورد توجه تیم ها قرار گرفته، نظرات همه اعضا مورد توجه قرار می گیرد، اعضا نسبت به گزینه های موجود شفاف تر هستند و از تصمیم اخذ شده حمایت می کنند.


سخن پایانی
همانطور که گفته شد تصمیم گیری گروهی مزایای زیادی نسبت به تصمیم گیری فردی دارد و مدیران هوشمند می دانند که با تصمیم گیری های مشارکتی می توانند از تجربیات، اطلاعات و زاویه دیدهای مختلف استفاده کنند و درنتیجه تصمیمات درست تری در جهت موفقیت های سامانی اخذ کنند. اما تصمیم گیری جمعی نیز مانند هر کاری نیاز به رعایت اصولی دارد تا به بهترین شکل انجام شود وگرنه نتیجه بخش نخواهد بود. به همین خاطر برای داشتن یک تصمیم گیری مناسب هم مدیران و هم کارمندان باید متناسب با نقش خود وظایفی را اجرا کنند تا گروه بتواند به درستی تصممی گیری کند.