چگونه بهره وری جلسات آنلاین را افزایش دهیم؟
همه ما به نحوی به دستگاه های دیجیتال خود متصل هستیم و بدون ارتباطات مجازی بسیاری از کارهای ما دچار مشکل می شوند. یکی از کاربردهای مهم و کلیدی دنیای مجازی، ارتباطات کاری و برگزاری جلسات آنلاین است. با وجود جلسات آنلاین بسیاری از جلسات کاری از جمله جلسات هیئت مدیره، جلسات دوره ای تیم ها، جلسه با مشتریان، جلسات برون سازمانی و... صرف نظر از مکان جغرافیایی به راحتی برگزار می شوند و نمی توان از اهمیت جلسات آنلاین و نقش آن در سازمان ها و کسب و کارها چشم پوشی کرد.
از طرفی برگزاری این نوع جلسات به صورت آنلاین چالش های خود را نیز دارد، برای مثال ممکن است برای افرادی مشارکت در جلسات آنلاین کمی دشوار باشد یا افراد به خوبی نتوانند تمرکز خود را در این نوع از جلسات حفظ کنند.به همین خاطر مدیران باید برای جذاب تر کردن جلسات آنلاین و افزایش مشارکت افراد در جلسه اقدامات لازم را انجام بدهند.
مقاله پیشنهادی : 5 نکته برای ارتباطات بهتر در جلسات کاری
در جلسات آنلاین عوامل زیادی میتوانند منجر به فرسودگی مجازی شوند از جمله دشواری برقراری تماس چشمی با شرکت کنندکان در جلسه و نداشتن تمرکز کافی! تحقیقات نشان میدهد تمرکز حدود 30 تا 40 دقیقه پس از شروع جلسه از بین می رود. پس باید مشکلاتی که در جلسات آنلاین وجود دارد را شناسایی و برطرف کنیم.
اکنون که برگزاری جلسات به شکل مجازی تثبیت شده و جایگاه ویژه خود را به دست آورده، مدیران باید برای حل مشکلات این چنینی که اغلب آن ها چالش هایی فیزیکی هستند راه حلی بیاندیشند.
در این مسیر برای بهبود کیفیت جلسات مجازی و ایجاد عادات مناسب، می توانیم سه گام اصلی طراحی کنیم که بهبود کیفیت جلسات آنلاین کمک شایانی میکنند. به طور خلاصه، برای اینکار از ادبیات مناسبی استفاده کنیم، علت مشکلات را شناسایی کنیم و برای تثبیت عادت های مناسب در جلسات، از مشوق ها استفاده کنیم.
گام اول
اگر میخواهیم دیگران را به رفتاری سوق دهیم از ادبیات مناسبی استفاده کنیم. برای مثال رفتارهای پیشنهادی خود را در غالب جمله "خیلی خوب است اگر ما...." بیاوریم. یعنی از ادبیات دوستانه و غیردستوری استفاده کنیم.
البته باید گفت برای ایجاد هر رفتاری در اعضای تیم ابتدا لازم است مدیران پیش از همه آن رفتار را در عادات خود ایجاد کرده باشند چون رفتار مدیران می تواند برای سایر اعضا تیم الگو قرار بگیرد، و روی فرهنگ سازمانی تاثیرگذار باشد.
پس در گام اول رفتارها و عادات مناسب جلسه را به صورت شفاف و با ادبیاتی مطلوب، برای افراد عنوان کنیم.
گام دوم
عواملی را که مسدودکننده های رفتاری محسوب می شوند یا به عبارتی کارهایی را که به جای دنبال کردن رفتار دلخواهمان انجام می دهیم، شناسایی کنیم.
برای مثال درباره اینکه چگونه در جلسات آنلاین حواس ما به همه چیز پرت می شود و بازده جلسات پایین می آید فکر کنیم.
شناسایی این مسدودکننده های رفتاری نیاز به دقت و ظرافت دارد و می توان گفت ما طبق رفتار مطلوب عمل نمی کنیم چون یا یا عمل به آن ها دشوار است یا برای انجام آن ها انگیزه های مناسبی نداریم و یا اینکه از انجام آن ها می ترسیم. به همین دلیل لازم است عمیق تر به این مسائل فکر کنیم.
1. با خود صریح و صادق باشیم و دلیل مشکلات را دقیق تر بررسی کنیم. برای مثال، به جای اینکه بگوییم "حوصله ما در جلسه سررفته است" بگوییم "ذهن پردازشگر ما سرگردان می شود و به افکار مختلفی در یک زمان می پردازد". و به دنبال راه حل برای این پرش ذهنی باشیم.
2. اعمال را توصیف کنیم نه احساسات را. برای مثال، به جای اینکه بگوییم "ما از تصمیم گیری می ترسیم" بگوییم "تصمیم گیری را به جلسه بعدی موکول می کنیم".
وقتی علت ریشه ای مشکلات و موانع را پیدا کنیم راه حل های بهتری نیز برای مدیریت آن ها خواهیم یافت.
گام سوم
رفتارهای مورد نظر را تشویق کنیم و با ترفندهایی به غلبه بر موانع کمک کنیم.
کسی را در جلسه تعیین کنیم که مسئول چک کردن میزان مشارکت افراد باشد. اگر افراد در جلسه مشارکت ندارند با پرسیدن سوالاتی آنها را وارد گفتگو کند یا کسی را فرصت صحبت کردن به دیگران نمی دهد، مدیریت کند تا همه بتوانند در جلسه نظرات خود را بیان کنند. هم چنین یک پس زمینه تصویری جالب برای جلسات و مجموعه ای از ترفندها به عنوان چاشنی جلسات، می توانند به عنوان مجموعه ایی از مصنوعات و محرک های تقویت کننده باشند.
جلسات آنلاین می توانند مشارکتی، جذاب و حتی، سرگرم کننده باشند. می توانیم یک گروه تشکیل دهیم تا با برگزرای جلسات طوفان فکری بتوانند ایده هایی متناسب با رفتارهایی که به دنبال آن هستیم و مسدود کننده های رفتاری که می خواهیم شکست دهیم، تولید کنند. راه حل های جدید مانند هرچیز جدیدی، قبل از اینکه به درستی آن را بدست آوریم، نیاز به آزمون و خطا دارند، اما بازده آن ها ارزشش را دارد.
منبع :
https://hbr.org/
