چگونه در یک جلسه به خوبی صحبت کنیم؟

هنگامی که با سران رهبران گروه های شرکت های بزرگ صحبت می کنیم تا بررسی کنیم زمانی که آن ها به جایگاه رهبری رسیده اند چگونه گزارش های کاری را به سایر اعضای تیم منتقل میکنند، در این تحقیقات یک موضوع بیشتر از همه دیده می شود،  اگر در یک جلسه هستید، از شما انتظار می شود که صحبت کنید. و هنگامی که کسی از شما سوالی پرسید نگران نشوید.

در بسیاری از سازمان ها، آمادگی ما برای رهبری تا حدی با تمایل ما برای صحبت کردن در جلسات سنجیده می شود. نحوه صحبت کردن ما نسبت به سخنرانی ها یا کنفرانس هایمان می تواند تاثیر بیشتری بر مسیر شغلی ما داشته باشد. زیرا اینگونه هر بار فرصتی برای تاثیرگذاری داریم.

در اینجا سه استراتژی برای صحبت موثر، و به دنبال آن سه هشدار برای اینکه چه زمانی باید از صحبت خودداری کنیم، بیان شده است.

سه نکته برای صحبت کردن در جلسات

1-صحبت های خود را از قبل آماده کنیم

یکی از مدیران ارشدی که با او کار می کردم در اوایل کارش به شدت از سخنرانی در جمع می ترسید. برای غلبه بر این ترس، او خود را به چالش کشید تا در هر جلسه صحبت کند و نظرات و سوالاتی را هم از قبل آماده می کرد. این مدیر اکنون یک الگو در سازمان هایش است و یکی از مطمئن ترین و معتبر ترین سخنرانان در صنعت خود محسوب می شود. منتظر الهام گرفتن در جلسه نباشیم. از قبل صحبت های خود را آماده کنیم.

2- از خودمان بپرسیم، "چرا ما؟"

این سوالی است که به افراد توصیه می کنیم قبل از اینکه یک سخنرانی را ارائه کنند یا وارد یک جلسه شوند، از خود بپرسند. این بدان معناست که چرایی کاری که انجام می دهیم چیست و چرا این کار برای ما مهم است؟ و پاسخ به این سوال به ما کمک می کند تا با هدف خود ارتباط برقرار کنیم و اعتماد به نفس بیشتری داشته باشیم.

هم چنین به ما یادآوری می کند که اعتبار ما صرفا از عنوان یا سال های تجربه ما ناشی نمی شود، بلکه می تواند ناشی از تعهد و اشتیاق ما باشد.

3- مکث کنیم و نفس بکشیم تا اعتماد به نفس خود را تقویت کنیم

صحبت کردن در یک جلسه جرئت می خواهد. ما این توانایی را داریم که بر مسیر مکالمه تاثیر بگذاریم، و به طور بالقوه اگر همکاران ما جلسه را از مسیر اصلی خارج کردند، می توانیم جلسه را به موضوع خود برگردانیم یا مشتری را به سمت بله گفتن به یک معامله هدایت کنیم.

مکث کردن و نفس کشیدن به ما کمک می کند تا متمرکز شویم و صدای ما را تقویت می کند به طوری که وقتی بلند صحبت می کنیم، با تمام نیروی درونی خود صحبت کنیم.

در حالی که مکث می کنیم، از خود بپرسیم: "اگر یک نفر دیگر در این اتاق هم همین سوال را دارد، آیا من حاضرم که به جای او این سوال را بپرسم؟"

ممکن است این سوال که در ذهن ماست سوال افرادی دیگر هم باشد که آن ها از مطرح کردن آن اجتناب می کنند. پس اگر سوال خود را بپرسیم کمک کرده ایم تا سوالات احتمالی اعضای دیگر هم پاسخ داده شود.

حضور ما در جلسه زمانی موثر است که درباره اینکه چه زمانی صحبت کنیم و چه چیزی بگوییم، استراتژی داشته باشیم.

در ادامه سه موقعیتی را باهم بررسی می کنیم که در آن ها بهتر است از صحبت کردن خودداری کنیم.

1. اگر فقط در تلاش برای خودنمایی هستیم

همه ما تجربه نشستن در یک جلسه آنلاین یا حضوری را داشته ایم که زمان برگزاری آن تمام شده، موقعیتی که همه تلاش می کنند تا جلسه را سریعتر جمع بندی کنند اما یک نفر شروع به صحبت درباره موضوعی می کند که نیم ساعت پیش تمام شده است. درست قبل از صحبت کردن از خود بپرسیم که چرا می خواهیم صحبت کنیم. اگر فقط برای اینکه نشان دهیم چقدر ممی توانیم صحبت می کنیم، بهتر است اجازه دهیم شخص دیگری جلسه را ادامه دهد.

2. اگر در حال تلاش برای توانمندسازی دیگران در تیم خود هستیم

همه ما ممکن است این تجربه را از دوران مدرسه یا دانشگاه داشته باشیم که یکی از افراد کلاس بیش از حد در کلاس صحبت می کند و جواب همه سوال ها را می دهد. درواقع با وجود این افراد، دیگران فرصت ندارند که درباره سوال ها فکر کنند چون این دسته از افراد سریع آن را جواب می دهند." بعضی وقت ها مدیریت یا رهبری یک تیم این است که ما به بقیه اجازه فکر کردن و پیدا کردن جواب را بدهیم.

به عنوان رهبر جلسات، اجازه دهیم اعضای تیم خودشان با مشتری ها صحبت کنند تا رابطه خوبی با آن ها برقرار کنند و بتوانند اعتماد آن ها را جلب کنند. فرصت دادن به دیگران برای صحبت در یک جلسه یکی از قدرتمندترین راه هایی است که می توانیم با آن مهارت های آن ها را در رهبری تقویت کنیم، زاویه دید آن ها را گسترش دهیم و به مشتری احساس جامع تری از حمایت کل تیم خود بدهیم.

3. زمانی که بهتر است نظرمان را برای یک شخص خاص بیان کنیم تا در یک جلسه کلی

بسیاری از گفتگوها در جلسات را که مربوط به عملکرد یک فرد است و بعد از شنیدن آن نظر در جمع، حس بدی پیدا می کند، می توان با یک صحبت خصوصی با آن شخص جایگزین کرد. 

سخن پایانی

صحبت کردن در یک جلسه یکی از موثرترین راه ها برای افزایش دید ما و ایجاد یک اعتماد واقعی با مشتریان و همکارانمان است. بهتر است هرروز آن را به صورت استراتژیک تمرین کنیم و تاثیر قدرتمندی در حرفه و تجارت خود داشته باشیم.

منبع: