اصول روانشناسی که در مدیریت جلسات می توانیم از آن ها استفاده کنیم

جلسات تیمی فضایی برای تفکر خلاقانه، ایده پردازی و حل مسئله فراهم می کنند. اما اگر تمایل افراد برای حضور در این جلسات را درنظر نگیریم و افراد با بی میلی در جلسات تیمی شرکت کنند، بازده و ثمری از جلسات خود نخواهیم داشت.

علیرغم توافقات کلی، اغلب جلسات غیر ضروری و بی نتیجه هستند. حتی بدتر از آن گاهی سازمان دهندگان جلسات آنلاین بیشتر از آن که به صحبت های شرکت کنندگان گوش دهند و از گیرا بودن جلسه مطمئن شوند، غرق در آنچه که باید بگویند هستند.هم چنین گاهی افراد یکدیگر را با جمله او "در جلسه است" فریب می دهند.

از طرفی با توجه به اینکه جلسات برای حل مشکلات، تصمیم گیری ها، شفاف سازی مسائل، ایده پردازی ها و ایجاد روابط خوب بین همکاران ضروری هستند و از این طریق بر عملکرد و موفقیت های سازمانی تاثیر به سزایی دارند، نمی توان از برگزاری آن ها چشم پوشی کرد. در اینجاست که اهمیت مدیریت جلسه بیشتر آشکار می شود.

خوشبختانه آگاهی بیشتر از اصول برگزاری جلسات و درک و به کار گیری اصول روانشناسی می تواند به ما کمک کند تا در جلسات کاری با ارتباط سالم تر و تعاملات موثرتری با یکدیگر همکاری کنیم و از مزایای جلسات موثر بهره مند شویم.

چگونه حالات مخاطب خود را درک کنیم؟

میزبانی موفق جلسات به معنای داشتن مهارت های لازم برای درک هر فرد و مشارکت یا عدم مشارکت آن ها در بحث است. در طول هر جلسه موارد زیادی رخ می دهند که اغلب نادیده گرفته می شوند. ماند زبان بدن شرکت کنندگان جلسه. درواقع، در طول یک جلسه بسیار بیشتر از کلماتی که گفته می شوند، حالات هستند که منتقل می شوند.

نمایش های احساسی (Emotional Displays)

هم تجربه ما و هم مطالعات نشان می دهند که وقتی افراد مورد تماشا واقع می شوند متفاوت عمل می کنند.

هنگامی که فرد در صفحه نمایش دیده می شود رفتار بهتری از خود نشان می دهد. به همین دلیل قرار گرفتن در مقابل دوربین در طول جلسات آنلاین می تواند منجر به بهبود توجه، عملکرد و بهره وری کارمندان شود و جلسات را موثرتر و سازنده تر کند.

تماس چشمی : 

نداشتن تماس چشمی معمولا به این معنا است که فرد احساس راحتی نمی کند. اگر هریک از شرکت کنندگان ما از تماس چشمی خودداری کرد نام او را یادداشت کنیم تا در زمان مناسبی با او در این باره صحبت کنیم و علت را جویا شویم. هرگز در طول جلسه به این موضوع رسیدگی نکنیم چون باعث منحرف شدن جلسه از دستور کار می شود.

بی قراری :

وضعیت بدن فرد می تواند نشان دهنده بسیاری از موارد مانند کسالت، ناامیدی یا حتی بی علاقگی باشد. ما می توانیم با پرسیدن سوالات ساده یا هرکاری برای تشویق افراد به مشارکت در جلسه و ایجاد حس راحتی در آن ها، گیرایی جلسه را افزایش دهیم و توجه افراد را معطوف جلسه کنیم.

خمیازه کشیدن :

این اتفاق معمولا در جلساتی که بدون دلیل موجهی طولانی شده اند رخ می دهد. اما اگر در ابتدای جلسه اتفاق بیفتد می تواند به دلیل خستگی یا نیاز به خواب نباشد. آیا وظایف آن ها کسل کننده است؟ آیا آن ها با مشکلات دیگری در کار مواجه هستند؟ در صورت نیاز یک به یک برنامه ریزی کنیم.

FOMO جلسه

FOMO : fear of missing out  ترس از دست دادن یک رویداد جالب

یکی از دلایلی که باعث می شود افراد جلسات غیرضروری برگزار کنند FOMO جلسه است. این یک تصور رایج غلط است که برای اینکه کارمند ایده آلی باشید باید همیشه در همه جلسات حاضر باشید. 

این رویکرد باعث افزایش تعداد جلساتی که دعوت می شوید و فشرده شدن برنامه ها می شود و درنتیجه زمان ارزشمند شما را برای انجام کار واقعی از بین می برد. شرکت نکردن در یک جلسه غیرضروری یا کنار گذاشتن فردی که به موضوع جلسه مرتبط نیست، محترمانه تر از اتلاف وقت است.

اگر جلسه ای اختیاری است، با اعضای جلسه ارتباط برقرار کنیم و به آن ها بگوییم که از حضورشان قدردانی می کنیم اما اگر کارهای مهمی دارند بهتر است وقت خود را صرف کارهای ضروری تر بکنند.

تیم خود را تشویق کنیم که اگر به شرکت در جلسه ای تمایل نداشتند آن را قبول نکنند، یا خود ما در صورت تشخیص غیرضروری بودن جلسه آن را رد کنیم. هم چنین می توانیم ساعات کاری خود را که امکان شرکت در جلسه نداریم در تقویم مشخص کنیم تا افراد از برنامه ریزی جلسه در آن زمان ها خودداری کنند. بهتر است جلسات با تعداد کمتر افراد و بهره وری بیشتر باشند.

خودمحوری (Selfish Urgency)

تعصب خودمحورانه دیدن مسائل را از منظری متفاوت برای ما سخت می کند. هنگامی که بر خواسته خود بیش از خواسته دیگران پافشاری می کنیم پدیده فوریت خودخواهانه در جلسات تیم ایجاد می شود.

در چنین مواردی مدیران جلسات را براساس زمان و راحتی خود بدون توجه به برنامه سایر اعضا برنامه ریزی می کنند. آن ها به زور تقویم همه را با برنامه مدیران وفق می دهند. یکی از راه های مقابله با این مسئله توجه به این نکته است که برگزاری جلسه با یک تیم هزینه و زمان می برد.

پس بهتر است با مشورت اعضای تیم زمان مناسبی را برای جلسه انتخاب کنیم و سعی کنیم آن را کوتاه و گیرا برگزار کنیم یا در صورتت لزوم جلسه را به طور کلی لغو کنیم.

یکی از ابزارهایی که امکان مشارکت اعضا در انتخاب زمان جلسه را به راحتی فراهم می کند اپلیکیشن تایم یاب است. تایم یاب نظر تک تک افراد مدنظر را درباره زمان های پیشنهادی ما برای جلسه می پرسد و براساس نظر آن ها بهترین زمان جلسه را به ما نشان می دهد. تایم یاب به راحتی، بدون معطلی و تنها با چند کلیک زمان جلسه را با مشورت اعضا هماهنگ می کند و دعوتنامه ها را می فرستد.

بی خبری کثرت گرا (Pluralistic Ignorance)

آیا تا به حال در یک جلسه یک ساعته کسل کننده نشسته اید و با خود فکر کرده اید که چرا شما تنها کسی هستید که احساس می کنید این جلسه بی معناست؟

روانشناسی نشان می دهد که شما احتمالا فکر می کنید تنها فرد ناامید و کسل در جلسه هستید. جهل کثرت گرایانه زمانی است که همه افراد تجربیات یکسانی دارند اما فکر می کنند طرف مقابل چنین احساسی ندارد. این پدیده منجر به این می شود که همه به طور مخفیانه با چیزی موافقت کنند که همه با آن مخالف هستند.

برای غلبه بر این مسئله بهتر است بعد از جلسات گفتگوی آزاد برگزار کنیم و از اعضا تیم بخواهیم نسبت به جلسه بازخورد بدهند. وقتی اعضا تیم باهم روی بازخوردهای جلسه کار می کنند تغییراتی اساسی در جلسات ناکارامد ایجاد می شود.

اثر فوریت صرف (The Mere Urgency Effect)

افراد معمولا تمایلی به رد کردن جلسات ندارند زیرا برنامه ریزی و شرکت در جلسات زیاد باعث می شود احساس کنند کاری را در طول روز انجام داده اند. 

این پدیده به عنوان اثر فوریت صرف شناخته می شود که در آن افراد کارهای بی اهمیتی را انجام می دهند که به ظاهر فوری هستند، چون اینکار آن ها را تسکین می دهد.

اما راه حل آن چیست؟ جلسات تکراری را لغو کنیم و به جای پرسیدن آیا کسی چیزی برای اضافه کردن دارد؟ بگوییم اگر کسی مطلب جدیدی ندارد جلسه را تمام کنیم. زمانی که از ضروری بودن یک جلسه مطمئن نیستیم آن را لغو کنیم چون حتما یک جلسه بی اهمیت است.

سخن پایانی

جلسات فرصتی برای نشان دادن قدردانی و دلگرمی تیم است. هرگز روش های منفی را تشویق نکنیم و با تصدیق و قدردانی از کار خوب روی اهداف تیم و رضایت کارمندان متمرکز بمانیم و برای موفقیت تیم و بهره مندی از جلسات موثر این ایده ها و اصول روانشناسی را به کار بگیریم.

اگر شما هم نکته ای از روانشناسی جلسات می دانید که ما آن را از قلم انداخته ایم لطفا در بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید.

منبع:

https://fireflies.ai/blog