نحوه نوشتن صورتجلسه و اهمیت آن!

برگزاری جلسه برای موفقیت هر سازمان و شرکتی ضروری است، جلسه اگر به شیوه درستی برگزار شود می تواند در دستیابی به اهداف سازمانی بسیار موثر باشد. یک جلسه موفق افراد و درنتیجه تیم را دور هم جمع می کند، کمک می کند تا افراد تیم ایده های خود را به اشتراک بگذارند، تصمیم بگیریند در آینده به چه سمتی بروند، طوفان فکری داشته باشند، برنامه های استراتژیک برای شرکت ایجاد کنند و همه افراد را در یک جهت هدایت کنند.

با توجه به اهمیت جلسات و مطالب مهمی که در جلسه مطرح می شوند، لازم است از روند جلسه، گفتگوهای صورت گرفته و تصمیمات اخذ شده گزارش دقیقی تهیه شود. به همین دلیل برخلاف تصور برخی که صورتجلسه (minutes) را سندی غیرضروری و بلااستفاده می دانند، نوشتن صورتجلسه و ارسال آن برای همه شرکت کنندگان و اعضای کلیدی بسیار مهم است.

به همین منظور قصد داریم در این مقاله به اهمیت داشتن صورتجلسه و کمکی که به موفقیت جلسات و درنتیجه موفقیت کسب و کارها می کند و همچنین نحوه نوشتن آن بپردازیم

صورتجلسه چه کاربردی دارد؟

1. صورتجلسه راهنمای ما خواهد بود

هربار که صورتجلسه می نویسیم و نکات جلسه را یادداشت می کنیم، درواقع یک راهنما ایجاد کرده ایم. با وجود صورتجلسه می توانیم درجریان وظایف و تعهدات هریک از اعضای تیم، کارهایی که باید انجام دهند و تاریخ سررسید کارها باشیم. به عبارتی صورتجلسه برای تیم حکم نقشه راه را دارد و به کمک آن تمام برنامه ها پیش روی ما خواهد بود و هنگام انجام تک تک اقدامات راهنمایی خواهیم داشت.

2. به عنوان یادآور عمل می کند

از آنجایی که در طی جلسه صحبت های زیادی صورت می گیرد و موراد زیادی همزمان مطرح می شوند طبیعی است  که برخی از آنها را فراموش کنیم. اما خوشبختانه صورتجلسه همه نکات مهم را ثبت کرده و به تیم کمک می کند تا از طریق آن روند جلسه و پیشرفت خود را بررسی کند. آیا همه چیز مطابق هدف پیش رفته است؟ آیا چیزی از قلم نیفتاده است؟ با وجود صورتجلسه ما سند دقیقی داریم که به ما کمک می کند تا همه چیز را به خاطر بسپاریم و از هیچ کار و وظیفه ای غافل نشویم.

از طرفی صورتجلسه برای جلسات بعدی نیز به صورت یک یادآور عمل می کند. به این ترتیب که تیم می تواند با کمک صورتجلسه کلیات و جزئیات جلسه قبل ، هرآنچه که در جلسه قبل اتفاق افتاده، موضوعات مورد بحث و تصمیماتی که اخذ شده را مرور کند.

3. مرجعی است برای کسانی که در جلسه حضور نداشتند

ممکن است تداخلی در برنامه جلسه رخ دهد یا مورد اضطراری پیش بیاید که برخی از افراد نتوانند در جلسه شرکت کنند، اما با وجود صورتجلسه همه کسانی که در جلسه غایب بودند نیز می توانند از اطلاعات مربوط به جلسه، اتفاقاتی که در جلسه رخ داده و تصمیم گیری هایی که شده مطلع شوند.

پس از جلسه می توانیم یک ایمیل پیگیری برای همه شرکت کنندگان ارسال کنیم و صورتجلسه را همراه آن پیوست کنیم. به این ترتیب هیچ یک از دعوت‌شدگان به جلسه از برنامه بی خبر نمی ماند و همه از اهداف شرکت و نحوه دستیابی به آن اطلاعات یکسانی یکسانی خواهند داشت.

4. باعث صرفه جویی در زمان می شود

به کمک صورتجلسه همه اعضای تیم وظایف و مسئولیت های خود را می دانند و تیم می تواند به طور کامل بر وظایف تعیین شده تمرکز کند. به این صورت ما به عنوان اعضای تیم، چه در جلسه شرکت کنیم و چه شرکت نکنیم به طور کامل از وظایف خود باخبر خواهیم بود. این امر باعث می شود تیم مجبور نباشد برای کسانی که در جلسه حضور نداشتند یا کسانی که اطلاعات مربوط به جلسه را فراموش کرده اند، زمان صرف کند و درباره همان موضوعات را توضیح بدهد.

5. به عنوان محافظ حقوقی شرکت عمل می کند

شرکت هایی که برای دستیابی به قله های جدید در صنعت خود تلاش می کنند، ممکن است در این مسیر با مسائل قضایی مواجه شوند. در این شرایط به شواهد محکمی برای دفاع از خود نیاز دارند که خوشبختانه صورتجلسات می توانند به عنوان مدرک مناسبی به مراجع مربوطه ارائه شوند، چون تمام حقایق مربوط به جلسه را در خود دارند. درواقع به کمک صورتجلسه می توانیم مشخص کنیم چه کسانی در زمان جلسه آنجا حضور داشتند و چگونه اعضای جلسه درباره مسائل خاصی تصمیم گیری کردند. درنتیجه صورتجلسه می تواند مقاصد واقعی شرکت را مشخص کند و جلوی مشکلات این چنینی را بگیرد.

نحوه نوشتن صورتجلسه

چگونه صورتجلسه بنویسیم؟

نوشتن صورتجلسه کار آسانی نیست. اگر قرار است صورتجلسه را بنویسیم باید از قبل برای این کار آماده باشیم، برای مثال می توانیم صورتجلسه‌ی مربوط به جلسات پیشین را مطالعه کنیم و با آمادگی ذهنی در جلسه شرکت کنیم.

هم چنین بهتر است پیش از همه در جلسه حاضر باشیم تا نکات مهم مثل حضور یا عدم حضور اعضا را ثبت کنیم و موضوعات مهم موردبحث را بشناسیم، به خصوص اگر خیلی با موضوعات جلسه آشنا نیستیم.

همچنین لازم است پیش از جلسه ابزار ثبت صورتجلسه را آماده کنیم. انتخاب ابزار مناسب برای ثبت صورتجلسه به فردی که می خواهد صورتجلسه را آماده کند، بستگی دارد. برای مثال ممکن است کسی بخواهد صورتجلسه را با کاغذ و خودکار بنویسید بنابراین باید به خودکار و دفترچه یادداشت مناسب مجهز باشد و حتما یک خودکار اضافه نیز به همراه بیاورد. یا ممکن است کسی ترجیح بدهد صورتجلسه را در لپ تاپ یا تبلت ثبت کند، در این صورت باید قبل از جلسه از داشتن باتری کافی و دسترسی به پریز برق مطمئن شود.

یکی از ابزارهایی که ثبت صورتجلسه و ارسال آن برای اعضا را بسیار ساده تر و دقیق تر می کند، ابزارهایی است که پامیکا ارائه کرده است، به کمک این ابزار ثبت شرح جلسه، مصوبات و وظایف افراد با دقت و سادگی بیشتری انجام می شوند و ارسال این اطلاعات برای همه اعضا به راحتی و تنها با یک کلیک صورت می گیرد.

به منظور آمادگی کامل برای تهیه صورتجلسه، لازم است حتما نکاتی را رعایت کنیم، از جمله؛ دقیق و منظم باشیم، اعتماد به نفس کافی داشته باشیم، شنونده خوبی باشیم، قادر به تشخیص موضوعات ضروری باشیم، بتوانیم صحبت ها را جمع بندی کنیم و درنهایت در طول جلسه بی طرفانه به نکات مطرح شده توجه کنیم. 

به علاوه بهتر است قبل از نوشتن صورتجلسه به این سه پرسش پاسخ دهیم:

1. درباره موضوعات مورد بحث در جلسه چه می دانیم؟

2. مخاطب نهایی صورتجلسه کیست؟

3. انتظارات آن ها چیست؟

پاسخ به این سوالات کمک می کند تا برای نوشتن صورتجلسه آمادگی و اعتماد به نفس بیشتری داشته باشیم و برای شرکت کنندگان در جلسه نیز پشتیبانی خوبی ایجاد کنیم.