خو

5 علت مهم بودن صورتجلسه و نحوه نوشتن آن
چرا و چگونه باید صورتجلسه بنویسم؟

نحوه نوشتن صورتجلسه و اهمیت آن!


برگزاری جلسه برای موفقیت هر سازمان و شرکتی ضروری است، جلسه اگر به شیوه درستی برگزار شود می تواند در دستیابی به اهداف سازمانی بسیار موثر باشد. یک جلسه موفق افراد و درنتیجه تیم را دور هم جمع می کند، کمک می کند تا افراد تیم ایده های خود را به اشتراک بگذارند، تصمیم بگیریند در آینده به چه سمتی بروند، طوفان فکری داشته باشند، برنامه های استراتژیک برای شرکت ایجاد کنند و همه افراد را در یک جهت هدایت کنند.

با توجه به اهمیت جلسات و مطالب مهمی که در جلسه مطرح می شوند، لازم است از روند جلسه، گفتگوهای صورت گرفته و تصمیمات اخذ شده گزارش دقیقی تهیه شود. به همین دلیل برخلاف تصور برخی که صورتجلسه (minutes) را سندی غیرضروری و بلااستفاده می دانند، نوشتن صورتجلسه و ارسال آن برای همه شرکت کنندگان و اعضای کلیدی بسیار مهم است.

به همین منظور قصد داریم در این مقاله به اهمیت داشتن صورتجلسه و کمکی که به موفقیت جلسات و درنتیجه موفقیت کسب و کارها می کند و همچنین نحوه نوشتن آن بپردازیم


صورتجلسه چه کاربردی دارد؟

1. صورتجلسه راهنمای ما خواهد بود

هربار که صورتجلسه می نویسیم و نکات جلسه را یادداشت می کنیم، درواقع یک راهنما ایجاد کرده ایم. با وجود صورتجلسه می توانیم درجریان وظایف و تعهدات هریک از اعضای تیم، کارهایی که باید انجام دهند و تاریخ سررسید کارها باشیم. به عبارتی صورتجلسه برای تیم حکم نقشه راه را دارد و به کمک آن تمام برنامه ها پیش روی ما خواهد بود و هنگام انجام تک تک اقدامات راهنمایی خواهیم داشت.


2. به عنوان یادآور عمل می کند

از آنجایی که در طی جلسه صحبت های زیادی صورت می گیرد و موراد زیادی همزمان مطرح می شوند طبیعی است  که برخی از آنها را فراموش کنیم. اما خوشبختانه صورتجلسه همه نکات مهم را ثبت کرده و به تیم کمک می کند تا از طریق آن روند جلسه و پیشرفت خود را بررسی کند. آیا همه چیز مطابق هدف پیش رفته است؟ آیا چیزی از قلم نیفتاده است؟ با وجود صورتجلسه ما سند دقیقی داریم که به ما کمک می کند تا همه چیز را به خاطر بسپاریم و از هیچ کار و وظیفه ای غافل نشویم.

از طرفی صورتجلسه برای جلسات بعدی نیز به صورت یک یادآور عمل می کند. به این ترتیب که تیم می تواند با کمک صورتجلسه کلیات و جزئیات جلسه قبل ، هرآنچه که در جلسه قبل اتفاق افتاده، موضوعات مورد بحث و تصمیماتی که اخذ شده را مرور کند.


3. مرجعی است برای کسانی که در جلسه حضور نداشتند

ممکن است تداخلی در برنامه جلسه رخ دهد یا مورد اضطراری پیش بیاید که برخی از افراد نتوانند در جلسه شرکت کنند، اما با وجود صورتجلسه همه کسانی که در جلسه غایب بودند نیز می توانند از اطلاعات مربوط به جلسه، اتفاقاتی که در جلسه رخ داده و تصمیم گیری هایی که شده مطلع شوند.

پس از جلسه می توانیم یک ایمیل پیگیری برای همه شرکت کنندگان ارسال کنیم و صورتجلسه را همراه آن پیوست کنیم. به این ترتیب هیچ یک از دعوت‌شدگان به جلسه از برنامه بی خبر نمی ماند و همه از اهداف شرکت و نحوه دستیابی به آن اطلاعات یکسانی یکسانی خواهند داشت.


4. باعث صرفه جویی در زمان می شود

به کمک صورتجلسه همه اعضای تیم وظایف و مسئولیت های خود را می دانند و تیم می تواند به طور کامل بر وظایف تعیین شده تمرکز کند. به این صورت ما به عنوان اعضای تیم، چه در جلسه شرکت کنیم و چه شرکت نکنیم به طور کامل از وظایف خود باخبر خواهیم بود. این امر باعث می شود تیم مجبور نباشد برای کسانی که در جلسه حضور نداشتند یا کسانی که اطلاعات مربوط به جلسه را فراموش کرده اند، زمان صرف کند و درباره همان موضوعات را توضیح بدهد.


5. به عنوان محافظ حقوقی شرکت عمل می کند

شرکت هایی که برای دستیابی به قله های جدید در صنعت خود تلاش می کنند، ممکن است در این مسیر با مسائل قضایی مواجه شوند. در این شرایط به شواهد محکمی برای دفاع از خود نیاز دارند که خوشبختانه صورتجلسات می توانند به عنوان مدرک مناسبی به مراجع مربوطه ارائه شوند، چون تمام حقایق مربوط به جلسه را در خود دارند. درواقع به کمک صورتجلسه می توانیم مشخص کنیم چه کسانی در زمان جلسه آنجا حضور داشتند و چگونه اعضای جلسه درباره مسائل خاصی تصمیم گیری کردند. درنتیجه صورتجلسه می تواند مقاصد واقعی شرکت را مشخص کند و جلوی مشکلات این چنینی را بگیرد.


نحوه نوشتن صورتجلسه

چگونه صورتجلسه بنویسیم؟


نوشتن صورتجلسه کار آسانی نیست. اگر قرار است صورتجلسه را بنویسیم باید از قبل برای این کار آماده باشیم، برای مثال می توانیم صورتجلسه‌ی مربوط به جلسات پیشین را مطالعه کنیم و با آمادگی ذهنی در جلسه شرکت کنیم.

هم چنین بهتر است پیش از همه در جلسه حاضر باشیم تا نکات مهم مثل حضور یا عدم حضور اعضا را ثبت کنیم و موضوعات مهم موردبحث را بشناسیم، به خصوص اگر خیلی با موضوعات جلسه آشنا نیستیم.

همچنین لازم است پیش از جلسه ابزار ثبت صورتجلسه را آماده کنیم. انتخاب ابزار مناسب برای ثبت صورتجلسه به فردی که می خواهد صورتجلسه را آماده کند، بستگی دارد. برای مثال ممکن است کسی بخواهد صورتجلسه را با کاغذ و خودکار بنویسید بنابراین باید به خودکار و دفترچه یادداشت مناسب مجهز باشد و حتما یک خودکار اضافه نیز به همراه بیاورد. یا ممکن است کسی ترجیح بدهد صورتجلسه را در لپ تاپ یا تبلت ثبت کند، در این صورت باید قبل از جلسه از داشتن باتری کافی و دسترسی به پریز برق مطمئن شود.

یکی از ابزارهایی که ثبت صورتجلسه و ارسال آن برای اعضا را بسیار ساده تر و دقیق تر می کند، ابزارهایی است که پامیکا ارائه کرده است، به کمک این ابزار ثبت شرح جلسه، مصوبات و وظایف افراد با دقت و سادگی بیشتری انجام می شوند و ارسال این اطلاعات برای همه اعضا به راحتی و تنها با یک کلیک صورت می گیرد.

به منظور آمادگی کامل برای تهیه صورتجلسه، لازم است حتما نکاتی را رعایت کنیم، از جمله؛ دقیق و منظم باشیم، اعتماد به نفس کافی داشته باشیم، شنونده خوبی باشیم، قادر به تشخیص موضوعات ضروری باشیم، بتوانیم صحبت ها را جمع بندی کنیم و درنهایت در طول جلسه بی طرفانه به نکات مطرح شده توجه کنیم. 

به علاوه بهتر است قبل از نوشتن صورتجلسه به این سه پرسش پاسخ دهیم:

1. درباره موضوعات مورد بحث در جلسه چه می دانیم؟

2. مخاطب نهایی صورتجلسه کیست؟

3. انتظارات آن ها چیست؟

نحوه نوشتن صورتجلسه


پاسخ به این سوالات کمک می کند تا برای نوشتن صورتجلسه آمادگی و اعتماد به نفس بیشتری داشته باشیم و برای شرکت کنندگان در جلسه نیز پشتیبانی خوبی ایجاد کنیم.


در ادامه چند نکته را که به نوشتن صورتجلسه ای بهتر کمک می کنند بیان می کنیم:


  • پیش از جلسه تمام موارد مورد نیاز از جمله قلم و کاغذ یا لپ تاپ و کامپیوتر را آماده کنیم.

  • از پرسیدن سوالات و شفاف سازی دریغ نکنیم. صورتجلسه باید دقیق باشد، هر اطلاعات غلطی چه عمدی و چه غیر عمد، صحت و اعتبار صورتجلسه را به خطر می اندازد.

  • مطمئن شویم که به زبان و اصطلاحات مربوط به جلسه مسلط هستیم.

  • همه تصمیمات و مراحل بعدی را که توسط تیم تعیین می شوند ثبت کنیم. لازم است که هر اقدام و مسئله ای راه حل متناسب با خودش را نیز داشته باشد.

  • صورتجلسه را به شکلی قابل فهم و قابل ارائه تنظیم کنیم. در صورت لزوم می توانیم ترجیحات مدیران و هیئت مدیره را لحاظ کنیم.

  • پس از اتمام کار همه چیز را دوباره بررسی کنیم.


اصول نوشتن صورتجلسه


اغلب صورتجلسه های خوب مجموعه ای از اصول مشترک را رعایت کرده اند. این بدان معنا نیست که همه آن ها به هم شبیه هستند یا از قالب یکسانی استفاده میکنند. بلکه آن ها به اصول و قواعد مشابهی پایبندند که در ادامه به مهم ترین آن ها اشاره می کنیم:


قالب مناسبی انتخاب کنیم

صورتجلسه خلاصه ای از مطالب و نتایح یک جلسه است که بسته به نوع جلسه، فرمت و قالب مورد استفاده برای تهیه آن ها می تواند متفاوت باشد. برای مثال یک تماس کوتاه آنلاین با یک همکار نیازی به یک گزارش جلسه رسمی ندارد و می تواند در قالب یک ایمیل خلاصه شود. اما یک جلسه رسمی هیئت مدیره به یک الگوی از پیش تعریف شده ای مطابق با قوانین و الزامات شرکت، نیاز دارد.


مختصر و مفید بنویسیم

یک صورتجلسه خوب بر تصمیمات اخذ شده، پیام های کلیدی مورد توافق و اقدامات تعریف شده به روشنی تاکید می کند. این امر مستلزم این است که خروجی جلسه را به صورت نتایج اصلی خلاصه کرده و آن ها را به صورت مختصر و مفید مستند کنیم.


مسئولیت ها را به شکلی واضح تعیین کنیم

بسیار مهم است که برای اقدامات و وظایف ثبت شده در صورتجلسه، مسئولیت های مشخصی را برای افراد تعریف کنیم و اگر برای انجام کاری به بیش از یک نفر نیاز است یک نفر را به عنوان رهبر برای آن ها مشخص کنیم.


نظرات و اصلاحات را بپرسیم

به خاطر داشته باشیم که صورتجلسه نشان می دهد ما چه درک و برداشتی از جلسه داشته ایم، و این لزوما همان درک و برداشت دیگر شرکت کنندگان از جلسه نیست. به همین دلیل بهتر است قبل از ثبت نسخه نهایی صورتجلسه، نظرات دیگران را نیز بدانیم و در صورت نیاز اصلاحات لازم را انجام دهیم.


به موقع بنویسم

معمولا جلسات به دلیل وجود مسائلی برگزار می شوند که لازم است در اسرع وقت مشخص شوند و در مسیر درستی قرار بگیرند. درکل اگر موضوعی از نظر زمانی حیاتی نباشد، نیازی به جلسه ندارد. این امر درباره صورتجلسه نیز صدق می کند، به همین دلیل نباید نوشتن صورتجلسه را به تعویق بیاندازیم. تا زمانی که موضوعات مهم جلسه هنوز تازه هستند و آن ها را به خاطر داریم، نوشتن صورتجلسه را انجام  دهیم.


صورتجلسه را در دسترس قرار دهیم

تنها پیوست کردن صورتجلسه به ایمیل کافی نیست و بهتر است آن را در یک پوشه یا درایو مشترک یا پلتفرم ارتباطی تیم قرار دهیم تا درصورت نیاز افراد بتوانند به راحتی به آن دسترسی داشتته باشند.

ابزار پامیکا در این زمینه نیز امکانات مناسبی فراهم کرده است تا صورتجلسه ثبت شده در فضایی مشترک برای اعضای تیم به راحتی دردسترس باشد.


سخن پایانی

ممکن است صورتجلسه سندی ساده و غیرضروری به نظر برسد یا ممکن است هنگام نوشتن صورتجلسه با مشکلاتی رو به رو شویم ولی به هرحال صورتجلسه و خلاصه ای که آماده می کنیم می تواند راهنمایی برای کل تیم باشد که همه اعضا را به سمت هدف مشترکی هدایت می کند. شاید نوشتن صورت جلسه کار جالبی به نظر نیاید یا حتی خسته کننده باشد اما تاثیر زیادی بر کیفیت نتایج یک جلسه دارد و در دراز مدت مزیت زیادی برای کسب و کارها خواهد داشت.



منبع:

www.transcriptionwing.com

www.ckju.net

www.gbnews.ch

 

5 علت مهم بودن صورتجلسه و نحوه نوشتن آن
TimeYab ۱۴۰۰/۱۲/۰۸
این پست را به اشتراک بگذارید
ورود to leave a comment

خو

چرا و چگونه دستور جلسه بنویسیم؟
اهمیت دستورجلسه و نحوه نوشتن آن