دلیل و اهمیت برگزاری جلسات کاری

هنگامی که تیم ها قصد دارند درباره ایده ها با یکدیگر بحث و گفتگو کنند، اطلاعات خود را به اشتراک بگذارند یا برای مشکلات و چالش های محل کار راه حل پیدا کنند، ممکن است جلساتی را برنامه‌ریزی نمایند. این جلسات برای همکاران فضای مشترکی را فراهم می کند تا بتوانند آزادانه نظرات خود را بیان کنند و راجع به وظایف و کارهای جاری اطلاعات یکدیگر را به روز کنند.

هنگام برگزاری یک جلسه لازم است، ارسال دستورکار جلسه و مطلع کردن اعضا از موضوع جلسه را از قبل درنظر بگیریم تا جلسه سازنده و موثرتری داشته باشیم. در این مقاله قصد داریم به دلایل رایج برگزاری جلسات با اعضای تیم و اهمیت آن ها بپردازیم.

چرا برنامه ریزی یک جلسه مهم است؟

برگزاری جلسات برای بهبود عملکرد یک تیم بسیار مهم است چون فرصتی فراهم می کند تا اعضای تیم در یک محیط راحت و مشارکتی درباره افکار، ایده ها و نگرانی های خود صحبت کنند. اعضای تیم می توانند از زمان جلسه خود برای به اشتراک گذاری بازخوردها با همکاران، برای توسعه و ایجاده ایده ها و استراتژی های خاص استفاده کنند.

ایجاد فضایی برای کارمندان برای به اشتراک گذاری اطلاعات خود با یکدیگر، تصمیم گیری گروهی و ارائه گزارش از پروژه های در دست، این امکان را به آن ها می دهد تا به عنوان یک تیم ارتباط قوی تری با یکدیگر برقرار کنند. این فضا می تواند سطح انرژی، فرهنگ کار تیمی و همکاری  بین آن ها را نیز افزایش دهد.

6 دلیل برای برگزاری جلسات کاری

در اینجا 6 دلیل متداول برای برگزاری جلسات را باهم بررسی می کنیم.

1. به اشتراک گذاری اطلاعات مهم شرکت

برخی از کارفرمایان یا مدیران ممکن است جلساتی را برگزار کنند تا اطلاعات ضروری شرکت را که می تواند بر همه تیم ها یا دپارتمان های خاص شرکت تاثیر گذار باشد، با کارکنان خود به اشتراک بگذارند. بسیاری از سازمان ها جلسات سه ماهه یا سالانه برگزار می کنند تا درباره تغییراتی که در شرکت اتفاق افتاده یا هر دستاوردی که در آن زمان داشته گفتگو کنند.

برگزاری جلسه با همه اعضای تیم برای به اشتراک گذاری این اخبار می تواند راهی عالی برای همه کارکنان باشد تا باهم دستاوردهای تیم را جشن بگیرند یا از تغییرات مهمی که در شرکت رخ می دهد مطلع بمانند.

پس برنامه ریزی جلسات شرکت با سرپرستان و مدیران اجرایی را درنظر بگریم و آن ها را تشویق کنیم تا اطلاعات و بروزرسانی ها را در بخش های خود به اشتراک بگذارند تا همه افراد در جریان کارها، اخبار و اطلاعات شرکت باشند.

2. تصمیم گیری های کلیدی

ممکن است درمواقعی اعضای تیم یا کارمندان ارشد بخواهند تصمیمات مهمی اخذ کنند که بر دپارتمان آن ها یا کل شرکت تاثیر می گذارد. در این مواقع نیاز است باهم جلسه ای داشته باشند تا ایده ها و بازخوردهای خود را با یکدیگر به اشتراک بگذارند. در این جلسات تیم ها می توانند در تصمیم گیری های خاص و مهم گزینه های خود را بررسی کنند و درباره نتایج بالقوه از دیدگاه های متفاوتی بهره مند شوند.

در طول این جلسات لازم است تصمیمات بالقوه را مطرح کنیم و افراد را تشویق نماییم تا درباره فواید و عواقب هر یک از این تصمیمات صحبت کنند. سپس به مشورت و گفتگو ادامه دهیم تا در پایان جلسه به تصمیمات شفافی که مورد توافق همه یا اکثر گروه باشد برسیم. از آنجا یک استراتژی برای دستیابی به تصمیمات اخذ شده و برنامه ای برای اعلام تصمیمات و اقدامات به سایر کارکنان ایجاد کنیم.

3. ارائه گزارش از وضعیت یک پروژه

اگر ما مسئول یک پروژه هستیم، می توانیم جلسات منظمی را با اعضای تیم برگزار کنیم تا پیشرفت، بروزرسانی ها و نیازهای هر فردی را مشخص نماییم. هم چنین می توانیم یک جلسه اولیه برای توضیح دادن هدف پروژه، وظایف هریک از افراد و ارائه جدول زمانی برای کارهای تحویلی برگزار کنیم.

به علاوه می توانیم جلسات منظمی را با کارمندان برنامه ریزی کنیم تا بدانیم هریک از آن ها تا چه حد در انجام وظایف خود پیشرفت کرده اند، آیا معتقدند می توانند به موقع کار خود را تحویل دهند و برای تکمیل کار خود به چه منابع بیشتری نیاز دارند؟ این جلسات می توانند مهم باشند چون از عملکرد کارمندان و نحوه ارسال کل پروژه در زمان مورد انتظار مشتری، دیدگاهی به ما می دهند.

4. طوفان فکری ایده های جدید

یک راه موثر برای دستیابی به ایده های جدید و نوآورانه برگزاری جلسات طوفان فکری با تیم خود است. این جلسات مشارکتی کارکنان را تشویق می کند تا نظرات خود را بیان کنند و به نظرات همکاران خود نیز گوش بدهند. این نوع جلسات افراد را وادار می کند تا از استراتژی های یکدیگر استفاده کنند تا زمانی که به ایده، روش و استراتژی خلاقانه ای برسند. لازم است چند روز قبل از برگزاری جلسات طوفان فکری افراد را مطلع کنیم تا با آمادگی بیشتری در جلسه حاضر شوند.

هدف از جلسه طوفان فکری و ایده هایی را که می خواهیم کارمندان با خود به جلسه بیاورند را از قبل به آن ها بگوییم. این کار باعث می شود آن ها زمان بیشتری برای ایده پردازی و یادداشت نکات مهم داشته باشند.

در طول جلسه سعی کنیم نسبت به افکار و ایده های جدید پذیرا و مثبت بمانیم و به کارمندان نیز یادآوری کنیم که وقتی افراد نظرات خود را بیان می کنند، مثبت، حرفه ای و مودب بمانند. این کار باعث می شود افراد در بیان نظرات خود احساس راحتی و اطمینان بیشتری داشته باشند. به این ترتیب در پایان جلسه مجموعه ای قوی از ایده های جدید خواهیم داشت.

5. حل کردن چالش های سازمانی

جلسات می توانند مکان موثری برای کارمندان باشند تا در آنجا از مهارت حل مسئله و تفکر انتقادی خود برای حل کردن چالش های سازمانی استفاده کنند. می توانیم از این جلسات برای حل مشکلاتی که دپارتمان یا شرکت با آن مواجه است استفاده کنیم و از کارکنان بخواهیم راه حل های بالقوه را برای غلبه بر این موانع آماده کنند.

سعی کنیم این نوع از جلسات را با تعداد کمتری از شرکت کنندگان برگزار کنیم. چون وقتی افراد فرصت بیشتری برای مشارکت در جلسه و بیان نظرات خود داشته باشند جلسه مشارکتی و سازنده تر خواهد بود.

هنگام دعوت از اعضای تیم هدف جلسه را برای آن ها مشخص کنیم و از شرکت کنندگان بخواهیم با یک سخنرانی یا طرح برای چگونگی حل کردن مشکل مدنظر در جلسه حاضر شوند. آن ها می توانند برنامه عملیاتی خود را برای حل مشکل ارائه دهند و سایر شرکت کنندگان نیز با نظرات خود استراتژی حل مسئله را توسعه بدهند. این کار شانس دستیابی به یک برنامه روشن برای غلبه بر موانع و بهبود عملکرد شرکت را افزایش می دهد.

6. درخواست بازخورد کارکنان

اگر به دنبال راه حل هایی برای بهبود فرایندهای دورن سازمانی باشیم می توانیم جلسه برگزار کنیم تا در آن کارمندان نظرات و پیشنهادات خود را درباره فرایندهایی که با آن ها سروکار دارند، بیان کنند. این نوع جلسات به کارکنان نشان می دهد که شرکت از ارتباطات حمایت می کند و مدیران به نظرات کارمندان خود توجه دارند.

استفاده از بازخورد کارکنان و درنظر گرفتن نظرات آن ها باعث بهبود شرکت شده و آن را به سازمانی تبدیل می کند که عملکرد موثرتری داشته و با کارکنان خود با احترام رفتار می کند. درنتیجه این کار باعث حفظ کارکنان شرکت و جذب نیروهای با استعداد نیز می شود.

منبع:

https://www.indeed.com/