انواع مختلف دستور جلسه و کاربرد آن

دستور جلسه یکی از ساده ترین ابزارهای مدیریت زمان است. یک دستورجلسه سازماندهی شده به شکل چشم گیری بهره وری جلسه را افزایش می دهد.

بدون دستور جلسه هیچ مقصد یا هدف مشخص و شفافی وجود ندارد و این باعث هدر رفتن منابع می شود. به همین دلیل برای برگزاری جلسات موثر، آشنایی با انواع مختلف دستورجلسه و نحوه اجرای آن ها ضروری است. 

در این مقاله می خواهیم به دستورجلسه، مزایای آن، انواع دستور جلسه و موارد استفاده از آن ها بپردازیم. 

دستور جلسه چیست؟

دستور جلسه یا دستور کار جلسه، طرح یا برنامه جلسه است که اهداف، فعالیت ها و موضوعات مورد بحث در جلسه را مشخص می کند.

دستورجلسه به بهره وری جلسات کمک می کند. درواقع هدف از نوشتن دستور جلسه، اطلاع قبلی از آنچه که مورد بحث قرار می گیرد، تعیین انتظارات و حفظ تمرکز جلسه است و به همین خاطر می گوییم دستور جلسه یکی از ابزارهای مدیریت زمان است.

ساده ترین نوع دستورجلسه نوشتن نقاط مهم و کلیدی جلسه است و در مقابل، دستورکار تفصیلی شامل توضیحات کامل درباره هریک از موارد مورد نظر است، از جمله اقدامات مربوطه و نتایج مورد انتظار، و هم چنین شامل مواد مرجع مانند گزارش ها و پیشنهادات است تا شرکت کنندگان قبل از جلسه آن ها را مرور کنند.

اگر بخواهیم مشارکت در جلسه و بهره وی را به حداکثر برسانیم باید برای هر یک از جلسات خود دستور کار داشته باشیم.

برخی از شرکت ها از دستور جلسه رسمی استفاده می کنند که در آن اطلاعات مربوط به زمانبندی و سخنران ها به عنوان موارد اصلی مشخص می شود.

اکنون که می دانیم دستورجلسه چیست، ممکن است بپرسید چه کسی مسئول نوشتن دستورجلسه است؟ سازمانده جلسه

کسی که مسئولیت سازماندهی یا مدیریت جلسه را برعهده دارد، دستور جلسه را می نویسد و در طول جلسه به حرکت در مسیر مشخص شده در دستورجلسه تاکید می کند.

اما این مسئولیت کل تیم است که نکات لازم در جهت گفتگوها، پیشنهادات و اقدامات مورد نیاز را به دستورجلسه اضافه کنند. اگر فقط مدیر این کار را بکند آن جلسه صرفا سخنرانی مدیر خواهد بود نه یک جلسه مشارکتی.

مزایای نوشتن دستورجلسه

وقتی همکاران ما در جلسه ای شرکت می کنند انتظار دارند که آن جلسه معناردار باشد و ارزش وقت گذاشتن را داشته باشد. هیچکس دوست ندارد کار خود را برای شرکت در یک گفتگوی بی هدف، متوقف کند. 

در ادامه چند دلیل برای استفاده از دستورجلسه را بررسی می کنیم:

1. مسئولیت پذیری را افزایش می دهد

یک دستورجلسه متمرکز به هریک از اعضای تیم این امکان را می دهد تا در جلسه مشارکت کنند، درنتیجه مسئولیت پذیری افزایش می یابد. همانطور که آن ها پیش از جلسه برای موضوعات مورد بحث و اقدامات موردنیاز آماده می شوند، ایده ها، سوالات و موارد مهمی نیز به ذهنشان می رسد.

2. هدف جلسه را مشخص می کند

چه در جلسات کوتاه روزانه و چه در جلسات بین تیمی، دستورجلسه، اهداف جلسه را مشخص می کند. وقتی اعضای تیم از هدف جلسه آگاه باشند، به درک عمیق تری از موضوعات می رسند.

3. حواس پرتی را کاهش می دهد

دستور جلسه مانند یک فانوس دریایی عمل کرده و کل تیم را به سمت هدف موردنظر هدایت می کند. به این ترتیب شرکت کنندگان در طول جلسه در مسیر اصلی گفتگو قرار می گیرند. چیزی که منجر به افزایش بهره وری می شود.

4. به عنوان یک یادآور عمل می کند

آیا جلسه ای را که هفته گذشته داشتید، به یاد دارید؟ چه مواردی مطرح شد و چه تصمیماتی اخذ شد؟ احتمالا یادآوری آن سخت است اما با مرور دستورجلسه می توانیم نمای کلی روشنی از نکات مهم جلسات گذشته داشته باشیم.

5. به عملی شدن جلسات کمک می کند

یک دستورجلسه خوب، کارها، مسئولیت ها، مراحل و اقدامات لازم را مشخص می کند و درنتیجه به سازماندهی جلسه و اجرای دقیق تر کارها کمک می کند.

انواع مختلف دستورجلسه چیست؟

قبل از پرداختن به انواع دستور جلسه، به انواع اطلاعاتی که معمولا در دستور جلسه گنجانده می شود نگاهی می اندازیم:

ـ نام شرکت کنندگان

ـ مقدمه ای بر دستورجلسه

ـ ارائه در مورد کار یا پروژه

ـ مرور پیشرفت کار و بروزرسانی درباره اقدامات

ـ همکاری متقابل (بحث آزاد)

ـ پاسخ به سوالات شرکت کنندگان

ـ مراحل و اقداماتی که پیش از جلسه بعدی باید تکمیل شوند

این موارد از دستور جلسه، بخش اصلی هر نوع دستور جلسه ای هستند بنابراین هنگامی که یک دستور جلسه می نویسیم باید مطمئن شویم که همه این موارد را به وضوح درج کرده ایم.

اکنون به انواع مختلف دستور جلسه که شرکت ها استفاده می کنند می پردازیم که می توانند قالب یا الگوی جلسات داخلی یا خارجی ما باشند. این نوع دستورکارها معمولا برای جلسات بزرگتر طراحی می شوند.

دستورکار جلسه کارکنان

این نوع دستورجلسه برای جلسات مختلف کارکنان (برای مثال، جلسات فروش، بازاریابی و...) استفاده می شود و انعطاف پذیری زیادی دارد. این نوع دستور جلسه برای جلسات کوتاه روزانه یا جلسات غیررسمی نیز مناسب است.

مثال: دستور کار جلسه کارکنان

ـ لیست شرکت کنندگان

ـ مرور دستور جلسه- هدف جلسه (برای مثال اجرای ویژگی)

ـ موارد دستورکار- بروزرسانی ها، گفتگوها و تصمیمات اخذ شده

ـ بروزرسانی- مرور باقی مانده محصول

ـ گفتگو- بارش فکری درمورد زمان ارائه محصول

ـ تصمیم گیری ـ تعیین اولویت انجام کارها و وظایف

ـ اقدامات لازم برای جلسات بعدی

دستور کار جلسات داخلی تیم

جلسات داخلی تیم در درجه اول غیررسمی است زیرا بین اعضای داخلی سازمان است اما تعداد شرکت کنندگان آن بیشتر از جلسات کارکنان می باشد.

این جلسه به صورت هفتگی برای بررسی عملکرد تیم برگزار می شود. بنابراین داشتن یک دستور جلسه شفاف به متمرکز شدن گفتگو کمک می کند. در ادامه مثال هایی از مواردی که در دستورجلسه مربوط به جلسات تیمی مطرح می شود نگاهی می اندازیم:

مثال: دستور کار جلسات داخلی تیم

ـ نوع جلسه، تاریخ و زمان آن

 ـ لیست شرکت کنندگان

ـ بررسی اجمالی دستور کار (اهداف جلسه و موضوعات گفتگو)

ـ شناخت

ـ ارائه یا بروزرسانی شرکت (در صورت نیاز)

ـ به روزرسانی های رهبر تیم- آیا فرایندی نیاز به تغییر دارد؟

ـ میزگرد- نام شرکت کنندگان، دستاوردهای اخیر و هر چیزی که به آن نیاز است

ـ جلسه حل مسئله - هر چیزی که تیم می خواهد به آن برسد، جلسه پرسش و پاسخ، زمان طوفان فکری

ـ اقدامات لازم برای جلسات بعدی

دستور کار جلسات تجاری

این دستورجلسه به شرکت کنندگان کمک می کند تا رشد یک کسب و کار را بررسی کنند.

ـ نوع جلسه، تاریخ و زمان آن

ـ لیست شرکت کنندگان

ـ مرور دستور جلسه- اهداف جلسه و موضوعات. به عنوان مثال بحث درباره رشد کسب و کار

ـ ارائه (در صورت نیاز)

ـ بررسی اقدامات آخرین جلسه

ـ اقدامات

ـ مسئولیت ها

ـ سررسید و مهلت کارها

ـ بررسی اجمالی کسب و کار- ارزش ها و اهداف اصلی

ـ گزارش پیشرفت

ـ نکات کلیدی - تصمیمات نهایی

ـ موارد اقدام برای جلسه بعدی

دستور جلسه رسمی

یک دستور جلسه رسمی از ساختار سختگیرانه و سنتی پیروی می کند. اگرچه این نوع جلسات در شرکت ها رو به کاهش هستند ولی هنوز انجمن ها و سازمان های زیادی آن را برگزار می کنند.

مثال: دستور جلسه رسمی

ـ دپارتمان یا نام شرکت

ـ دستور جلسه

ـ مجری جلسه (نام)

ـ مدعوین: لیست شرکت کنندگان

ـ نوع جلسه، تاریخ و زمان و همچنین اطلاعاتی مانند نام رییس و نام منشی جلسه

ـ حضور و غیاب

ـ اعضای رای دهنده

ـ میهمانان

ـ اعضایی که حضور ندارند

ـ مصوبات صورتجلسه قبلی

ـ گزارش ها

ـ مسائل حل نشده(شرح مسائل)

ـ کسب و کار جدید (توضیحات)

ـ اطلاعیه های کلیدی

ـ تعویق ها

دستور کار جلسه هیئت مدیره

دستور جلسه هیئت مدیره رسمی تر از هر نوع دستور جلسه دیگری است. اهداف اصلی کسب و کار و اهداف رشد را مشخص می کند. گاهی اوقات می‌تواند شامل بحث‌هایی در مورد چگونگی بهبود و رشد کسب‌وکار برای رسیدن به اهداف باشد.

مثال: دستور جلسه هیئت مدیره

ـ دپارتمان یا نام شرکت

ـ نوع جلسه، تاریخ و زمان آن 

ـ نام مجری جلسه

ـ بررسی اجمالی جلسه و نکات کلیدی مورد بحث در جلسه

ـ لیست حضور و غیاب

ـ اعضای رای دهنده

ـ میهمانان

ـ اعضایی که حضور ندارند

ـ مصوبات صورتجلسه قبلی

ـ گزارش کمیسیون

ـ مدیر اجرایی

ـ مدیر مالی

ـ گروه مدیران

ـ گروه روابط عمومی

ـ گزارش های مالی

ـ توضیحات کسب و کار جدید

ـ توضیحات کسب و کار قبلی

ـ به روزرسانی دپارتمان

ـ اطلاعیه های کلیدی

ـ تعویق ها

سخن پایانی

آخرین باری که از حضور در یک جلسه پشیمان شدید را به خاطر دارید؟

به احتمال زیاد  به دلیل نبود جهت گیری صحیح در بحث بوده است، به این معنا که شرکت کنندگان بدون داشتن هدف مشخصی صحبت می کردند.

داشتن دستور جلسه ای که به خوبی تنظیم شده این مشکل را حل می کند. بهترین بخش این است که می توانیم برای هر جلسه (جلسات هیئت مدیره، جلسات کارکنان یا جلسات داخلی تیم) دستور کار مناسبی ایجاد کنیم.

منبع: