یک جلسه طوفان فکری (Brainstorming meeting)، گردهمایی است که در آن گروهی از افراد بر تولید ایده ها یا راه حل های جدید پیرامون حوزه اصلی تمرکز می کنند. در اینجا نحوه درست برگزاری این نوع جلسات را توضیح می دهیم.
1.هدف دقیق جلسه را مشخص کنیم
درست است که جلسه طوفان فکری ای که در لحظه انجام شود هیجان انگیز است، اما بهتر است در محدوده اهداف تجاری که داریم آن را تنظیم کنیم.
فقط در صورتی باید جلسه طوفان فکری برگزار شود که ۱) هدف خاصی وجود دارد که می‌خواهیم به آن برسیم و ۲) آماده هستیم تا در راستای ایده‌های ارائه شده برای هدف اقدامی کنیم.
بهتر است که بتوانیم هدف مشخص شده را در یک یا دو جمله خلاصه کنیم. برای مثال «می خواهیم راه‌هایی را تعیین کنیم که با استفاده از آن ها مدت زمان پاسخگویی به مشتری کاهش پیدا کند».
این هدف را با هر کسی که در جلسه حضور پیدا خواهد کرد به اشتراک بگذاریم و یک دستور کار ایجاد کنیم که شامل خلاصه گفتگو های در طول جلسه نیز باشد.
اجازه دهیم همه از قبل -نه درست صبح همان روز- بدانند جلسه درباره چه چیزی قرار است باشد، تا همه فرصتی برای آماده شدن داشته باشند.
فقط در صورتی باید جلسه طوفان فکری برگزار شود که ۱) هدف خاصی وجود دارد که می‌خواهیم به آن برسیم و ۲) آماده هستیم تا در راستای ایده‌های ارائه شده برای هدف اقدامی کنیم.
بهتر است که بتوانیم هدف مشخص شده را در یک یا دو جمله خلاصه کنیم. برای مثال «می خواهیم راه‌هایی را تعیین کنیم که با استفاده از آن ها مدت زمان پاسخگویی به مشتری کاهش پیدا کند».
این هدف را با هر کسی که در جلسه حضور پیدا خواهد کرد به اشتراک بگذاریم و یک دستور کار ایجاد کنیم که شامل خلاصه گفتگو های در طول جلسه نیز باشد.
اجازه دهیم همه از قبل -نه درست صبح همان روز- بدانند جلسه درباره چه چیزی قرار است باشد، تا همه فرصتی برای آماده شدن داشته باشند.
2. تیم مناسبی را تشکیل دهیم
در بررسی بیش از 800 تیم، مشخص شد که تعداد بیش از حد افراد در یک اتاق می‌تواند منجر به این شود که فقط بعضی از افراد در بحث ها مشارکت داشته باشند. هرچقدر افراد بیشتری در جلسه باشند که ندانند چرا آنجا هستند، طوفان فکری با کیفیت پایین تری انجام می شود.
علاوه بر فهرست کردن هدف جلسه، مطمئن شویم که برای همه اعضای تیم کاملاً واضح است که چرا آنها را در آنجا می‌خواهیم.
علاوه بر فهرست کردن هدف جلسه، مطمئن شویم که برای همه اعضای تیم کاملاً واضح است که چرا آنها را در آنجا می‌خواهیم.
3. مکان جلسه را درست آماده کنیم
هر بار که نیاز به تشکیل جلسه داریم، آسان تر است که در همان فضای اتاق جلسات قبلی حضور پیدا کنیم. اما مغز ما عاشق نوآوری و تنوع است و قرار گرفتن در یک مکان جدید می‌تواند انعطاف پذیری عصبی مغز یا توانایی ما برای فکر کردن به مسایل به روشی جدید را افزایش دهد.
با تغییر مکان‌ها، می‌توانیم کیفیت ایده‌هایی را که از طوفان فکری بیرون می آیند، بهتر کنیم. اگر امکان اینکه مکان جدیدی برای جلسه پیدا کنیم وجود نداشت، می توانیم یک عنصر جدید را به روال قبلی اضافه کنیم.
نظرات در مورد بهترین زمان اجرای یک جلسه طوفان فکری متفاوت است و به خود اعضای تیم بستگی دارد.
آیا 30 دقیقه برای یک تیم بهترین بازدهی را دارد یا ترجیح می‌دهند نزدیک به یک ساعت اجازه دهند تا ایده ها جریان پیدا کنند؟
آیا در صبح بهتر کار میکنند یا بعد از ناهار؟ برای پیدا کردن بهترین گزینه برای گروهمان بهتر است چندین شرایط را امتحان کنیم.
با تغییر مکان‌ها، می‌توانیم کیفیت ایده‌هایی را که از طوفان فکری بیرون می آیند، بهتر کنیم. اگر امکان اینکه مکان جدیدی برای جلسه پیدا کنیم وجود نداشت، می توانیم یک عنصر جدید را به روال قبلی اضافه کنیم.
نظرات در مورد بهترین زمان اجرای یک جلسه طوفان فکری متفاوت است و به خود اعضای تیم بستگی دارد.
آیا 30 دقیقه برای یک تیم بهترین بازدهی را دارد یا ترجیح می‌دهند نزدیک به یک ساعت اجازه دهند تا ایده ها جریان پیدا کنند؟
آیا در صبح بهتر کار میکنند یا بعد از ناهار؟ برای پیدا کردن بهترین گزینه برای گروهمان بهتر است چندین شرایط را امتحان کنیم.
4. یک فرد مناسب را به عنوان لیدر انتخاب کنیم
اگر که اعضای تیم برای یک جلسه طوفان فکری دور هم جمع شوند و هیچ کس آن را رهبری نکند آیا واقعا این جلسه موفقیت آمیز است؟ جلسات طوفان فکری درواقع یکسری مکالمات گروهی هستند، اما همچنان وجود یک لیدر لازم است .
یک لیدر جلسات طوفان فکری باید دارای یکسری مهارت های خاص باشد:
مهارت گوش دادن عالی برای جذب کامل ایده ها
مهارت مدیریت زمان برای نگه داشتن جلسه در مسیر درست
مهارت سازمانی برای ایجاد دستور کار و ثبت ایده ها
مهارت رهبری برای تشویق همه اعضا به مشارکت
و مهم ترین وظیفه لیدر این است که نسبت به نظرات بی طرف باشد تا اعضای تیم را متمرکز نگه دارد.
5. مطمئن شویم که همه در بحث شرکت می کنند
ما همه را به یک دلیلی به جلسه دعوت کردیم و هدف این است که از همه آنها بشنویم. با این حال، برخی افراد به طور طبیعی محتاط تر یا درون گرا هستند. برای اطمینان از اینکه هیچ کس احساس ناراحتی نمی کند، قوانین اصلی جلسه را در ابتدا تعیین کنیم. به عنوان مثال، انتقاد از عقاید دیگران را غیرقانونی کنیم.
اعضای تیمی که احساس امنیت روانی می کنند، احتمال بیشتری دارد که ایده های نوآورانه تری داشته باشند. از شرکت‌کنندگان بخواهیم تا بر اساس ایده‌هایی که به تازگی پیشنهاد شده‌اند، استفاده کنند. تحقیقات ثابت می کند که این حرکت انسجام تیم را افزایش می دهد.
منبع: atlasasian.com
اعضای تیمی که احساس امنیت روانی می کنند، احتمال بیشتری دارد که ایده های نوآورانه تری داشته باشند. از شرکت‌کنندگان بخواهیم تا بر اساس ایده‌هایی که به تازگی پیشنهاد شده‌اند، استفاده کنند. تحقیقات ثابت می کند که این حرکت انسجام تیم را افزایش می دهد.
منبع: atlasasian.com
