چه آداب و اصولی را در جلسات آنلاین رعایت کنیم؟

امروزه بسیاری از جلسات کاری، اداری، آموزشی و... به صورت مجازی برگزار می شود و بر کسی پوشیده نیست که روند آنلاین شدن جلسات نه تنها متوقف نمی شود بلکه رو به افزایش است. مزایای بیشمار این نوع جلسات باعث شده کارفرمایان و کارمندان در بسیاری از مواقع آن را به روش های سنتی برگزاری جلسه ترجیح بدهند. 

برخی از آدابی که باید در جلسات آنلاین رعایت کنیم:

1.فضایی مجزا برای برگزاری جلسه در نظر بگیریم

تا به حال ما هیچ فضای اداری مشخصی در خانه های خود نداشتیم و تا پیش از این در فضاهای مشترک خانه کار می کردیم که صدای کودک یا اعضای خانواده می توانست در کار و جلسه ما اختلال ایجاد کند.

به همین دلیل سعی کنیم برای جلسات اتاقی را که در آن قفل می شود انتخاب کنیم، و برای اعضای خانواده توضیح دهیم که به سکوت نیاز داریم و نباید در طول جلسه‌ی ما سروصدای زیادی در خانه باشد. با گذشت زمان، ما و حتی خانواده ما با این شرایط بیشتر آشنا خواهیم شد و راه حل های بهتری پیدا خواهیم کرد ولی تا آن موقع لازم است همه ما امور شخصی روزانه خود را با این شرایط وفق دهیم.

2. یک دستور کار مشخص تعیین کنیم

3. مدت زمان جلسه را مناسب با محتوا و ظرفیت افراد تعیین کنیم

4. همه اعضا را معرفی کنیم

اگر جلسه با تیم ها یا گروه های دیگری برگزار می شود که اغلب با یکدیگر کار نمی کنند یا با مشتری موردنظر آشنا نیستند، همیشه جلسه را با معرفی کوتاه اعضای جلسه شروع کنیم.

5. نوتیفیکیشن ها( اعلان ها) را خاموش کنیم

بسیار طبیعی است که هنگام کار در منزل فراموش کنیم که نوتیفیکیشن ها را روی موبایل خود خاموش کنیم. چون در مقایسه با وقتی که وارد اتاق کنفرانس می شویم کار مرسومی نیست.

خاموش کردن اعلان های سیستم و تلفن همراه مانع پرت شدن حواس ما در طی جلسه می شود.

6. به هرکدام از اعضای جلسه کاری بسپاریم

آیا تا به حال به این فکر کرده اید که چرا در جلساتی حضور داشتید که نمی دانستید باید چه کاری انجام دهید؟ این سریع ترین راه برای از بین بردن تعامل تیمی است! قبل از برنامه ریزی جلسه، چیزی را برای ارائه یا گفتگو در اختیار همه قرار دهیم. این کار به ما کمک می کند تا در انتخاب افراد حاضر در جلسه دقت نماییم و افرادی را که لازم نیست در جلسه باشند، دعوت نکنیم.

7. حرف کسی را قطع نکنیم

از آنجایی که صدا و تصویر باید از طریق اینترنت به هر کدام از اعضای جلسه منتقل شود، دقت کنیم که صحبت کسی را قطع نکنیم. معمولا در جلسات آنلاین کمی تاخیر وجود دارد و پاسخ کمی دیرتر می رسد، به همین دلیل بهتر است صحبت کسی را قطع نکنیم و کمی صبور باشیم.

8. همواره با کمی صبر، صحبت خود را شروع نماییم

اگر قبل از صحبت کردن یک ثانیه صبر کنیم بسیاری از ابهامات حل می شود! به عنوان مثال، یک ثانیه صبر کنیم اگر کسی صحبت نمی کرد، بهتر است ما صحبت خود را شروع کنیم در غیر این صورت صبر کنیم تا طرف مقابل صحبت خود را تمام کند. همیشه در نظر بگیریم که اتصال اینترنت همه اعضا مناسب و پایدار نخواهد بود.

9. متناسب با مخاطب خود صحبت کنیم و او را از قبل بشناسیم

از آنجایی که تمایل به جلسات آنلاین به طور پیوسته افزایش می یابد بسیار مهم است که مخاطب خود را بشناسیم و از اصطلاحات و گفتگوهایی استفاده کنیم که برای همه قابل درک باشد. این کار کمک می کند تا جلسه خروجی و نتیجه داشته باشد نه اینکه ابهام و تردید باقی بماند.

10. برای جلسات طولانی ،زمان استراحت درنظر بگیریم

11. با شخصی خارج از جلسه صحبت نکنیم

با شخص دیگری که در اتاق کنار ماست و اعضای جلسه صدای او را نمی شنوند، زیرلب صحبت نکنیم. این کار در هر شرایطی جلوه خوبی ندارد.

12. به موقع جلسه را پایان دهیم

در جلسات و گفتگوهای طولانی احتمال زیادی وجود دارد که جلسه را در زمان مقرر تمام نکنیم. درنتیجه شرکت کنندگانی که برنامه های دیگری دارند دچار استرس و بی برنامگی می شوند. برای حل این مشکل و مدیریت زمان می توانیم فردی از اعضای جلسه را مسئول کنیم تا مراقب باشد جلسه طبق برنامه و در مسیر مورد نظر پیش رفته و تنها درمورد نکات موردنیاز صحبت شود.

13. قبل از پایان جلسه جمع بندی کنیم

14. به شرکت کنندگان اجازه خروج دهیم