هماهنگی و برگزاری جلسات با افرادی از نقاط مختلف دنیا

این روزها با وجود اپلیکیشن ها و ابزارهای ارتباطی گوناگون، جلسات زیادی با افراد از شهرها و کشورهای مختلف به راحتی برگزار می شود. اگر در گذشته فقط با کسانی که در یک دفتر کار، اتاق کنفرانس یا آمفی تئاتر دور هم جمع شده بودیم می توانستیم جلسه برگزار کنیم، امروزه می توانیم با کسانی که کیلومترها از ما دورند نیز به آسانی جلسه داشته باشیم.

در حال حاضر بسیاری از تیم های کاری افراد خود را از شهرها یا کشورهای مختلف جذب می کنند. هم چنین شرکت های زیادی نیز برای اهداف تجاری، بین المللی، مشارکت ها و... با شرکت هایی از کشورهای مختلف دنیا در ارتباط هستند و اغلب، این ارتباط مستلزم برگزاری جلسات متعددی است.

درنتیجه تعداد جلسات آنلاینی که شرکت کنندگان آن از نقاط مختلف دنیا باشند رو به افزایش است و حتی خیلی از دورهمی های دوستانه یا خانوادگی کسانی که دور از هم در کشورهای مختلفی زندگی می کنند، به کمک ابزارهای ارتباطی و به صورت آنلاین برگزار می شود.

جلسه با افراد از کشورهای مختلف و چالش های آن

همانطور که گفتیم امروزه ما به راحتی می توانیم  به صورت آنلاین با افراد از هر جای دنیا جلسه یا قرار ملاقاتی داشته باشیم. مسئله ای که در این نوع قرارهای آنلاین باید مورد توجه قرار بگیرد، بحث اختلاف زمانی افراد و تایم زون های متفاوت آن هاست.

هنگامی که شرکت کنندگان جلسه هر کدام از کشورهای مختلف یا تایم زون های متفاوتی هستند پس با هم اختلاف ساعت دارند و زمان برگزاری جلسه باید طبق ساعت منطقه هر فرد به او اعلام شود.

در این شرایط معمولا دو کار می توانیم انجام دهیم:

1. فرد تنظیم کننده جلسه، تاریخ و ساعت جلسه را طبق تقویم و ساعت خود اعلام کند و هر شرکت کننده خودش با توجه به منطقه زمانی خود، ساعت جلسه را محاسبه نماید.

در این حالت ممکن است فردی زمان جلسه را به درستی محاسبه نکند. یا فردی به دلیل عدم توجه کامل، متوجه این موضوع که زمان جلسه طبق منطقه زمانی او نیست، نشود. یا خطاهای کوچک و مشابه دیگری که باعث می شود برخی افراد شرکت در جلسه را از دست بدهند. 

2. فرد تنظیم کننده زمان جلسه را برای هر شرکت کننده مطابق با منطقه زمانی او محاسبه و ارسال کند.

اگر فرد تنظیم کننده جلسه یا کسی که مسئول هماهنگی جلسه است بخواهد برای همه افراد تک به تک ساعت جلسه را محاسبه و ارسال کند، علاوه بر اینکه کار زمان بری است، می تواند گاهی دچار خطا و محاسبه اشتباه نیز بشود.

بنابراین یکی از چالش هایی که در این جلسات ممکن است به وجود بیاید، وجود اختلاف ساعت بین شرکت کنندگان از کشورهای مختلف است.

به همین دلیل هماهنگی جلسه به خصوص جلسات کاری که باید به صورت رسمی و با نظم و دقت بیشتری انجام شود، بین افراد در تایم زون های متفاوت نیازمند توجه بیشتری است تا افراد نسبت به ساعت برگزاری جلسه دچار اشتباه نشوند.

چالش دیگری که ممکن است در جلسات کاری بین المللی یا سایر جلسات رسمی بین افراد و شرکت ها از کشورهای مختلف پیش بیاید، زبان متفاوت آن هاست.

در جلسات رسمی دعوت کردن افراد به جلسه نیز به صورت رسمی و معمولا از طریق ایمیل انجام می شود. به خصوص وقتی که شرکت کنندگان جلسه از کشورهای متفاوتی مختلفی باشند. 

در این مواقع فردی که مسئول دعوت و هماهنگی جلسه است باید دعوتنامه جلسه را به زبانی که مورد توافق همه شرکت کنندگان باشد ارسال کند. البته که نوشتن و ارسال دعوتنامه به زبان هر کدام از شرکت کنندگان کار بسیار پر زحمت و زمان بری است و اصلا توصیه نمی شود.

تایم یاب و برگزاری جلسه در مناطق زمانی مختلف

همانطور که گفتیم هنگامی که شرکت کنندگان در مناطق زمانی متفاوتی هستند، باید زمان جلسه طبق منطقه زمانی هر فرد یا توسط تنظیم کننده جلسه یا توسط خود شرکت کننده محاسبه شود. و در کل باید زمان جلسه و متن دعوتنامه مطابق با منطقه زمانی هر شرکت کننده باشد.

اما خوشبختانه اپلیکیشن تایم یاب (Timeyab) که برنامه نظرسنجی و هماهنگی جلسات است همه این کارها را به راحت ترین شکل ممکن برای ما انجام می دهد.

هنگامی که ما جلسات خود را در اپلیکیشن تایم یاب تنظیم می کنیم، کافی است تاریخ و ساعت جلسه را طبق ساعت خودمان تنظیم و دعوتنامه ها را برای افراد مدنظر ارسال کنیم.

تایم یاب خودش به طور خودکار تاریخ و ساعت جلسه را طبق تقویم و منطقه زمانی هر فرد نمایش می دهد. به این ترتیب دعوتنامه ای که به دست افراد می رسد شامل تاریخ و ساعت جلسه طبق منطقه زمانی همان فرد است.

 پس بدون اینکه نیاز باشد ما نگران محاسبه ساعت جلسه برای تک تک افراد باشیم، کافی است جلسه خود را تنظیم و با یک کلیک دعوتنامه ها را ارسال کنیم.

به همین راحتی!