ارتباطات موثر در محل کار

در هر محیطی با تعاملات انسانی مانند محیط کار، ارتباطات مناسب یکی از مهم ترین مهارت ها به حساب می آید. از آنجایی که ارتباطات خوب یکی از عناصر جدایی ناپذیر از موفقیت کسب و کارهاست، بنابراین در محل کار باید به طور ویژه ای مورد توجه قرار بگیرد.

ارتباطات موثر یک ابزار ضروری برای دستیابی به بهره وری و حفظ روابط کاری قوی در تمام سطوح یک سازمان است. و این به ویژه از زمانی که فرهنگ دورکاری گسترش یافته بسیار مهم تر نیز شده است.

شاید بسیاری از ما این تجربه را داشته باشیم که کار و وظیفه ای به ما سپرده شده ولی نمی دانستیم دقیقا چه کاری باید انجام بدهیم. یا در یک جلسه کاری شرکت کرده ایم اما بعد از جلسه نمی دانستیم چه اقداماتی باید انجام دهیم.

طبق آمار 57% کارکنان گزارش داده اند که برای کار خود دستورالعمل های روشنی دریافت نمی کنند و به طور کلی 69% از کارفرمایان در برقراری ارتباط با کارکنان خود راحت نیستند. به این ترتیب از آمارها هم مشخص است که نیاز به بهبود ارتباطات در محل کار وجود دارد.  اما قبل از هرچیز ابتدا به این سوال پاسخ دهیم. ارتباطات در محل کار به چه معناست؟

ارتباط موثر در محل کار یکی از نشانه های فرهنگ کاری با عملکرد بالاست. تبادل اطلاعات و ایده ها در یک سازمان را ارتباطات محل کار می نامیم. با این حال، ارتباط موثر زمانی رخ می دهد که یک پیام به طور دقیق ارسال و دریافت شود. ارتباطات موثر در محل کار نه تنها باعث کاهش تعارضات می شود بلکه در روابط با مشتری، سودآوری، اثربخشی تیم و مشارکت کارکنان نیز بسیار تاثیرگذار است. به همین دلیل می گوییم ارتباط موثر در محل کار برای تمام اهداف بیزینسی مهم می باشد.

کارفرمایانی که برای ایجاد ارتباطات مناسب و شفاف در محیط کار خود زمان و انرژی می گذارند، باعث ایجاد اعتماد بین کارکنان خود می شوند، چیزی که منجر به افزایش بهره وری، بازده و روحیه تیم می شود.  در این میان، کارکنانی که به طور مؤثر با همکاران، مدیران و مشتریان ارتباط برقرار می‌کنند، همیشه دارایی‌های ارزشمندی برای یک سازمان هستند و این مهارتی است که اغلب می‌تواند افراد را در هنگام درخواست شغل از رقبای خود متمایز کند.

به این ترتیب، ارتباطات ضعیف در محل کار منجر به بی انگیزگی کارکنان می شود و حتی ممکن است باعث شود کارکنان اعتماد خود را نسبت به توانایی های خود از دست بدهند و درنتیجه بهره وری سازمان کاهش یابد.

بنابراین وجود ارتباطات کاری قوی در بین همکاران و بهبود مهارت های ارتباطی در محل کار بسیار مهم است و می خواهیم با چند دلیل اصلی برای ضرورت توجه به ارتباطات در محیط کار آشنا شویم.



اهمیت ارتباطات موثر در محل کار


تیم سازی : ایجاد تیم های موثر به نحوه ارتباط و همکاری اعضای تیم با یکدیگر بستگی دارد. وقتی ارتباطات بین کارکنان را تقویت می کنیم درواقع قدم بزرگی در جهت ایجاد تیم های موثر برمیداریم. بهبود ارتباط همکاران افزایش روحیه و رضایت آن ها را در پی دارد.

فرصت صحبت کردن : تقویت ارتباطات این فرصت را به تمام کارکنان می دهد تا چه در رابطه با ایده ها و چه در رابطه با شکایات خود صحبت کنند و صدای آن ها شنیده شود. ارتباطات شفافی که ایجاد می کنیم باید به همه افراد صرف نظر از سطح شغلی آن ها، توانایی برقراری ارتباط آزادانه با همکاران، همتایان و مافوق خود را بدهد.

نوآوری : در محیط کاری که افراد بدون ترس از تمسخر یا مجازات می توانند ایده های خود را بیان کنند، احتمال بیشتری وجود دارد که کارکنان ایده ها و نظرات خود را به طور شفاف مطرح کنند. نوآوری و خلاقیت به این آزادی بیان متکی است و درنتیجه شرکت هایی که ارتباطات را تشویق می کنند به احتمال زیاد از نوآوری و خلاقیت بیشتری بهره مند می شوند.

رشد: ارتباطات را می توان هم به صورت داخلی و هم به صورت خارجی مشاهده نمود. وقتی افراد یک شرکت ارتباط موثری با هم دارند و به هم پیوسته هستند، می توان اطمینان حاصل کرد پیامی که به خارج از شرکت مخابره می کنند نیز یکپارچه و هماهنگ است. رشد هر پروژه به ارتباطات قوی بین ذینفعان چه داخلی و چه خارجی که در یک جهت هستند، تکیه دارد.

مدیریت قوی : هنگامی که مدیران با یکدیگر و با کارکنان خود ارتباط قوی دارند، خیلی بهتر می توانند تیم خود را مدیریت کنند. به علاوه، تفویض وظایف، مدیریت تعارض و ایجاد رابطه و انگیزه (که همه مسئولیت های کلیدی هر مدیری هستند) بسیار آسان تر می شود. ارتباطات قوی در مدیران فقط به معنای توانایی صحبت کردن با کارکنان نیست. بلکه به معنای توانمند سازی آن ها برای صحبت با یکدیگر است. درواقع مدیران باید بتوانند کانال های ارتباطی قوی ایجاد کنند.





چگونه می توانیم نحوه ارتباطات سازمان خود را بهبود ببخشیم؟



مشخص کردن اهداف و انتظارات : مدیران باید اهداف شفاف و قابل دستیابی را هم برای تیم ها و هم برای تک تک کارکنان ارائه دهند.آن ها باید آنچه را که در هر پروژه ای مورد نیاز است دقیقا مشخص کنند و اطمینان حاصل کنند که تمام کارکنان نسبت به اهداف پروژه، تیم، دپارتمان و سازمان آگاه هستند.

واضح بود پیام ها : باید مطمئن شویم که سخن و پیام ما برای مخاطب کاملا واضح و قابل درک است. برای اینکار لازم است ساده و مودبانه صحبت کنیم و بدون ایجاد سردرگمی و توهین پیام خود را به دیگران انتقال دهیم.

انتخاب فرمت مناسب : وقتی پیام خود را ایجاد کردیم باید مطمئن شویم که در بهترین قالب ممکن ارائه می شود. با اینکه ارتباطات حضوری و چهره به چهره بهترین راه برای ایجاد اعتماد بین کارکنان است، اما همیشه یک گزینه نیست. بهتر است زمان بگذاریم و بررسی کنیم که آیا اطلاعات ارائه شده در یک نسخه چاپی بهتر از ایمیل نتیجه می هد یا یک یادداشت کلی کافی است.

مشارکت همه کارکنان : مطمئن شویم که شرایط ارتباطات همیشه فراهم است. به طور فعال از کارکنان بخواهیم تا گزارش های پیشرفت کار و پروژه را ارائه دهند. این موضوع به خصوص در ارتباط با کارکنانی که از خانه های خود کار می کنند مهم تر است.

گوش دادن و همدلی : ارتباط یک فرایند دوطرفه است و هیچ کارفرما یا سازمانی نیست که اگر به طور موثر به کارکنان خود گوش ندهد و گفتگو با طرف مقابل را تشویق نکند، برای مدت طولانی باقی بماند. گوش دادن نوعی احترام به طرف مقابل است و می تواند به کارفرما کمک کند تا مشکلاتی که باید به عنوان یک کارفرما شناسایی و برطرف کند را بشناسد.





منبع: