برگزاری جلسات با افراد از مناطق زمانی مختلف

در گذشته همه کارمندان در یک ساختمان کنار هم کار می کردند. همه در ساعت مشخصی به محل کار می آمدند و در ساعت مشخصی می رفتند و جلسات کاری در یک اتاق مخصوص جلسه برگزار می شد.

اما حالا تکنولوژی دنیا را کوچکتر کرده و در حال حاضر کار کردن در یک تیم با افراد از نقاط مختلف بیش از همیشه رایج شده است. در واقع، با گسترش فرهنگ دورکاری و ترکیب شدن محل کار با پلتفرم های آنلاین، سازمان ها و شرکت ها کمی متفاوت از قبل عمل می کنند. 

ساعت های کاری منعطف تر شده، افراد از نقاط مختلف باهم کار می کنند و بسیاری از جلسات به صورت مجازی برگزار می شوند. در واقع ممکن است یک جلسه متشکل از کارمندانی از چند کشور مختلف باشد که هرکدام برنامه و منطقه زمانی متفاوتی دارند.

اگرچه همکاری با افراد از نقاط مختلف باعث می شود استعدادهای متنوع تری جذب تیم شوند، هزینه ها کاهش یابند و مخاطبین جدیدی یافت شوند، اما چگونه می توان افراد را از نقاط مختلف هماهنگ کرد؟ کسانی که از راه دور کار می کنند می دانند که باید انعطاف پذیر باشند، با این حال ممکن است مدیران برای هماهنگ کردن اعضای تیم خود و داشتن برنامه یکسان برای تیم، دچار چالش شوند.

به همین دلیل قصد داریم در این مقاله به نحوه سازماندهی موثر جلسات برای تیم هایی که اعضای آن ها از نقاط مختلفی هستند، بپردازیم.

1. برنامه و زمان کاری افراد تیم را بررسی کنیم

هنگامی که افراد در مناطق زمانی مختلفی هستند، بخشی  از ساعت کاری آن ها می تواند با هم مشترک باشد. پس لازم است ساعات مشترک آن ها را مشخص کنیم. آگاهی از این زمان های مشترک، برنامه ریزی برای زمان جلسات و سایر برنامه های مشترک را آسان تر می کند.

یکی از ابزارهایی که به برگزاری جلسات در مناطق زمانی مختلف کمک می کند، اپلیکیشن تایم یاب است. در این اپلیکیشن ما زمان و تاریخ جلسه را طبق تاریخ و منطقه زمانی خود تعیین می کنیم و دعوتنامه ها را برای افراد در نقاط مختلف ارسال می نماییم. تایم یاب به طور خودکار تاریخ و زمان جلسه را طبق منطقه زمانی افراد برای آن ها نمایش می دهد و نیازی نیست که ما اختلاف ساعت و زمان دقیق را برای هر منطقه محاسبه کنیم.

2. زمان جلسات تکرار شونده را به صورت گردشی تعیین کنیم

برنامه ریزی جلسه برای افرادی که هر کدام در مناطق زمانی مختلفی هستند نیاز به انعطاف پذیری دارد و باید برای همه افراد زمان معقولی باشد.

اگر برای جلسات تکرارشونده که معمولا به صورت هفتگی یا ماهانه برگزار می شوند نتوانستیم زمان مشترکی را پیدا کنیم که برای همه افراد مناسب باشد، می توانیم در هر هفته یا هر ماه زمان جلسه را به صورت چرخشی تغییر دهیم تا همه چیز منصفانه برگزار شود.

3. اجازه دهیم همه افراد نظر خود را بیان کنند

برای این که اطمینان حاصل کنیم زمان مناسبی را برای جلسه انتخاب کرده ایم و زمان جلسه برای مشارکت حداکثری اعضا به درستی انتخاب شده است، باید اجازه دهیم افراد در انتخاب زمان جلسه مشارکت داشته باشند و همه بتوانند نظر خود را بیان کنند.

شاید این هماهنگی ها کمی دشوار به نظر برسند و پرسیدن نظر تک تک افراد زمان بر باشد. اما این مسئله هم با اپلیکیشن تایم یاب حل می شود. با تایم یاب به راحتی و فقط با چند کلیک می توانیم زمان های پیشنهادی برای برگزاری جلسه را برای افراد مدنظر ارسال کنیم تا هرکدام نظر خود را برای زمان جلسه اعلام کنند. درنهایت براساس نظر افراد تایم یاب بهترین زمان جلسه را به ما نشان می دهد و دعوتنامه ها را برای اعضا جلسه ارسال می کند. 

4. جلسه را ضبط کنیم

گاهی اوقات اختلاف ساعت زیادی بین افراد وجود دارد و همه نمی توانند در جلسه شرکت کنند. به عنوان مثال ممکن است در یک تیم 15 نفره که هرکدام در جای مختلفی زندگی می کنند 3 نفر نتوانند در جلسه شرکت کنند چون جلسه برای آن ها در ساعت 2 صبح است. به همین خاطر باید جلسه را ضبط کنیم تا در دسترس کسانی که نتوانسته اند در جلسه شرکت کنند قرار بگیرد. 

5. از افراد بخواهیم سوالات خود را پیش از جلسه بپرسند

این امکان را فراهم کنیم تا افرادی که نمی توانند در جلسه شرکت کنند، پیش از جلسه سوالات خود را ارسال کنند. هنگامی که دستور جلسه را برای اعضا ارسال می کنیم (حداقل یک روز کاری قبل از جلسه) از آن ها بخواهیم سوالات و نکات خود را از قبل بفرستند تا آن ها را در ابتدای جلسه بخوانیم.

مقاله پیشنهادی : چرا و چگونه دستور جلسه بنویسیم؟

منبع:

https://resources.owllabs.com/