راهنمای جامع یادداشت برداری در جلسات

برای اینکه یک شرکت به موفقیت های مدنظر خود دست یابد، باید تمام منابع موجود آن برای عملکردی یکپارچه همسو شوند تا حداکثر تاثیر را داشته باشند. یک بخش ضروری از برنامه های سازمان برای دستیابی به اهداف و موفقیت ها، برگزاری جلسات است.

اما یک مشکل در رابطه با جلسات وجود دارد:

اغلب اوقات بعد از خارج شدن از اتاق جلسه، بحث را فراموش می کنیم.

فراموش کردن ایده های کلیدی، نکات عملی و مهم جلسه، گفتگو را بی فایده می کند و مفهوم کلی جلسه را که افزایش بهره وری است، مخدوش کرده و برعکس باعث ناکارآمدی می شود.

بنابراین چگونه همه نکاتی که در جلسه مطرح می شوند را به یاد بیاوریم؟

با یادداشت برداری از جلسه

مقاله پیشنهادی : نحوه نوشتن صورتجلسه

با یادداشت برداری از جلسه، اطلاعات ضروری آن جمع آوری می شود و مهارت هایی مانند سازماندهی، نظم، مهارت گوش دادن و نوآوری بهبود می یابند.

با این حال، نگرانی اصلی این است: چگونه در انواع مختلف جلسات یادداشت برداری کنیم و در عین حال بر گفتگو متمرکز بمانیم؟

علم پاسخ این سوال را می دهد.

علم یادداشت برداری: منحنی فراموشی

فرضیه منحنی فراموشی نشان می دهد که چگونه حافظه ما در طول زمان کاهش می یابد. درواقع اگر مطالب جدیدی که به حافظه سپرده ایم به طور فعال یادآوری نکنیم، تا یک ماه بعد تنها حدود 21 درصد از آن را به یاد خواهیم داشت. طبق این نظریه حافظه انسان تمایل دارد حدود نیمی از دانش تازه آموخته خود را ظرف چند روز از دست بدهد.

به این صورت که یک روز پس از یادگیری 100 درصدی یک مطلب، حدود 20% آن را فراموش می کنیم و 80% را به خاطر می آوریم و اگر تا سه روز بعد یادگیری، مطلب موردنظر را مرور و یادآوری نکنیم تنها 60% آن را می توانیم به خاطر بیاوریم. اما اگر یک روز پس از یادگیری، آن را مرور کنیم، در روز سوم حدود 80% آن را به خاطر خواهیم داشت. به همین ترتیب با گذشت زمان میزان یادآوری ما کاهش می یابد.

بنابراین، راه حل این مسئله یادآوری فعالانه است. هر بار که محتوای مدنظر را یادآوری و مرور می کنیم مدت زمان به خاطر سپردن آن افزایش می یابد.

یکی از کارآمدترین روش ها برای یادآوری فعالانه مطالب، یادداشت برداری است.

معمولا یک ساعت بعد از شروع جلسه، تمرکز افراد کاهش می یابد و این باعث می شود یادآوری مطالب و نکات جلسه دشوار شود. اما اگر از محتوای جلسه یادداشت برداری کنیم، در هر زمانی که لازم باشد با مرور کردن یادداشت های خود می توانیم صحبت های انجام شده در جلسه و نکات مهم را به یاد بیاوریم.

مزایای یادداشت برداری در جلسات

هنگامی که دو یا چند نفر برای یافتن راه حلی با هم هم فکری و گفتگو می کنند، دیدگاه و ایده های مختلفی خلق می شوند. اگرچه ممکن است این بینش ها و ایده ها کوچک و گاهی کم اهمیت به نظر برسند اما می توانند در خدمت برنامه اصلی گفتگو باشند. با این حال بسیای از این نظرات و ایده ها در میان گفتگو فراموش می شوند. به همین خاطر است که یادداشت برداری از جلسه توصیه می شود.

یادداشت برداری می تواند یک جلسه را موثرتر و کارآمدتر کند چون به موارد زیر منجر می شود:

نگهداری بهتر: یادآوری ها مکرر منجر به حفظ بهتر مطالب می شوند. اگر صورتجلسه یا یادداشت های دقیقی از جلسات خود داشته باشیم می توانیم سریع تر گفتگو را جمع بندی کنیم. این به نوبه خود حافظه بلند مدت ما را نیز بهبود می بخشد.

بهبود همکاری: یادداشت برداری از جلسه به افرادی که نتوانستند در جلسه شرکت کنند کمک می کند تا محتوای جلسه و نکات مهم آن را از دست ندهند. به این ترتیب می توانیم به جای توضیح مفصل درباره همه چیز، نکات مهم و کلیدی را با غایبان و شرکت کنندگان در جلسه به اشتراک بگذاریم.

جهت دهی: اطلاعات مکتوب بیشتر مورد توجه قرار می گیرند. مشکلات و راه حل ها زمانی که در صورتجلسه ثبت می شوند، ملموس تر خواهند بود و زمانی که کارها و مهلت مقرر آن ها را مکتوب کنیم، تعیین مسئولیت ها آسان تر می شود.

ایجاد مسئولیت پذیری: یادداشت برداری در جلسه هرگونه تاخیر در کامندان را برطرف می کند. نوشتن وظایف و کارها، تیم را مسئولیت پذیرتر و پاسخگو تر می کند. هنگامی که کارکنان از وظایف خود مطلع شوند، نسبت به شغل خود آگاهی بیشتری دارند.

یادداشت برداری با صورتجلسه چه تفاوتی دارد؟

یادداشت های جلسه و صورتجلسه گاهی به جای هم استفاده می شوند. یادداشت های جلسه به معنای اطلاعات کوتاهی درباره مهلت های مقرر، اهداف، وظایف، ایده ها و... است که می توان آن ها را برای هر موضوع یا هدفی تغییر داد. 

در مقابل، صورتجلسه رسمی تر است و اطلاعات دقیقی را شامل می شود. مانند:

ـ لیست شرکت کنندگان

ـ لیست غایبان

ـ موضوعات کلیدی مطرح شده در جلسه

ـ زمان شروع و تاخیر جلسه

ـ تصمیمات اخذ شده در جلسه

صورتجلسه قالب و طرحی ساختار یافته دارد و به نوعی سند قانونی است که دادگاه ها و حسابرسان می توانند آن را مشاهده کنند.

اکنون می خواهیم به فرایند اصلی یادداشت برداری از جلسات برای بهبود بهره وری جلسه بپردازیم.

چگونه در یک جلسه یادداشت برداری کنیم؟

یادداشت های جلسه به عنوان یک منبع قابل تنظیم است که همه می توانند از آن استفاده کنند و تمام نکات مهمی که در یک جلسه مورد بحث قرار گرفته را در بر می گیرند.

برای یادداشت برداری بهتر است از یک ساختار تعریف شده پیروی کنیم. در غیر این صورت یادداشت های پراکنده و نامنظمی خواهیم داشت.

در ادامه با نکات مهمی که هنگام یادداشت برداری باید مورد توجه قرار بگیرد، آشنا می شویم.

1. اصول پایه را بدانیم

چند موضوع اصلی وجود دارد که باید آن ها را در یادداشت خود ثبت کنیم:

حقایق: حقایق ماهیت جلسه را مشخص می کنند.

تاریخ، زمان و شرکت کننندگان: آیا این یک جلسه تیمی، جلسه مصاحبه یا جلسه بررسی همتایان است؟ چه کسی جلسه را رهبری می کند؟

دستورکار: قبل از جلسه با نوشتن دستورکار برای جلسه آماده شویم. سپس نکات کلیدی دستور جلسه و نتایج مورد نظر را قبل از یادداشت برداری بنویسیم. هر نکته را به یک یا دو خط محدود کنیم.

لیست اقدامات: هرگاه در جلسه درمورد یک برنامه اقداماتی بحث می شود، آن را یادداشت کنیم. اهداف، مسئولیت ها، تعیین وظایف و تاریخ سررسید را شرح دهیم.

ایده ها: ممکن است نظرات و ایده هایی داشته باشیم که بخواهیم در طول جلسه به اشتراک بگذاریم. درنتیجه فضایی برای یادداشت افکار و نظرات اعضای جلسه ایجاد کنیم.

تردیدها: اطلاعات، تردیدها و سردرگمی هایی را که ممکن است شرکت کنندگان جلسه داشته باشند، بنویسیم.

2. فقط کلمات کلیدی و اقدامات را ثبت کنیم

نیازی نیست تمام صحبت ها و کلمات را بنویسیم. نوشتن همه چیز  یک استراتژی قدیمی شده است.

چرا نوشتن تمام گفتگوهای صورت گرفته در جلسه روش درستی نیست؟

ـ در این روش زمان زیادی صرف می کنیم و از هدف یادداشت برداری دور می شویم

ـ مشخص نمی کند که دقیقا چه اتفاقی در جلسه افتاده است؟ نوشتن مطالب با استفاده از کلمات گفتاری حاوی اطلاعات اضافی و پراکنده است.

روش بهتر برای یادداشت برداری جلسه، نوشتن کلمات کلیدی، برنامه عملی و اقدامات مورد نیاز و تکمیل آن ها با کلمات و توضیحات خود است. برای داشتن یادداشتی مختصر و مفید بهتر است به نکات اصلی مانند حقایق، مسائل، دلایل، رویدادها و... توجه کنیم.

3. از استراتژی های مختلف در یادداشت برداری استفاده کنیم

در ادامه می خواهیم با روش های علمی یادداشت برداری آشنا شویم.

روش یادداشت برداری کرنل (cornell)

والتر پائوک، استاد دانشگاه کرنل، این سیستم را برای مفیدتر کردن یادداشت ها ایجاد کرد. یک صفحه به دو قسمت نابرابر تقسیم می شود (سمت راست کوچکتر و سمت چپ بزرگتر است.)

نکات کلیدی را در سمت راست و جزئیات آن را در سمت چپ در مقابلش می نویسیم. سپس در پایین صفحه خلاصه موضوع را در دو یا سه جمله یادداشت می کنیم. در این روش می توانیم یادداشت ها را با یک نگاه بررسی و مرور کنیم. در نتیجه این روش یادآوری مطالب جلسه را سریع تر و آسان تر می کند.

روش یادداشت برداری کرنل برای زمانی که می خواهیم یادداشت های خود را با هم تیمی ها، مدیران و یا سایر افراد به اشتراک بگذاریم مناسب است.

روش مربع 

این سیستم بسیار ساده، کارآمد و مورد علاقه بیل گیتس است. در این روش، یک کاغذ برمی داریم و آن را به چهار قسمت تقسیم می کنیم:

سوال ها: سوالات و تردیدهایی که در جلسه داریم را یادداشت می کنیم و قبل از پایان جلسه به سوالات پاسخ می دهیم.

یادداشت ها: چیزهایی که در طول جلسه به طور تصادفی به ذهنمان می رسد را یادداشت می کنیم. مانند ایده ها

کارها: اقدامات مانند موارد قابل تحویل، وظایف، مهلت های مقرر و نقاط عطفی که مسئول آن هستیم

محول شده: وظایف یا مشاغلی که به نماینده یا پیمانکار محول می کنیم

زمانی که اطلاعات را برای استفاده و حفظ گردش کار خود ثبت می کنیم، روش مربع روش مناسبی است.

نقشه های ذهنی

نقشه ذهنی یک نمایش گرافیکی است که به صورت بصری اطلاعات را سازماندهی می کند. و این امکان را می دهد تا چندین ایده را در یک تصویر به طور همزمان ببینیم.

چگونه یک نقشه ذهنی ایجاد کنیم؟

ـ یک کاغذ برداریم و در مرکز آن ایده یا مفهوم اصلی را یادداشت کنیم

ـ برای مثال می توانیم استراتژی فروش B2B را در مرکز بنویسیم و از فلش ها یا شاخه ها برای فهرست کردن زیرمجموعه ها استفاده کنیم.

ـ هر شاخه را به شاخه های فرعی تقسیم کنیم و جزئیات آن را بنویسیم

نقشه ذهنی بهترین روش برای یادداشت برداری در جلسات طوفان فکری است. هرگاه در جلسه ای برای یافتن ایده های جدید شرکت می کنیم می توانیم از این روش برای ارتباط بین مشکلات و راه حل ها استفاده کنیم.

4. برای دریافت مسیرها، یادداشت برداری کنیم

به عقب برگردیم و از خود بپرسیم: چرا میخواهیم یادداشت برداری از جلسه را یاد بگیریم؟

ـ آیا برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات است؟

ـ یا از این یادداشت ها برای پیشرفت های بعدی استفاده می کنیم؟

هدف اصلی از نوشتن صورتجلسه یا یادداشت برداری از آن این است که بدانیم چه اقداماتی باید انجام دهیم و بدانیم آیا به نتیجه موردنظر از جلسه رسیده ایم یا خیر.

مطمئن شویم قبل از جمع بندی یادداشت ها، برنامه ها و تصمیمات اخذ شده را یادداشت کرده ایم. یادداشت های جلسه باید ما را به مسیر کاری دلخواهمان هدایت کنند.

5. جلسات خود را ضبط کنیم

اگر ما در طول یک هفته در جلسات زیادی شرکت می کنیم پس مدت زمان زیادی را در جلسات مختلف هستیم. در این مواقع ممکن است یادداشت برداری از این تعداد جلسه کار خسته کننده ای برای ما باشد. از طرفی به خاطر سپردن نکات مهم همه این جلسات نیز امکان پذیر نیست.

یک راه حل ساده برای این مسئله ضبط کردن جلسه است.

درمواقعی که تعداد زیادی جلسه داریم می توانیم این کار را انجام دهیم اما لازم است حتما مطمئن شویم که ضبط کردن جلسه از نظر مدیر یا برگزار کننده مانعی ندارد.

وقتی جلسه را ضبط می کنیم فرصت بیشتری برای پرسیدن سوالات خود و وارد شدن به گفتگوهای بیشتر داریم. اما با این حال نیاز است چند دقیقه ای را به بررسی جلسه ضبط شده اختصاص دهیم تا نکات اصلی را به زبان خودمان نیز بنویسیم.

سخن پایانی

یادداشت برداری از جلسات به نمایندگان فروش، مدیران ارشد یا برگزارکنندگان محدود نمی شود. به طور کلی این یک استراتژی موثر برای افزایش بهره وری و همکاری است. بنابراین در انواع مختلف جلسات برای دستیابی به اهداف جلسه، لازم است نکات مهم، برنامه ها، اقدامات و مسئولیت ها را ثبت کنیم و به دلایل، مسائل، چالش ها و نقاط عطف گفتگو توجه داشته باشیم. 

منبع:

https://fireflies.ai/