در جلسات آنلاین چه آداب و اصولی را رعایت کنیم؟

همانطور که همه میدانیم فرهنگ دورکاری مورد استقبال کارکنان و کارفرمایان قرار گرفته و این فرضیه که دورکاری تنها در دوران پاندمی مورد توجه است، فرضیه درستی نیست و از این به بعد فرهنگ دورکاری با مزایای بیشماری که برای کارفرمایان و کارکنان دارد به شکل یک روش کاری پرطرفدار مورد توجه خواهد بود.مزایای این روش به گونه ای است که به نظر می رسد کارهای آنلاین و دورکاری جای پای خود را تثبیت کرده اند.

چرا توجه به آداب و اصول جلسات آنلاین مهم است؟

از آنجایی که در این دورکاری ها، خانه و محل کار ما در حال یکی شدن هستند، مرزهای زندگی شخصی و حرفه ای ما نیز به هم نزدیک شده است. با افزایش دورکاری ها ما با بسیاری از شیوه های جدید کاری آشنا شده ایم و چیزهای زیادی وجود دارد که هنوز باید یاد بگیریم.

برای مثال، این احتمال وجود دارد که در حین یک جلسه کاری، یکی از اعضای خانواده با ما صحبت کند یا کاری داشته باشد که این ممکن است در ظاهر در تضاد با کار حرفه ای باشد. اما خوشبختانه با رعایت آداب جلسات آنلاین بسیاری از این مسائل را می توان به خوبی مدیریت کرد.

برگزاری جلسات با کیفیت تر کمک می نماید، بیان می کنیم.

برخی از آداب و اصولی که در جلسات آنلاین باید رعایت نمود:

1. تست تجهیزات و برنامه های آنلاین

هدف اصلی جلسات آنلاین این است که ما بتوانیم یکدیگر را به صورت مجازی ببینیم و بشنویم. اگر مشکلی در هر یک از این زمینه ها وجود داشته باشد، به هدف جلسه آنلاین لطمه وارد می شود. پس مطمئن شویم ابزارهایی که مورد استفاده قرار می گیرد، با اینترنت ما سازگار است.در تمام ابزارهای جلسه آنلاین مانند zoom ، skype، Jitsi و google meet می توانیم قبل از پیوستن به هر جلسه میکروفون و دوربین خود را آزمایش کنیم.

2. به طور پیش فرض بی صدا (میوت) باشیم

چه در جلسه ای بزرگ با تعداد زیادی شرکت کننده هستیم و چه در یک جلسه دو یا سه نفره، هنگام پیوستن به جلسه برای صدا و تصویر، گزینه هایی مانند بی صدا (میوت) را به طور پیش فرض فعال کنیم. این کار به ما فرصت می دهد تا محیط خود را بررسی کرده و در صورت تمایل صدا و تصویر خود را فعال نماییم.

.فقط در مواقع ضروری و وقتی که نوبت صحبت کردن ماست، صدای خود را فعال کنیم.

3. ابزار و نرم افزار مناسبی انتخاب کنیم

4. از تایپ کردن خودداری کنیم

هنگامی که کسی از اعضای جلسه در حال صحبت کردن است، تایپ کردن با صفحه کلید برای یادداشت برداری یا انجام کارهای دیگر جلوه خوبی ندارد. چون هم صدای تایپ می تواند آزاردهنده باشد و هم حواس ما از جلسه پرت می شود. حضور موثر در جلسه مستلزم این است که همه افراد با حضور ذهن و توجه کامل در گفتگوها شرکت نمایند. برخی از راه حل های مناسب برای این موضوع می تواند شامل  ضبط جلسات ، یادداشت برداری فیزیکی بر روی کاغذ ، استفاده از ابزارهای دیگری غیر از ابزاری که با آن در جلسه شرکت کرده ایم باشد.

5. از خوردن خوراکی اجتناب کنیم

سعی کنیم قبل از جلسه به خصوص جلسات طولانی یک میان وعده بخوریم چون هیچکس دوست ندارد ما را در حین یک بحث جدی مشغول خوردن چیزی ببیند. این کار نه تنها جلوه بدی دارد بلکه تمرکز سایر افراد جلسه را بهم می زند و مانع توجه ما به جلسه می شود چون باید مدام مراقب باشیم که خرده های خوراکی روی صفحه کلید نریزند.در صورت نیاز می توان در زمان های استراحت و یا با بستن موقت دوربین به این کار اقدام نمود.

6. از انجام همزمان چند کار خودداری کنیم

هر موقعیتی مناسب انجام همزمان چندین کار نیست. بسیار مهم است که بدانیم در کجا و چه موقع می توان همزمان چند کار را باهم انجام داد و چه موقع نمی توان این کار را کرد.از آنجایی که معمولا در جلسات لازم است افراد همه متمرکز و هوشیار باشند و بتوانند با بالاترین سطح کیفیت نسبت به ارائه پیشنهادات، ایده ها و نظرات خود اقدام نمایند،انجام چندین کار همزمان علاوه بر این که تمرکز ما را پایین می آورد می تواند باعث عدم تمرکز سایر شرکت کنندگان نیز گردد.

7. لباس مناسب بپوشیم

در دورکاری و کارکردن از منزل لازم نیست مانند وقتی که به محل کار می رفتیم، لباس بپوشیم، اما توجه داشته باشیم که در جلسات لباس ما متناسب با نقشی که در آن جلسه داریم باشد. در این مواقع نباید تفاوتی بین جلسات مجازی و حضوری قائل شد و همان لباسی که برای حضور در یک جلسه رسمی حضوری استفاده می نمودیم همان را نیز در جلسه مجازی مورد استفاده قرار دهیم. چون ظاهر ما روی افرادی که می خواهند با ما در ارتباط باشند تاثیر می گذارد و این تاثیر هم در جلسات حضوری و هم در جلسات مجازی به یک اندازه وجود خواهد داشت.

8. بک گراند(پس زمینه) مناسب داشته باشیم

همیشه مکانی را انتخاب کنیم که دارای یک پس زمینه رنگی ساده مانند دیوار باشد و نه جایی که چیزهای زیادی را پشت سر ما نمایش می دهد، برای مثال، فضای پشت سر تابلو یا نمای غیرمرتبطی نداشته باشد چون کسی که در حال صحبت با ماست نباید حواسش به بک گراند ما پرت شود و باید بتواند بر صورت و آنچه که می گوییم تمرکز کند. تا جای ممکن هم از لباس هایی با رنگ متضاد با پس زمینه استفاده کنیم.

هم چنین درصورت امکان میز و لپ تاپ خود را در جایی قرار دهیم که در ورودی اتاق رو به روی ما باشد نه رو به روی لپ تاپ، تا اگر در باز و بسته شد در تصویر دیده نشود.

9. چند دقیقه پیش از شروع جلسه آماده و حاضر شویم

کمی زودتر در جلسه حاضر شویم تا بتوانیم هرگونه مشکل در ابزار جلسه مانند تست صدا، تصویر و بک گراند را به موقع بررسی و برطرف کنیم. حتی می توانیم پیش از شروع جلسه، ارائه خود را بررسی کنیم تا اشکال یا خطایی وجود نداشته باشد. 

می توان از یک علامت قراردادی برای اعلام قطع صدا و تصویر بین اعضای تیم استفاده کرد.

10. حرکات بدنی خود را به حداقل برسانیم

از حرکت های سریع خودداری کنیم. ضبط حرکات ناگهانی و سریع برای وب کم ها دشوار است. به همین دلیل ممکن است حرکات سریع برای سایر افراد در جلسه تار به نظر برسد. پس بهتر است موقع نشستن زیاد حرکت نکنیم و از حرکات اضافی خودداری کنیم. به علاوه لازم است تماس چشمی خود را با دوربین حفظ کنیم و سعی کنیم بیشتر در جلسه مشارکت داشته باشیم.

11. سعی کنیم مستقیما به دوربین(لنز دوربین) نگاه کنیم

همانطور بررسی کردیم نکات ساده و کوچک اما مهمی وجود دارند که روی کیفیت جلسه، نتیجه و بازده آن بسیار تاثیر گذار هستند و ضروری است تمام اعضای جلسه صرف نظر از جایگاه و نقش خود به این نکات توجه کنند تا جلسات آنلاین به بهترین شکل برگزار شوند و خروجی موثری داشته باشند.

بدون شک نکات بیشتری درباره آداب و اصول جلسات مجازی وجود دارد که باید موردتوجه قرار گیرند، ادامه این نکات را در بخش دوم همین مقاله با عنوانآداب حضور در جلسات مجازی(بخش دوم)، بررسی خواهیم کرد.