مزایا و معایب روشن بودن دوربین در جلسات مجازی

در جلسات مجازی دوربین خاموش باشد یا روشن؟

کدام بهتر است؟

از آنجایی که همه گیری کرونا شرکت‌ها را در سراسر جهان مجبور کرد سریع به پلتفرم‌های جلسات مجازی مانند زوم، مایکروسافت و گوگل میتس روی بیاورند، چندین الگوی رفتاری برای جلسات ظاهر شد که وابسته به دوربین روشن یا خاموش در جلسات است.

همانطور که روشن کردن دوربین در جلسات آنلاین اغلب انرژی زیادی از ما می گیرد اما در عین حال به کاهش حس انزوا در دنیایی که از نظر اجتماعی تغییر کرده و سبک های کاری که به سمت دورکاری رفته، نیز کمک می کند.

و نباید از این موضوع که چگونه پلتفرم‌های جلسات مجازی به ما کمک کردند تا در زمانی که باید فاصله اجتماعی را حفظ می کردیم، با هم در ارتباط باشیم، غافل شویم.

 از آنجایی که برگزاری جلسات به صورت مجازی به تدریج تبدیل به یک هنجار شد، محققان مطالعاتی را در مورد عواملی که باعث خستگی ناشی از جلسات با دوربین روشن یا سایر جنبه‌های جلسات مجازی می‌شوند انجام دادند. اما تا زمانی که هاروارد بیزینس ریویو مطالعه ای برای درک آن انجام داد، اطلاعات کمی در مورد تأثیر دوربین در جلسات وجود داشت.

مطالعات این گروه نشان دادند در جلسات آنلاین بین روشن گذاشتن وب کم و احساس خستگی در افراد ارتباط وجود دارد نه تعداد ساعاتی که افراد در جلسه صرف کرده اند. درواقع مطالعات نشان میدهند روشن بودن دوربین ها در جلسات آنلاین منجر به زودتر خسته شدن شرکت کنندگان می شود، چیزی که بر نحوه تعامل و گفتگو اعضای جلسه تاثیرگذار است.

مطالعات بیشتر نشان دادند که این خستگی در کارمندان خانم و کارمندان جدید شایع تر است زیرا روشن بودن وب کم ها فشار ارائه در جلسه را برای آن ها بیشتر می کند. این مسئله به این دلیل است که وقتی افرد حس می کنند کسی در حال تماشای آن هاست روی بیان خود و اینکه چگونه در مقابل همکارهای خود دیده می شوند، حساس تر خواهند بود.

این در نهایت خسته کننده می شود و باعث می شود شرکت کنندگان کمتر ایده های خود را بیان کنند و کمتر در جلسات مشارکت کنند.  ازسوی دیگر، خاموش کردن دوربین در حین جلسات مجازی، افراد را از تمرکز بر روی خود آزاد می‌کند.

اما استفاده از دوربین مزایای متعددی نیز دارد، که در ادامه به آن ها می پردازیم.

مزایای استفاده از دوربین در جلسات مجازی

1. پاسخگو و متمرکز می شویم

وقتی در طول جلسه آنلاین دوربین های خود را روشن می گذاریم این باعث می شود نسبت به جلسه مسئولیت پذیرتر باشیم و تمرکز بیشتری بر جلسه داشته باشیم. و برعکس وقتی در یک جلسه دوربین خاموش باشد، ذهن ما به راحتی می تواند منحرف شود. به عبارتی می توانیم به کارهای غیرمرتبط مانند پیام دادن به دوستان خود یا تماشای ویدیوها در شبکه های اجتماعی مشغول شویم.

به این صورت وقتی همزمان به چندکار مشغول هستیم نمی توانیم موثر و کارآمد باشیم و این نوعی بی احترامی به فرد ارائه دهنده در جلسه است. در مقابل، وقتی دوربین ما روشن است، همه می توانند ما را ببینند و ما راحت تر می توانیم خود را با روند جلسه هماهنگ نگه داریم.

2. سطوح تعامل را افزایش می دهد

استفاده از پیام رسان ها برای ارتباط مانند اس ام اس، ایمیل‌ها و گروه‌های واتساپ یا تلگرام مملو از فرصت‌هایی برای تفسیر نادرست هستند. این قضیه به ویژه زمانی درست تر است که همکاران به جای متن از اختصارات یا ایموجی های بیشتری استفاده کنند.

 این نحوه تعامل می تواند به طور قابل توجهی نتیجه گیری از موضوع را تغییر دهد و کل گفتگو را از مسیر اصلی خود خارج کند. با این حال، اگر جلسه ای برای بحث در مورد چنین موضوعاتی برگزار کنیم و اعضای تیم خود را تشویق کنیم که دوربین های خود را روشن کنند، ارتباطات و تعامل آن ها را تقویت می کنیم و مکالمات واقعی را هدایت می کنیم. 

خاموش بودن دوربین در طول جلسات، می تواند باعث سوءتفاهم شود زیرا طرف مقابل نمی تواند زبان بدن یا حالت صورت فرد گوینده را ببیند. بنابراین روشن گذاشتن دوربین بهترین راه برای ایجاد اعتماد، اطمینان و انجام کار جمعی است.

3. امکان افزودن تصاویر فراهم می شود

تصور کنیم در یک جلسه طوفان فکری هستیم. در این نوع جلسات گاهی هر شرکت کننده باید برخی از موارد فیزیکی را به عنوان نقطه مرجع به تیم نشان بدهد. در این حالت می تواند آن را مقابل دوربین برای اعضای جلسه به نمایش بگذارد که گاهی بسیار موثرتر از به اشتراک گذاری عکس آن است.

بنابراین روشن کردن دوربین این امکان را به ما می دهد تا با اعضای تیم در تعامل بیشتری باشیم و تصویر نمایشی بهتری ارائه دهیم، چیزی که قطعا تاثیرگذارتر و ماندگار تر است.

به ویژه در تیم های دورکار که اعضای تیم از خانه های خود کار می کنند، روشن کردن دوربین کمک می کند تا تعامل اجتماعی افراد بیشتر شود و همکاران به شناخت بیشتری از هم برسند.

4. حس انزوا را به حداق می رساند

 انسان ها موجودات اجتماعی هستند و زمانی که برای مدت طولانی به صورت دور کاری از خانه های خود کار می کنند و در محیط کار کنار همکاران خود نیستند، می توانند احساس انزوا کنند.  این امر به ویژه در زمانی که تقریباً هیچ مسافرتی و انجام مأموریتی وجود نداشت، بیشتر صادق بود.

 استفاده از دوربین در طول جلسات مجازی در مقایسه با راه های ارتباطی دیگر، نزدیک ترین محیط را به تجربه حضوری ایجاد میکند. دیدن چهره افراد باعث آشنایی بیشتر و کاهش حس انزوا می شود.

5. انگیزه برای پوشیدن لباس مناسب

اگرچه کار کردن با لباس های راحت خانه، تجربه خوشایندی است، می تواند در دراز مدت بر بهره وری ما تاثیر منفی بگذارد. زیرا در ناخودآگاه ما لباس راحتی با تماشای فیلم و آرامش همراه است.

زمانی که وب کم خود را روشن می کنیم، یک قانون ناگفته وجود دارد که باید جلوی دوربین لباس رسمی بپوشیم و با ظاهری مناسب دیده شویم.  بنابراین، وقتی طوری لباس می پوشیم که انگار قرار است سر کار باشیم، ذهن ما در چارچوب درستی قرار می گیرد و بهره وری بیشتری دارد. در نتیجه، تشخیص زمان شخصی و زمان کار نیز آسان تر می شود.

 

روشن یا خاموش کردن دوربین در جلسات مجازی: ایجاد تعادل بین این دو

مزایایی که تا اینجای مقاله برای استفاده از دوربین در جلسات مجازی مطرح کردیم بر یک موضوع تاکید دارند: از اهمیت جلسات ویدیویی غافل نشویم.

اما ممکن است این سوال برای شما نیز پیش بیاید که با وجود مزایای زیادی که روشن گذاشتن دوربین در طول جلسات آنلاین دارد، چرا هنوز بسیاری از افراد از روشن کردن دوربین و نشان دادن چهره خود اجتناب می کنند؟ هم چنین سوالاتی مانند "آیا می توانم از ابخواهم دوربین خود را در طول جلسات آنلاین روشن کنند؟" یا "چگونه می توانم کارمندان خود را تشویق کنم تا در طول جلسات دوربین های خود را روشن کنند؟" مطرح است.

در ادامه به نحوه رسیدگی به این مسائل و ایجاد محیط کاری تعاملی و سازنده می پردازیم.

برای آن ها مزایای استفاده از دوربین را توضیح دهیم

درباره مزایای استفاده از دوربین برای کارمندان خود صحبت کنیم. به آن ها توضیح دهیم که روشن گذاشتن دوربین ها در طول جلسه مزایای زیادی دارد. اما آن را به یک دستور تبدیل نکنیم.

در عوض به آن ها این اختیار را بدهیم تا خودشان انتخاب کنند که ترجیح می دهند با دوربین روشن در جلسه شرکت کنند یا دوربین خاموش. هم چنین علت اینکه نمی خواهند در مقابل دوربین قرار بگیرند را درک کنیم و برایش راه حل ارائه دهیم. به طور کلی بهتر است به آن ها حس قدرت و راحتی بدهیم.

انتظارات را به درستی تعیین کنیم

قبل از جلسه ایمیلی برای شرکت کنندگان ارسال کنیم و برای آن ها توضیح دهیم در طول جلسه چه انتظاراتی از آن ها داریم. اگر می خواهیم وب کم خود را روشن کنند حتما به طور شفاف به آن اشاره کنیم.

اگر می خواهیم تنظیمات ویدیویی حرفه ای داشته باشیم می توانیم بیشتر درباره آن توضیح دهیم، یا جزئیات دیگری مانند بی صدا کردن تلفن های همراه، انتخاب پس زمینه مجازی مشخصی و خاموش کردن نوتیفیکیشن های سیستم را توضیح دهیم. وقتی قبل از جلسه انتظارات خود را مشخص می کنیم احتمال احساس ناخوشایند در شرکت کنندگان را کاهش می دهیم.

برای یخ شکن ها وقت بگذاریم

دورکاری آن وقفه های کاری کوتاه را که افراد در محل کار برای استراحت باهم می گذراندند، گرفته است. گفتگوهای کوتاهی که افراد در زمان استراحت میان وعده باهم داشتند به شناخت آن ها از یکدیگر و درنتیجه ایجاد ارتباط و اعتماد بین آن ها کمک می کرد. چیزی که تاثیر زیادی بر بهره وری کارمندان دارد.

با این حال، در جلسات آنلاین هم می توانیم یک زمانی برای این گفتگوها ایجاد کنیم. برای مثال، می توانیم جلسات دوستانه برای گفتگو اعضای تیم تشکیل دهیم و در این جلسات از بازی های یخ شکن برای ایجاد دوستی و اعتماد بین افراد استفاده کنیم.

مقاله پیشنهادی : 12 یخ شکن مجازی برای جلسات آنلاین

خاموش کردن نمای خود

بسیاری از ابزارهای برگزاری جلسات ویدیویی این امکان را دارند که نمایی دوربین خود را غیرفعال کنیم به این معنی که افراد درعین حال که دوربین خود را روشن کرده اند قادر به تماشای خود نباشند. این گزینه برای کسانی که معتقدند در طول جلسات ویدیویی به دلیل تماشای تصویر خود تمرکز کافی ندارند، مناسب است.

سخن پایانی

روشن گذاشتن دوربین در طول جلسات به توجه بیشتر افراد کمک می کند اما لازم است به عنوان میزبان جلسه یا کسی که مدیریت جلسه را بر عهده دارد قوانینی برای استفاده از دوربین در جلسات خود تعیین کنیم شرایط برای همه افراد مناسب باشد.

هم چنین لازم است مدیران و شرکت کنندگان در جلسه درباره اینکه در کدام جلسه نیاز است دوربین ها روشن باشند و در کدام جلسه به دوربین های روشن نیاز نیست توجه کنند.

منبع: 

https://fireflies.ai/