اصول برگزاری جلسات، شرکت در نظرسنجی زمان جلسه

اهمیت برگزاری جلسات با کیفیت، نقشی که در پیشرفت اهداف و مدیریت کارها دارند و خسارت های که جلسات غیراستاندارد و ناکارآمد به منابع مالی شرکت ها و زمان مدیران و کارمندان وارد می کنند، همه تاکید بر این دارد که آشنایی با اصول برگزاری جلسات و رعایت این اصول موضوع مهمی است که باید بیشتر مورد توجه مدیران قرار بگیرد.

به همین خاطر ما سوالی را مطرح کرده ایم و در یک سری رشته مقاله به آن پاسخ می دهیم.

اگر بخواهیم جلسات ما نتیجه و بازده مناسبی داشته باشند و به بهبود عملکرد کارکنان و دستیابی به اهداف تیم کمک کنند، چگونه آن ها را برگزار کنیم؟

اگر ما برگزار کننده جلسه ای هستیم یا به عبارتی مدیریت یک جلسه برعهده ماست قبل از هر چیز می دانیم که برای برگزاری جلسات موثر و دستیابی به اهداف جلسه باید بستری برای مشارکت اعضای جلسه فراهم کنیم.

همانطور که در مقاله قبلی صحبت کردیم، اولین قدم برای ایجاد این بستر، مشورت کردن با افراد در خصوص زمان برگزاری جلسه است. برای اینکه افراد بیشتری در جلسه حاضر شوند، برای اینکه افراد نسبت به جلسه و اهداف آن حس تعهد بیشتری داشته باشند، برای اینکه اعضا جلسه بهتر بتوانند در جلسه مشارکت کنند و نظرات خود را بیان کنند، لازم است قبل از جلسه نظر آن ها را درباره زمان برگزاری جلسه جویا شویم و از آن ها نظرسنجی کنیم.

مقاله پیشنهادی: اصول برگزاری جلسه،نظرسنجی زمان جلسه

اگرچه نظرسنجی در خصوص زمان جلسه و هماهنگ کردن تک تک افراد می تواند موانع و چالش های خودش را داشته باشد، به دلیل اهمیت و تاثیری که بر کیفیت جلسات ما دارد قابل صرف نظر نیست و به همین خاطر ما به جای اینکه صورت مسئله را پاک کنیم و به تنهایی و بدون مشورت با اعضا، زمان جلسه را انتخاب کنیم، به دنبال راه حل گشتیم و اپلیکیشن تایم یاب (نرم افزار نظرسنجی جلسه) را ارائه کردیم تا به کمک آن بتوانیم نظر افراد را درباره زمان جلسه بپرسیم و نظرسنجی زمان جلسه و هماهنگی شرکت کنندگان را به راحتی انجام دهیم.

نظرسنجی زمان جلسه و چالش های آن

دعوت افراد به نظرسنجی

اگر ما برگزار کننده یا مسئول دعوت افراد به جلسه و هماهنگی های آن هستیم، نیازی نیست خودمان نظرسنجی را برای تک تک افراد ارسال کنیم چون تایم یاب این کار را برای ما انجام می دهد. ما لیست ایمیل افراد مدنظر را به تایم یاب می دهیم و او لینک نظرسنجی را به ایمیل آن ها ارسال می کند و از آن ها دعوت می نماید تا در نظرسنجی زمان جلسه شرکت کنند.

هم چنین اگر آدرس ایمیل افراد را نداریم، تایم یاب لینک نظرسنجی را در اختیار ما می گذارد تا آن را برای افراد مدنظر خود در گروه ها و شبکه های اجتماعی به اشتراک بگذاریم.

به این ترتیب دعوت به نظرسنجی زمان جلسه بسیار آسان و با چند کلیک انجام می شود.

میزان مشارکت در نظرسنجی

چالشی که ممکن است با آن رو به رو شویم این است که همه افراد مدنظر که لینک نظرسنجی زمان جلسه را دریافت کرده اند، در نظرسنجی شرکت نکنند. یا ممکن است خیلی دیر به این کار اقدام کنند.

آیا تا به حال این تجربه را داشته اید که از گروهی از افراد درخواست کنید تا به سوالی پاسخ دهند یا در یک نظرسنجی شرکت کنند؟ معمولا چقدر زمان می برد تا همه افراد مدنظر پاسخ خود را ثبت کنند؟ آیا همگی در همان ابتدا یا به موقع در نظرسنجی شرکت می کنند؟

یا خود ما وقتی با یک سوال یا نظرسنجی رو به رو می شویم چقدر زمان می برد تا برای پاسخ دادن به آن اقدام کنیم؟

اگر شما تجربه مشابهی داشته باشید می دانید که درصدی از افراد در همان ابتدا نظر خود را اعلام می کنند، درصدی نیز ممکن است مدت زمانی طول بکشد تا نظر خود را بیان کنند و گاهی حتی نیاز است چند بار پیگیری و یادآوری کنیم تا درنهایت همه افراد در نظرسنجی شرکت کنند.

خب همه ما ممکن است به دلیل مشغله کاری، فراموشی یا عادت موکول کردن کارها به آینده، به موقع به سوالات یا نظرسنجی هایی که به آن ها دعوت می شویم پاسخ ندهیم. همین موضوع می تواند بر کیفیت نظرسنجی تاثیرگذار باشد.

اما خوشبختانه تجربه نشان میدهد اگر این نظرسنجی ها مهلت زمان خاصی داشته باشند و آخرین مهلت پاسخ گویی برای آن ها مشخص شده باشد، ما به عنوان کسانی که به نظرسنجی دعوت شده ایم تا آخرین فرصت تعیین شده درنظرسنجی شرکت می کنیم و فرد برگزار کننده می داند که در نهایت چه زمانی تمام پاسخ ها را دریافت خواهد کرد.

از آنجایی که این موضوع بر سرعت، نظم و کیفیت برگزاری جلسات تاثیرگذار است، این امکان را در برنامه تایم یاب فراهم کرده ایم تا در صورت نیاز بتوانیم برای نظرسنجی هایی که تعریف می کنیم مهلت شرکت در نظرسنجی هم تنظیم کنیم. تا افراد بدانند برای ثبت نظرات خود و مشارکت در انتخاب زمان جلسه تا چه زمانی فرصت دارند. هم چنین ما به عنوان برگزار کننده جلسه بدانیم تا نهایت در چه زمانی نتایج نظرسنجی و نظرات افراد را دریافت خواهیم کرد و طبق آن برنامه ریزی جلسه را پیش ببریم.

تنظیم مهلت شرکت در نظرسنجی با استفاده از تایم یاب (Timeyab)

در اپلیکیشن تایم یاب (برنامه نظرسنجی زمان جلسه و ابزار هماهنگی افراد) بعد از اینکه اطلاعات جلسه مثل موضوع جلسه، مدت زمان و... را مشخص کردیم می توانیم تاریخی را به عنوان مهلت شرکت در نظرسنجی مشخص نماییم.

این کار به راحتی با علامت زدن یک گزینه و انتخاب تاریخ و ساعت آخرین مهلت پاسخ گویی، انجام می شود.

به این ترتیب ثبت نظرات افراد و جمع آوری آرای آن ها با نظم بیشتری انجام می شود و فرد برگزار کننده راحت تر می تواند برای تنظیم جلسه خود برنامه ریزی کند.

هم چنین هنگامی که مهلت شرکت در یک نظرسنجی به پایان برسد، افراد دیگر نمی توانند در نظرسنجی شرکت کنند یا نظرات خود را ویرایش نمایند.

تنظیم یادآور برای ثبت نظرات

هنگامی که برای شرکت در نظرسنجی زمان جلسه مهلت زمانی خاصی مشخص می کنیم، تایم یاب قابلیت دیگری نیز در اختیار ما قرار می دهد به این صورت که می توانیم برای شرکت در نظرسنجی یک یادآور تنظیم کنیم تا به شرکت کنندگان یادآوری کند در نظرسنجی جلسه شرکت کنند.

به این صورت در تنظیمات تایم یاب زمان مشخصی را قبل از پایان مهلت نظرسنجی مشخص می کنیم تا تایم یاب در آن زمان تعیین شده، برای افرادی که لینک نظرسنجی جلسه را دریافت کرده اند یک یادآور ارسال کند و شرکت در نظرسنجی جلسه را پیش از تمام شدن مهلت آن، به شرکت کنندگان یاداوری کند.

سخن پایانی

همانطور که مشارکت دادن افراد در انتخاب زمان جلسه و توجه به نظر و برنامه آن ها مهم است و بر کیفیت جلسه تاثیر می گذارد، نحوه برگزاری این نظرسنجی نیز حائز اهمیت است. اینکه نظرسنجی زمان جلسه به درستی، با نظم و با نتایج دقیق انجام شود، تعیین کننده این مشارکت است.

درواقع همین نکات ساده هستند که وقتی در کنار هم قرار می گیرند کیفیت جلسات را مشخص می کنند. شاید برگزاری یک جلسه ساده به نظر برسد اما باید طبق اصول و استانداردها برگزار شود چون توجه به تمام مراحل و جزئیات آن است که بازده و خروجی جلسه را تعیین می کند.

به همین دلیل در مقالات بعدی به سایر نکات و جزئیات برگزاری یک جلسه موفق خواهیم پرداخت.