نحوه مدیریت تیم ها در زمان دورکاری

 مدیریت از راه دور چیست؟

همانند مدیریت حضوری یک تیم، یک مدیر دور کار نیز باید بتواند ارتباطات، فناوری و گردش کاری موثری برای تیم ها و کارکنان دور کار خود تنظیم کند. در مدیریت تیم های دور کار، بسیاری از اصول هم چنان مشابه مدیریت تیم های حضوری است با این حال در مدیریت از راه دور به یک سری نکات ظریف برای خدمت، رهبری و مدیریت نیاز است.

یک مدیر در محل کار با چالش هایی رو به رو است که ممکن است همان چالش ها در مدیریت تیم های دورکار نیز وجود داشته باشد، اما به هرحال برخی از این چالش ها در دورکاری تشدید می شوند و گاهی چالش های جدیدی نیز به وجود می آیند.

چالش های رایج در مدیریت تیم های دورکار

در ابتدا مدیران باید عواملی که کار کردن از راه دور را به صورت ویژه ای سخت می کنند، بشناسند و درک کنند. در غیر این صورت حتی کارمندانی با عملکرد خوب نیز ممکن است در شروع مسیر دورکاری، به ویژه اگر بدون آمادگی و آموزش وارد این مسیر شده باشند، از نظر شغلی و مشارکت عملکرد خوبی نداشته باشند.

چگونه کار از راه دور بر سطح تعامل، عملکرد و ارتباط کارکنان با ماموریت و اهداف شرکت تاثیر می گذارد؟

چالش هایی که در ماهیت دور کاری وجود دارند:

ـ نبود نظارت حضوری

ـ عدم دسترسی به اطلاعات

ـ انزوای اجتماعی

ـ حواس پرتی های خانه

ـ مشکلات انفرادی کار کردن

چگونه مدیران تیم های دور کار خود را بهتر مدیریت کنند؟

همانطور که کار کردن از راه دور یا همان دور کاری می تواند چالش برانگیز باشد، کارهای ساده ای نیز وجود دارند که مدیران می توانند از طریق اجرای آن ها این سبک کاری و مدیریت تیم های دور کار را تسهیل کنند.

از طرفی ابزارهایی وجود دارند که به مدیریت پروژه و مدیریت تیم ها کمک می کنند و نقش آن ها در دوران دورکاری نیز بسیار پررنگ تر می شود.

1. برنامه ریزی برای ورود روزانه

این کار برای تیم هایی که دور کاری خود را تازه شروع کرده اند، امری کلیدی است. برای شروع روز کاری بهتر است یک برنامه مشخصی داشته باشیم تا شروع کار برای تیم رسمیت پیدا کند. اگر چه ممکن است استفاده از ایمیل، تلفن و پیامک کافی به نظر برسد ولی استفاده مکرر از کنفرانس های ویدیویی برای برقراری تعامل چهره به چهره که در دورکاری وجود ندارد، بسیار کمک کننده است.

به عنوان مثال می توانیم روز کاری خود را با یک جلسه کوتاه تصویری کنیم.

2. ارتباط بیشتر

فراتر از بررسی های ساده روزانه، برقراری ارتباط زیاد درمورد کارها، مسئولیت ها و نتایج مورد انتظار امری ضروری است. در محل کار، فقدان ارتباط می تواند یک چالش باشد اما وقتی که کارمندان از راه دور کار می کنند و بر وظایف و اهداف جدیدی متمرکز شده اند، این ارتباط بسیار مهم تر از قبل خواهد بود.

3. بهره مندی از تکنولوژی

در حال حاضر بسیاری از ما مسیر تحول دیجیتالی را طی کرده ایم یا در حال طی کردن آن هستیم، مسیری که ممکن است برای بسیاری از شرکت ها و سازمان ها ماه ها یا شاید سال ها طول بکشد.

ابزارهایی ماندد zoom، Google Hangouts و سایر ابزارها که به صورت روزانه از آن ها استفاده می کنیم امکان ارتباط بیشتر و تعامل کارکنان و اعضای تیم را فراهم می کنند.
شاید برخی از کارکنان در ابتدا خیلی با ابزارهای دیجیتالی احساس راحتی نکنند اما به مرور از مزایای آن بهره مند میشوند و تاثیر شگفت انگیز این ابزارها بر استراتژی های تعاملی و انجام کارها آشکار میشود.

ما در تیم اتود ابزارهای مختلفی برای مدیریت پروژه، ارتباطات تیم و انجام مراحل کارها طراحی کرده ایم که در مدیریت تیم های دورکار بسیار موثر هستند و نظارت بر کار کارمندان، هماهنگی و ارتباط بین اعضای تیم و طبقه بندی اسناد را فراهم می کنند.

یکی از این ابزارها برنامه تایم یاب است که برای هماهنگی و برنامه ریزی جلسات استفاده می شود. تایم یاب (timeyab) این امکان را فراهم می کند تا اعضای تیم زمان های پیشنهادی خود را برای شرکت در جلسه گروه با چند کلیک اعلام کنند. با تایم یاب انتخاب و هماهنگی زمان جلسه و ارسال دعوتنامه ها به راحتی انجام می شود.

یکی دیگر از ابزارهایی که در زمان دورکاری انجام کارها را تسهیل می کند برنامه پروژه است. با این برنامه مدیران می توانند پروژه های مختلف خود را تعریف کنند و برای هر پروژه کارها، مراحل مختلف انجام کارها و مسئول هرکاری را تعیین نمایند. به این ترتیب تمام کارهایی که اعضای تیم انجام میدهند در این برنامه ثبت شده و مدیران می توانند به راحتی بر وضعیت و پیشرفت انجام کارها نظارت کنند.
به طور کلی پلتفرم اتود (ETUDit) بستری فراهم می کند تا همه اعضای تیم در این بستر که به صورت یک محل کار دیجیتالی است باهم کار کنند. در این بستر یکپارچه اعضای تیم با هم به راحتی ارتباط برقرار می کنند، جلسه تشکیل می دهند، فایل های خود را به اشتراک می گذارند، گزارش کار خود را ثبت می کنند و مدیران نیز بر کار تمام تیم نظارت دارند.

برای نمونه می توانیم به خود تیم اتود اشاره کنیم که از زمان پاندمی همه اعضای تیم دورکار شده ایم. ما در اتود حدود دو سال است که از خانه های خود کار می کنیم و در این مدت نیز افرادی از شهرهای مختلف جذب تیم اتود شده اند که خوشبختانه با وجود این ابزارها بدون هیچ مشکلی در کنار هم کار می کنیم. تمام ارتباطات تیم، تبادل اطلاعات، گزارش ها، مراحل کارها و ذخیره تمام داده های مربوط به پروژه های اتود دراین پلتفرم انجام می شود. به این ترتیب همه ما در یک فضای مشترک تحت نظارت مدیران باهم کار می کنیم.





4. ایجاد قوانین مشارکتی

کار از راه دور زمانی کارآمدتر و رضایت بخش می شود که مدیران انتظارات خود را از روش ها، دفعات و زمان ایده آل ارتباطات به طور شفاف برای تیم خود مشخص کنند. برای مثال نحوه برگزاری جلسات روزانه و نحوه تماس در مواقع ضروری را مشخص کنند.  هم چنین لازم است بهترین زمان برای ارتباط کارمندان با مدیر خود نیز تعیین شود. به علاوه همکاران باید اطلاعات لازم را در صورت نیاز با هم به اشتراک بگذارند.
مدیران باید برای کارکنان خود درباره وظایف و نتایج مورد نظر ،انتظارات خود را به روشنی بیان کنند و برای اطمینان از همسویی تیم از آن ها بازخورد بگیرند. به سادگی تصور نکنیم که تیم خودش می داند کجا باید انرژی خود را متمرکز کند. تیم به شفاف سازی مسیر، مسئولیت ها و نتایج نیاز دارد.



5. تمرکز بر نتایج به جای فعالیت ها

بهتر است مدیران اهداف و نتایج مورد انتظار خود را به طور واضح مشخص کنند و سپس به کارکنان اجازه دهند تا آن ها خودشان یک برنامه اجرایی داشته باشند. به این صورت خلاقیت و مالکیت کارکنان نیز افزایش می یابد. البته برای این کار لازم است کارکنان آموزش و منابع مورد نیاز را داشته باشند. این کار از مدیریت ذره بینی موثرتر خواهد بود.



6. مشخص کردن هدف از نتایج موردنظر

در اینجا ما شش نکته قبلی را به هم پیوند می دهیم. همیشه تعریف چرایی کار، برای ارتباط عاطفی کارکنان با ماموریت سازمان، ضروری است. در یک میدان رقابتی جدید، با ابتکارات جدید، دشمنان جدید و عدم قطعیت و پیچیدگی زیاد، اطمینان از اینکه همه افراد از هدف کلی سازمان و نقش خود در دستیابی به موفقیت مطلع هستند، پایه و اساس عملکرد موفق در تیم های دورکار است.



7. تامین منابع

برای دستیابی به اهداف، باید آموزش و منابع لازم را برای تیم فراهم کنیم. بسیاری از تیم های راه دور اکنون به لپ تاپ های جدید، وای فای بهتر و فناوری های جدید مانند هدست و وب کم نیاز دارند. بنابراین باید بودجه را برای تامین این ابزارهای ضروری تنظیم کنیم.



8.تعاملات اجتماعی از راه دور

با اعضای تیم به صورت مجازی دور هم جمع شویم، مهمانی های پیتزا یا جلسات شناخت داشته باشیم و ساعات شادی ایجاد کنیم. تحقیقات نشان می دهد این جلسات دوستانه تاثیر مثبتی بر عملکرد تیم دارد. پس برای گفتگوها و فعالیت های غیرمرتبط با کار وقت بگذاریم و برنامه ریزی کنیم. البته نباید در این کار زیاده روی کرد.

9. انعطاف پذیری

محیط خانه هریک از اعضای تیم با هم متفاوت است. برخی همسر و فرزند دارند و برخی دیگر ندارند. برخی افراد دفترخصوصی دارند در حالی که برخی از همان اتاق خواب یا سالن پذیرایی خانه خود در جلسات شرکت می کنند. گاهی بعضی افراد درگیر چالش هایی در روابط خود هستند.
نکته اینجاست که یک مدیر باید شرایط منحصر به فرد هر کارمند را درک کند.



10. هدایت کردن و نظارت

بهترین مدیران بیش از "مدیریت"، راهنمایی و مربی گری می کنند. آن ها تفاوت های بین مدیریت و رهبری را می دانند و برای توسعه تیم خود تلاش می کنند. این کار گاهی به کمک های بیرونی، ابتکارات جدید و وقت گذاشتن نیاز دارد.



  چگونه به کارکنان دورکار انگیزه دهیم؟

به طور خلاصه، برخی از بهترین شیوه ها برای انگیزه دادن به کارکنان و تیم های دور کار عبارتند از:

ـ نتایج را بر ساعت های کاری اولویت بندی کنیم
ـ افراد را ملزم نکنیم تا ساعت کاری منظمی داشته باشند یا بگویند چه زمانی کار می کنند
ـ کار کردن در ساعات طولانی یا در آخر هفته را تشویق نکنیم
ـ کار تیمی را تشویق کنیم
ـ در صورت نیاز بابت کار خوب، تشکر کنیم




اجرای هریک از نکات بالا به زمان، توجه و ثبات نیاز دارند و باید به طور پیوسته در برنامه کار تیم قرار بگیرند. در این صورت تیم برای دستیابی به موفقیت ها و اهداف سازمان تجهیز  خواهد شد.



منبع: