چگونه در زمان دورکاری موفق تر عمل کنیم؟

 تنظیم برنامه کاری در زمان دورکاری

ایجاد یک برنامه متعادل دورکاری برای حفظ کیفیت کار و سلامت روان افراد ضروری است.

شما با احساس استراحت و آرامش از خواب بیدار می شوید، همانطور که مشغول آماده کردن صبحانه هستید به جلسه ای که در محل کار خود دارید نیز فکر می کنید. وقتی روز شروع به گرم شدن می کند شما استرس قبل از رفت و آمد را احساس می کنید و بعد ناگهان متوجه می شوید که...

من مجبور نیستم به محل کارم بروم، من می توانم بدون ترک کردن خانه کارم را انجام بدهم!

به دنیای کار از خانه خوش آمدید!

ممکن است همه ما به دلیل پاندمی یا تغییر سبک زندگی، در مقطعی کار کردن از خانه خود را تجربه کرده باشیم. انعطاف پذیری و آزادی که این سبک کاری به ما می دهد بی نظیر است.

امروزه بسیاری از افراد از خانه هایشان کار می کنند چون اکثر شرکت ها در حال تغییر به سمت فرهنگ دورکاری هستند. انتخاب آزادی در محل کار و ماندن در خانه در کنار عزیزانمان از جمله مزایای دورکای است. اما این همه ماجرا نیست. کار از راه دور مزایای دیگری نیز دارد:

مزایای دور کاری 

دفتر انتخابی شما: از خانه مادربزرگ یا سواحل هاوایی می توانیم کار کنیم. این به خود ما بستگی دارد، تا زمانی که یک لپ تاپ، اینترنت و یک فنجان قهوه (اختیاری) داریم می توانیم محل کار خود را در هر مکانی بسازیم.

رفت و آمد: دیگر مجبور نیستیم زمانی را در مسیر محل کار سپری کنیم و صدای بوق ماشین ها، ترافیک و یا شلوغی مترو را تحمل کنیم. درنتیجه در زمان خود صرفه جویی می کنیم و می توانیم از این زمان برای انجام کارهای مفیدتری استفاده کنیم.

هر زمانی که می خواهید کار کنید: کار از راه دور این امکان را به ما می دهد تا ساعات کاری خود را انتخاب کنیم. در اینجا نکته اصلی ایجاد یک برنامه کاری واقع بینانه است تا همه چیز را طبق مسیر درست آن پیش ببریم.

غذای سالم و خوشمزه بخورید: اکثر افراد از تغذیه سالم بدن خود غافل می شوند. وقتی که از خانه کار می کنیم می توانیم با یک برنامه کاری متعادل برای غذای خود نیز زمان بگذاریم و غذای سالم بپزیم.

بهره وری افزایش می یابد: یکی از مزایای دورکاری البته به شرطی که به درستی مدیریت شود، بهره وری بالاست. حتی مطالعات نیز این را ثابت کرده اند که در دورکاری بهره وری افراد افزایش می یابد. چون قاعدتا اگر در حین انجام یک کار تمرکز بیشتری داشته باشیم زمان کمتری برای آن صرف خواهیم کرد.

کمک به حفظ محیط زیست: یک مطالعه نشان می دهد که اگر افراد کار کردن از خانه خود را انتخاب کنند حدود 54 میلیون تن گاز گلخانه ای کاهش می یابد. این بدان معناست که در کنار مزایای افزایش بهره وری، انعطاف پذیری و سلامتی، می توانیم سهم خود را در کاهش آلودگی نیز انجام دهیم.

به هر حال کار از راه دور یک سبک کاری تمام عیار نیست. درواقع، دور کاری بسیار عالی است... تا وقتی که گربه شما تصمیم می گیرد روی لپ تاپ شما بپرد. یا بچه های شما تصمیم می گیرند در خانه بتمن بازی کنند و افراد بد را دنبال کنند. پس دور کاری هم چالش های خاص خودش را دارد.

چالش های دورکاری

حواس پرتی: وقتی کسی هنگام کار کردن بر ما نظارت نمی کند، امکان اینکه تمرکز ما از کار خود منحرف شود بیشتر است. به عبارتی، هنگامی که از خانه خود مشغول به کار هستیم ممکن است مدام تمایل داشته باشیم لپ تاپ خود را خاموش کنیم و به تماشای برنامه مورد علاقه خود بنشینیم. نکته کلیدی برای مقاله با این موضوع این است که یاد بگیریم چگونه برنامه روزانه خود را از خانه برنامه ریزی کنیم.

ارتباطات: چالش برانگیزترین بخش کار از راه دور این است که با همکاران خود ارتباط خود را حفظ کنیم. در اینجا تکنولوژی نقش مهی را ایفا می کند چون به ما این امکان را می دهد تا با هم تیمی های خود در ارتباط باشیم.

تعادل کار و زندگی: وقتی محل کار به خانه ما منتقل می شود، ممکن است تعادل کار و زندگی ما بهم بخورد. هم چنین به تعویق انداختن کارها یکی دیگر از مشکلاتی است که ممکن است با آن رو به رو شویم. راه حل این مسئله مشخص کردن کارهای شخصی و کاری و مرزبندی دقیق بین زمان کار و زندگی شخصی است.

اگر در هنگام کار از خانه یک برنامه کاری دقیق نداشته باشیم همه چیز می تواند به سرعت بهم بریزد. یک برنامه دقیق به ما کمک می کند تا روی مهم ترین کارهای هر روز متمرکز بمانیم. هم چنین به ما درباره کارهایی که در اولویت هستند شفافیت ذهنی می دهد.

11 نکته برای ایجاد یک برنامه کاری دقیق در زمان دورکاری

1. ساعات صبح را از دست ندهید

شاید برای برخی از افراد سخت به نظر برسد اما صبح زود بیدار شدن می تواند زمان بیشتری برای پیشرفت کارها در طول روز فراهم کند. به علاوه، ساعات اولیه روز انرژی و طراوت بیشتری داریم. اگر زمانی که باید حضوری کار می کردیم را به یاد بیاوریم خواهیم دید که برای اینکه به موقع به محل کار خود برسیم زودتر از خواب بیدار می شدیم. حالا در خانه های خود نیز می توانیم برای پیشبرد کارها صبح ها زودتر بیدار شویم.

البته این خطر وجود دارد که وقتی می خواهیم از پتوی گرم خود به صندلی کار منتقل شویم، راحتی و سستی اولیه انگیزه ما را برای انجام کارها از بین ببرد.

یکی از راه های ایجاد یک برنامه کاری موثر رسیدگی به مهم ترین وظایف در لیست کارهای روزانه است. درواقع بهتر است روز خود را با انجام یک پروژه مهم شروع کنیم.

2. قبل از کار برای روز خود برنامه ریزی کنیم

 اگر به شما بگویم در یک مسابقه بدون خط پایان بدوید، چه کار می کنید؟

شاید بگویید آیا عقل و هدف مرا زیر سوال میبرید؟ اما این کاری است که خیلی از افراد انجام میدهند. آن ها به جای اینکه ابتدا برنامه ریزی کنند به سراغ لپ تاپ خود می روند تا همه چیز را انجام دهند.
برای استفاده حداکثری از روز خود، باید ابتدا برای آن یک ساختار تعریف کنیم. ابتدا یک برنامه ریز یا اپلیکیشن برنامه ریزی انتخاب کنیم و در آن اهداف روزانه خود را وارد کنیم. سپس ساعت و مدت زمان انجام هر کدام را مشخص کنیم. هم چنین می توانیم از یادآور نیز برای یاداوری کارهای مهم استفاده کنیم. باید به یاد داشته باشیم که هنگام کار از خانه ما مدیر شخصی خود هستیم و باید به مسئولیت های خود رسیدگی کنیم.

3. از قانون پارکینسون کمک بگیریم

قانون پارکینسون بیان می کند که "کار تا پر کردن زمان لازم برای تکمیل آن گسترش می یابد."

به طور خلاصه، هر چه بیشتر برای انجام کاری تعلل کنیم، زمان بیشتری برای تکمیل آن صرف می شود. اگر 24 ساعت به خود فرصت دهیم تا یک کار 2 ساعته را انجام دهیم، کار استرس زا و پیچیده می شود.
این بدان معنا نیست که ساعات اضافی که داریم می توانند روی کیفیت کار تاثیر مثبت بگذارند. در عوض فقط باعث استرس و تنش غیرضروری می شوند.
حتما همه ما این تجربه را داریم که یک پروژه را در ساعات پایانی مهلت تحویل آن تکمیل کرده باشیم.

پس مهلت مقرر انجام کارهای خود را کوتاه تر کنیم تا از حواس پرتی ها و عدم تمرکز خود بکاهیم. کاهش تعداد ساعاتی که برای انجام یک کار در نظر می گیریم ما را از تعویق کارها نجات می دهد. نکته مهم این است که به کاهش (یا گسترش) مهلت انجام کارها ادامه دهیم تا مدت زمان مناسب خود را پیدا کنیم.



4. نسبت به مهلت مقرر کارها واقع بین باشیم

برای کارهای خود مهلت های غیرعملی تعیین نکنیم. برای مثال ما نمی توانیم کار 7 ساعته را در 2 ساعت به صورت فشرده انجام دهیم. در نهایت باید کیفیت کار و آرامش ذهن خود را نیز درنظر بگیرم وگرنه دچار فرسودگی در کار می شویم.
بنابراین هنگام تعیین اهداف و تاریخ های سررسید، واقع بین باشیم. هیچ قانون دقیقی برای تعیین زمان تکمیل شدن یک کار وجود ندارد و این زمان بیشتر به خود فرد و پیچیدگی کار بستگی دارد. پس بهتر است قبل از شروع کار ببینیم آیا زمان انجام آن کار قابل اجرا هست یا خیر. اگر نیست پس برنامه خود را متناسب با زمان مورد نیاز تنظیم کنیم.



5. کار را با اصل Pareto ارزیابی کنیم

پارتو یک اقتصاددان مشهور ایتالیایی بود که قانون 80/20 را مطرح کرد.

«تقریباً 80 درصد خروجی توسط 20 درصد ورودی به دست می آید.»

اصل پارتو به دلیل انعطاف پذیری که دارد به طور گسترده ای قابل اجرا است. هم چنین در زندگی شخصی و حرفه ای به طور مشابه کاربرد دارد. اما چگونه می تواینم این اصل را هنگام برنامه ریزی در زمان دورکاری اعمال کنیم؟

ـ یک قلم و کاغذ برداریم و پنج هدف برای روز خود بنویسیم
ـ سپس از خود بپرسیم کدام یک از اهداف اولیه بیشترین تاثیر را بر پیشرفت کار دارند؟
ـ وظایف و کارها را اولویت بندی کنیم و آن ها را به ترتیب تکمیل کنیم
ـ  اگر یک کارآفرین هستیم بر کارهایی که کسب و کار ما را به حرکت درمی آورند تمرکز کنیم و بقیه کارها را به کارمندان خود بسپاریم

پس از اعمال اصل پارتو متوجه خواهیم شد چقدر زمان صرف کارهای غیرضروری کرده ایم. اما حالا ابتدا وظایف حیاتی را انجام می دهیم.



6. شبکه های اجتماعی دشمن کار هستند

خب شاید بهتر است بگوییم دشمن نیستند اما یک حواس پرتی جذاب هستند. رسانه های اجتماعی یک سیاهچاله مجازی هستند که اگر آگاه نباشیم ساعت ها ما را در حال زل زدن به صفحه گوشی نگه می دارند.
ممکن است همه ما این تجربه را داشته باشیم، زمانی که پروژه چالش برانگیز می شود تلفن همراه خود را برمی داریم و شروع به چک کردن شبکه اجتماعی خود می کنیم.
این چک کردن های لحظه ای ضربه بدی به تمرکز ما می زند. چون به جای داشتن ذهنی آرام حالا حتی کمتر از قبل تمرکز داریم. نتیجه این  است که بهره وری ما کاهش می یابد.


برای مقابله با این چالش باید چند قانون برای خود درنظر بگیریم:

ـ عدم استفاده از شبکه های اجتماعی در زمان کار یا استراحت
ـ میانبرهای رسانه های اجتماعی را از مرورگر خود حذف کنیم
ـ اعلان های شبکه های اجتماعی خود را خاموش کنیم یا گوشی را در حالت بی صدا قرار دهیم

البته اگر فردی هستیم که کار ما با رسانه های اجتماعی است، می توانیم این مراحل را مطابق با آن تغییر دهیم. اگر پروفایل رسانه اجتماعی یک شرکت را مدیریت می کنیم، مطمئن شویم که به آن حساب کاربری پایبند هستیم و به حساب خود منتقل نمی شویم.



7. کار کردن در ساعات اوج بهره وری

بدون شک مغز ما نمی تواند به مدت 24 ساعت عملکرد یکسانی داشته باشد. حتی علم می گوید کار کردن در ساعات طولانی به معنای بهره وری بالا نیست. پس وقتی زمان تحویل کار ما روز بعدی است چگونه این مسئله را مدیریت کنیم؟
پاسخ این است، ساعات اوج بهره وری خود را شناسایی کنیم. مشخص کنیم در چه ساعاتی از روز بیشترین بازده را داریم. سپس برنامه کاری خود را مطابق با آن ساعت ها تنظیم کنیم. به این صورت که چالش برانگیزترین بخش کار خود را در این ساعات انجام دهیم و کارهای آسان تر را برای ساعت های دیگر بگذاریم.

به خاطر داشته باشیم که همه افراد دارای ساعات کاری یکسان نیستند. به عنوان مثال، ممکن است در ما ساعات بعدازظهر بیشترین بازدهی را داشته باشیم در حالی که دوستان ما صبح زود را ترجیح بدهند. نکته اصلی این است که هیچ قاعده ای برای همه وجود ندارد. ما باید الگوهای کاری خود را رعایت کنیم و روال کار خود را مطابق با آن تنظیم کنیم.



8. به طور مکرر استراحت های کوتاه داشته باشیم

همانطور که قبلا گفتیم، پس از تکمیل هرکاری به خود پاداش دهیم، این کار برای خرد کردن ساعات طولانی کار به ساعات کوتاه تر با بازده بیشتر ضروری است. چون به هرحال کار طولانی تر بازده ما را بیشتر نمی کند.

بنابراین ما در زمان کار نیاز به استراحت داریم. در اینجا نحوه ایجاد یک برنامه موثر برای استراحت را توضیح می دهیم :


استراحت کوتاه: استراحت های کوتاه 5 دقیقه ای هستند. هدف این است که به ذهن خود استراحت بدهیم و خستگی ذهنی خود را برطرف کنیم. به عنوان یک قاعده بهتر است پس از هر 30 دقیقه کار، یک استراحت کوتاه داشته باشیم.

استراحت طولانی: استراحت های طولانی به کل بدن ما انرژی می هند. این استراحت می تواند بین 15 تا 20 دقیقه باشدکه بعد از هر 1.5 ساعت کار می توانیم یک استراحت طولانی داشته باشیم. در این زمان می توانیم از روی صندلی خود بلند شویم، به بدن خود کشش بدهیم، کمی در اتاق ها قدم بزنیم، چشمان خود را ببندیم و یا میان وعده ای بخوریم.



9. با همکاران خود در ارتباط باشیم

فرهنگ دورکاری گاهی می تواند باعث ایجاد حس تنهایی در کارمندان شود به خصوص برای کسانی که مجرد هستند یا تنها در خانه زندگی می کنند. از طرفی تعامل نداشتن یا تعامل اندک با دوستان سرکار می تواند باعث حس انزوا شود. به همین خاطر بهتر است ارتباط خود را با همکاران حفظ کنیم.
می توانیم با همکاران خود با تماس ویدیویی یا صوتی در ارتباط باشیم. صحبت کردن با دیگران بسیار مهم است چون ما موجوداتی اجتماعی هستیم نه یک ماشین! پس با همکاران خود صحبت کنیم و سعی کنیم علاوه بر کار درباره فیلم ها، رویدادها، کتاب ها و یا تجربیات زندگی خود نیز صحبت کنیم. به طور خلاصه همانطور که با یک دوست گفتگو می کنیم با همکاران خود نیز گفتگو داشته باشیم.

در دورکاری باید انسانیت در اولویت باشد. زمانی از مشغله های روزانه خود را برای صحبت کردن با همکاران قرار دهیم. به تدریج متوجه می شویم که همه ما در یک مسیر هستیم و چالش های خود را داریم.



10. جلسات را هوشمندانه برنامه ریزی کنیم

ساعات ابتدای صبح بهتر است زمان شخصی ما باشد، برای روز خود برنامه ریزی کنیم و لیست کارها را تنظیم نماییم. صبح زود قبل از هرکاری پیوستن به یک جلسه ایده خوبی نیست. به طور خلاصه قبل از اینکه با دیگران کار کنیم، با خودمان کار کنیم.
درواقع بهتر است جلسات و تماس ها را برای نیمه دوم روز قرار دهیم چون ممکن است مدت زمان زیادی از ما بگیرند که این برای بهره وری ما خوب نیست.

11. با خانواده خود ارتباط برقرار کنیم

کار کردن از خانه به این معناست که احتمالا افرادی در کنار ما خواهند بود. خانواده ما، هم اتاقی، همسر، فرزندان یا والدین. با آن ها ارتباط برقرار کنیم و درباره ساعات کاری خود به آن ها توضیح دهیم.

به آن ها بگوییم که در حین کار  به فضایی آرام نیاز داریم و از آن ها بخواهیم در ساعات کاری با ما همکاری کنند. به یاد داشته باشیم وقتی از خانه کار می کنیم در دفتری هستیم که در خانه ما ساخته شده است.

روز خود را برای موفقیت طراحی کنیم

کار از خانه فواید زیادی به همراه دارد. در کنار نداشتن رفت و آمدهای پر استرس، ساعات کاری منعطف و بهره وری بالایی نیز به ما می دهد. اما برای لذت بردن از همه مزیت های دور کاری، باید یک برنامه مناسب برای کار خود ایجاد کنیم که کارآمد باشد و اگر نکته ها و توصیه های بالا را در نظر بگیریم این برنامه ریزی کار دشواری نخواهد بود.

به خاطر داشته باشیم که یک برنامه کاری کامل وجود ندارد. هدف این است آنچه را که برای ما بهترین نتیجه را می دهد به طور هوشمندانه به کار ببریم.

منبع: