نحوه برنامه ریزی منابع انسانی موثر
رقابت بین استعدادها همیشه وجود دارد و در حال رشد است. هنگامی که نیاز به استعدادهای برتر ضروری است هیچ سازمانی نمی تواند با کمبود نیروی انسانی کنار بیاید. امروزه کارمندان با داشتن حق انتخاب "بله" یا "نه" گفتن به یک شغل خاص، قدرت بیشتری دارند و در استراتژی رشد شرکت بسیار تاثیر گذارند. تعداد مشاغل زیاد است اما استعدادهای مناسب برای استخدام محدود است.
بنابراین چالش بزرگتر، پیدا کردن افراد مناسب و با استعدادی است که می توانند در دستیابی به اهداف تجاری ما کمک کنند. یک سیاست درست و برنامه ریزی موثر منابع انسانی، پیش بینی و توسعه نیروی کار رقابتی را تضمین می کند. نیروی کاری که نیازهای فعلی کسب و کار را تامین کرده و در عین حال آن را برای آینده آماده می سازد.
برنامه ریزی منابع انسانی چیست؟
برنامه ریزی منابع انسانی فرایند ارزیابی نیازهای یک شرکت درمورد نیروی انسانی و برنامه ریزی برای دستیابی به انتخاب و چیدمان بهینه کارکنان است.درواقع، هدف، داشتن کارکنان مناسب و واجد شرایط برای هر شغل و جلوگیری از کمبود و مازاد کارکنان است. مفهوم زیربنایی اقتصادی مفهوم تقاضا و عرضه است که می تواند بر منابع انسانی نیز اعمال شود.
فرایند برنامه ریزی منابع انسانی چه مراحلی دارد؟
ما نمی توانیم استراتژی کسب و کار خود را بدون سرمایه انسانی مناسب برای کار موردنظر ارائه دهیم. به همین دلیل لازم است پس از آنکه دلایل خود را برای داشتن برنامه ریزی موثر منابع انسانی داشتیم، یک فرایند برنامه ریزی ایجاد کنیم که به عنوان نقشه راهی برای ارزشمندتر کردن استراتژی و پیش بینی ما عمل می کند.
چون هیچ استراتژی یکسانی برای همه وجود ندارد، می توانیم فرایند استراتژیک خود را سفارشی کرده و بسازیم تا اهداف منابع انسانی سازمان خود را به کارآمدترین و مقرون به صرفه ترین روش برنامه ریزی کنیم.
1. هدف برنامه ریزی منابع انسانی را تعریف کنیم
همسو کردن شیوه های منابع انسانی با اهداف تجاری بسیار ضروری است. برنامه ریزی منابع انسانی اگر چشم انداز کلی و ماموریت عملکرد کسب و کار را در برنگیرد، ساختاری ندارد و قابل اعتماد نیست.
بنابراین بهترین روش شامل تنظیم یک دستورالعمل مشخص برای روشن کردن اهداف برنامه ریزی است. که می تواند شامل موارد زیر باشد:
ـ اهداف درباره ایجاد استراتژی استخدام
ـ تقویت روابط مثبت کارکنان
ـ ایجاد فرهنگ کار مثبت
ـ ایجاد برنامه مزایای کارکنان
در آغاز برای ترسیم برنامه منابع انسانی، تجزیه و تحلیل توانایی کارکنان سازمان، تمرین مفیدی می تواند باشد.
2. آنالیز تامین منابع انسانی فعلی
مهم ترین گام در برنامه ریزی موثر منابع انسانی، تجزیه و تحلیل و ارزیابی میزان قدرت و در دسترس بودن منابع فعلی است. این کار شامل یک مطالعه جامع از منابع انسانی سازمان از نظر مهارت ها، صلاحیت ها، تجربه، سن، عملکرد، پاداش، مزایا و ... است.
جلسات گسترده با مدیران و رهبران ارشد می تواند کمک کند تا مسائل و چالش های مهم منابع انسانی را که با آن مواجه هستند و بر رشد کسب و کار تاثیرگذار است، شناسایی کنیم.
3. پیش بینی تقاضای منابع انسانی
تجزیه و تحلیل الزامات آتی نیروی انسانی یکی دیگر از گام های مهم در برنامه ریزی منابع انسانی است. اگرچه هیچ نتیجه گیری مطلق و عینی برای آن وجود ندارد اما می توان یک پیش بینی را حول عوامل شناخته شده ای مانند فرسایش، اخراج، بازنشستگی، ترفیع و... ایجاد کرد.
علاوه بر این ممکن است عوامل و موقعیت های نامشخصی مانند استعفا، نقل و انتقالات ناگهانی و ... بر میزان ابقای کارکنان تاثیر بگذارد که مطالعه آن در این بررسی ها ضروری است.
به طور کلی دو نوع تحلیل پیش بینی کننده وجود دارد که می تواند به درک نیازهای آینده نیروی کار کمک کند:
کیفی: شامل تجزیه و تحلیل مسائل و اثرات مربوط به رفتار و عملکرد است. پیش بینی از طریق گفتگوهای مدیر و دیدگاه های پیرامون مشارکت کارکنان.
کمی: این تحلیل بیشتر آماری و عینی است. به عنوان مثال، تقاضا به عنوان نسبت تولید به دست آمده تقسیم بر تعداد کارگران مستقر، آنالیز مطالعه کار و...
در اینجا درک استراتژی و اهداف کسب و کار در بلند مدت هم ضروری است تا پیش بینی تقاضای نیرو کار با اهداف سازمانی همسو باشند.
4. شناخت شکاف ها
هنگامی که پیش بینی تقاضا تکمیل شد و آماده طرح و برنامه ریزی نیازهای آینده شدیم، می توانیم تفاوت بین مطالعه قبلی از منابع موجود را با شرایط فعلی شناسایی کنیم.
شکاف ها را مطالعه کنیم و مشخص کنیم که آیا نیاز به تامین نیروی انسانی از طریق استخدام نیروی کار تمام وقت، پاره وقت یا قراردادی با توجه به استراتژی هدف کسب و کار داریم یا خیر. برای ایجاد یک استراتژی اجرایی مناسب، پیش بینی را با منابع موجود در حال حاضر ترسیم کنیم.
یک) مرحله برنامه ریزی
پس از بررسی تفاوت بین نیازها و منابع موجود، نوبت به ایجاد یک برنامه عملیاتی صحیح می رسد که نیازها را تعیین کرده و پیش بینی ها را براورده کند.
باید تعیین کنیم آیا استخدام نیروی انسانی و آموزش آن موثرتر است و یا برون سپاری؟ برای مدیریت مازاد هم می توانیم بازنشستگی داوطلبانه، نقل و انتقالات داخلی و یا جا به جایی را در نظر بگیریم.
آموزش و ارتقا هم می تواند به عنوان یک استراتژی کمکی برای ایجاد ظرفیت منابع داخلی استفاده شود. آموزش نه تنها یک استراتژی ماندگار موثر است بلکه به هدف ما برای ایجاد نیروی کار آماده با مجموعه مهارت های موردنیاز کمک می کند.
یک برنامه ساده باید شامل موارد زیر باشد:
ـ تعریف اهداف و مقاصد
ـ اقدام موردنیاز متناسب با نتایج موردنظر و منابع مورد استفاده
ـ تعیین جدول زمانی برای دستیابی به نتایج
ـ محدوده بررسی دوره ای برنامه برای اطلاع از پیشرفت
دو) مرحله اجرا
اجرایی کردن هر استراتژی که روی کاغذ است، چالش برانگیزترین و سخت ترین کار است. بسیاری از سازمان ها در مرحله اجرا شکست می خورند. از این رو برای هموار کردن فرایند پیاده سازی، باید اعتماد به نفس مدیران را تقویت کنیم.
برای جذب و مقابله با هرگونه مقاومت یا چالش غیرمنتظره ای که ممکن است از جانب کارمندان با آن مواجه شویم، به برنامه اجرایی خود یک شرایط تدریجی بدهیم تا کارمندان با تغییرات سازگار شوند.
هم چنین اطمینان حاصل کنیم که در اجرای برنامه ریزی منابع انسانی تمام موافقت ها و مقررات قانونی لازم درنظر گرفته شده است تا از هرگونه اشکالی جلوگیری شود.
مقاله پیشنهادی: استراتژی منابع انسانی
6. بررسی، بازخورد، کنترل
روند برنامه ریزی موفق منابع انسانی روندی ادامه دار است. مهم است که برنامه عملیاتی را به طور مکرر مرور کنیم تا بدانیم آیا استراتژی ما در مسیر درستی حرکت میکند و اهداف و مقاصد را برآورده می کند یا خیر.
پیشرفت برنامه خود را به طور مرتب کنترل کنیم تا هرنوع خطر شکست را کاهش دهیم. یک برگه مدیریت پروژه برای انالیز برنامه اقداماتی ایجاد کنیم.
برای اینکه اجتناب از کمبود استعدادها و مدیریت مازاد نیروی کار برای دستیابی به نیروی ماهر و مناسب باید یک فرایند مداوم و سیستماتیک داشته باشیم. هر تغییر عمده در عملکرد کسب و کار یا هر قرارداد جدید به دست آمده، ما را ملزم به تنظیم مجدد برنامه ریزی منابع انسانی میکند.
هم چنین می تواند مدل های برنامه ریزی متفاوتی در یک سازمان برای نیازهای بخش های مختلف وجود داشته باشد. یک نظارت قوی و دقیق در هماهنگی همه عوامل در کنار هم می تواند به ما در ایجاد یک برنامه قوی کمک کند.
با وجود تمام الزامات ضروری که ممکن است از برآورده کردن آن ها اطمینان حاصل کنیم، برخی از چالش ها و موانع وجود دارند.
مقاومت نیروی کار:
دائمی ترین چیز در جهان تغییر است. با این حال، انسان ها عمدتاً از تغییر بیزارند. هر گونه درگیری در مسیر عادی زندگی می تواند انسان ها را ناراحت کند. کارمندان ممکن است به دلیل تغییر برنامه احساس بار اضافی کنند و در مقابل آن مقاومت نمایند.
محیطی که به سرعت در حال تغییر است:
سرمایه گذاری هزینه و زمان:
تکمیل تمام مراحل برنامه ریزی منابع انسانی زمان بر بوده و مستلزم هزینه و امکانات است. شرکت های متوسط گاهی اوقات بودجه یا منابع لازم را برای برنامه ریزی مناسب ندارند.
داده ها و اطلاعات ناقص:
فقدان داده های دقیق در مورد اطلاعات کارکنان به ویژه در سازمان های کوچک بدون ساختار، در ایجاد برنامه مشخص مانع ایجاد می کند.
نکاتی برای ایجاد فرایند برنامه ریزی منابع انسانی
کل ایده برنامه ریزی منابع انسانی در مورد ارزش پیشنهادی و چگونگی ایجاد قابلیت های رهبری در سطح جهانی است. هیچ نسخه نهایی از یک تیم کامل وجود ندارد و این یک روند دائمی از تکامل است. با این حال، چند رویکرد در ایجاد فرهنگ ارزشی صحیح در محل کار می تواند به تامین نیروی انسانی شرکت با بهترین نتایج کمک کند.
1. مدل مشارکتی منابع انسانی
منابع انسانی کلید موفقیت هر هدف استراتژیک برای سازمان است و باید به طور فعال برای نهادینه کردن برنامه مدیریت استعداد موثر مشارکت داشته باشد. نیروی انسانی نقشی فعال در ایجاد رهبری توانمند ایفا میکند و از این رو باید در تصمیم گیری های استراتژیک تجاری دخیل باشد.
2. چارچوب سیاست مناسب
اهمیت سیاست های ساختاریافته در هر سازمانی بر کسی پوشیده نیست. یک ساختار مشخص به منابع انسانی و مدیریت، نقشه راه می دهد تا نیروهای اقداماتی مناسب را در ایجاد مجموعه ای از استعدادها هدایت کنند.
سیاست های مناسب در ترسیم نقشه عملکرد، آموزش، برنامه ریزی جانشین پروری به جذب و حفظ استعدادهای مناسب و کاهش بحران استعداد کمک می کند.
3. برندسازی کارفرما
جذب و حفظ استعدادهای خوب این روزها یک چالش است. ارزش برند شرکت نقش مهمی در جذب استعدادهای مناسب دارد. با وجود رسانه های اجتماعی به عنوان ابزارهای ارتباطی یکپارچه، سایت هایی مانند LinkedIn استخدام را تسهیل می کنند.اما از طرفی می توانند تهدیدات بالقوه ای نیز باشند چون کارمندان ناراضی می توانند از طریق آن ها درباره شرکت ما کلمات منفی متشر کنند. در مورد این جنبه منفی رسانه های اجتماعی هوشیار باشیم تا از هرگونه تاثیرات خطرناک جلوگیری کنیم.
4. پروش فرهنگ کاری مثبت
محیط کسب و کار همیشه بی ثبات و مطمئن خواهد بود. پرورش فرهنگ کاری مثبت به ما کمک می کند بهره وری را در میان تیم های خود افزایش دهیم و نیروی وفادار ایجاد کنیم.
5. سرمایه گذاری در ابزارهای مناسب منابع انسانی
رویکردها و روش های سنتی برنامه ریزی منابع انسانی می تواند نگران کننده باشد و مقیاس مسائل یا چالش ها را نادیده بگیرد. به همین دلیل بهتر است روی ابزارهای مناسب منابع انسانی سرمایه گذاری کنیم تا به ما در تصمیم گیری های دقیق تر کمک کند.
امروزه ابزارهای تحلیلی بیشماری هستند که می توانند نیازهای کسب و کارها را تامین کنند. ابزارهای جدید و ارتقا یافته برای مدیریت استعداد، مدیریت عملکرد، یادگیری و توسعه از انعطاف پذیری پشتیبانی می کند.
سخن پایانی
آینده برنامه ریزی منابع انسانی به لطف جهانی شدن و تاکید بیشتر بر برون سپاری بسیار پیچیده است. شرکت ها باید در واکنش به روندهای متغیر بازار چابک باشند و این تنها از طریق برنامه ریزی صحیح منابع انسانی که می تواند تاثیر تغییر را کاهش دهد، امکان پذیر است.
در پایان، همانطور که می دانیم تصمیم گیری مبتنی بر داده در آینده به اندازه سایر عملکردهای تجاری حیاتی خواهد بود.
منبع:
https://www.cutehr.io/
