10 نکته ارتباطی برای مدیران جلسات
تاکنون در مقالات مختلف نکات زیادی را که به بهبود کیفیت جلسات، چه آنلاین و چه حضوری کمک می کنند بیان کرده ایم. برای مثال، شروع و پایان به موقع، نوشتن دستورجلسه، تعیین نقش اعضا و یا به خاطر سپردن زمانی که میکروفن در حالت بی صدا است.
این ها اصول اولیه ای هستند که برای داشتن جلسات موثر باید درنظر گرفته شوند. اما اصول با ارزش دیگری نیز وجود دارند که ممکن است کمتر مورد توجه قرار بگیرند. یکی از این اصول درباره چگونگی آماده شدن رهبر جلسه برای جلسه و چگونگی برقراری ارتباط با شرکت کنندگان در طول جلسه است.
تقریبا مانند هر پروژه کاری، موفقیت یک جلسه به موفقیت ارتباطات رهبر آن بستگی دارد. به همین دلیل نباید از نقش مدیران در موفقیت جلسات کاری غافل شد.
در این مقاله قصد داریم به وظایفی که مدیران در جلسات دارند و روش هایی که از طریق آن می توانند به بهبود کیفیت جلسات کمک کنند بپردازیم. از این رو در ادامه 10 تکنیک ارتباطی را که میتواند به رهبران جلسات و مدیرانی که در جلسات شرکت می کنند کمک کند تا مطمئن شوند جلسات به خوبی در مسیر درست خود پیش می روند، بررسی می کنیم.
1. نکات لازم (نه فقط دستورجلسه) را از قبل آماده کنیم
دستورجلسه نقشه راه مناسبی برای جلسه است اما کافی نیست. بهتر است قبل از جلسه علاوه بر دستورجلسه چند نکته مختصر اما ارزشمند را نیز طراحی و آماده کنیم.
چند سوال را که به ما در آماده شدن برای جلسه کمک می کند بپرسیم:
چه ایده هایی را می خواهم در این جلسه مطرح کنم؟
من یا ما برای چه چالش هایی به کمک نیاز داریم؟
چه چیزی باید تشویق یا مطرح شود؟
بیشتر از همه میخواهیم درباره چه موضوعاتی بحث و بررسی کنیم؟
این پاسخ ها را به جلسه می آوریم و در شروع، یا زمانی که موضوعات مربوط به دستورجلسه مطرح شد، آن ها را به اشتراک می گذاریم.
2. هدف را تعیین کنیم
در ابتدای جلسه هدف جلسه را به اشتراک بگذاریم . درواقع آن چیزی را که باید در آخر جلسه تصمیم گیری، بررسی و یا انجام شود در همان ابتدا به طور واضح مشخص کنیم. از اهداف مبهم مثل "پرداختن" به یک موضوع اجتناب کنیم چون اینگونه هدف گذاری کلی فقط نوید صحبت کردن را میدهد نه عمل و پیشرفت.
بیان کردن یک هدف مشخص کمک می کند تا مطمئن شویم تا پایان جلسه هدف برآورده می شود یا حداقل به درستی مورد بررسی قرار می گیرد.
3. شنوندگان خود را به درستی راهنمایی کنیم
رهبراران اغلب باید جلسه را با احوال پرسی، ارتباط با اعضا و بروزرسانی های اطلاعات مهم شروع کنند.
اگر قرار است به عنوان یک رهبر درباره موضوعات مهمی حرف بزنیم باید ابتدا یک پیش گفتاری از آن را برای اعضای جلسه ارائه دهیم.
مثلا: " قبل از شروع، مایلم به سرعت نتایج بحث هفته گذشته، نتایج نظرسنجی داخلی شرکت و برخی از اعضای جدید تیم را که به ما ملحق می شوند معرفی کنم."
همچنین، برای توضیح موضوع های بعدی از جمله هایی مثل "دومین چیزی که می خواهم پیشنهاد بکنم Y است.." و از جملات نتیجه گیری مثل " همانطور که می بینید، X، Y و Z برای موفقیت ما حیاتی هستند" استفاده کنیم.
این نوع پیش پرداخت به موضوع های بحث به تیم ما کمک می کند که :
1.بدانند منتظر چه چیزی باشند
2.ما را راحت تر دنبال کنند
3.نکات کلیدی را دنبال کنند
4.آماده شنونده بودن باشیم
برای یک مدیر جلسه شنوا بودن و گوش دادن به اعضای جلسه نیز یک مسئله ضروری است چون همانطور که مهم است سخنران خوبی باشیم و گفتگو را به درستی مدیریت کنیم باید نسبت به مشارکت کنندگان در جلسه نیز قدردان و حامی باشیم.
در ادامه چند نکته را برای گوش دادن فعال و نشان دادن اینکه فعالانه گوش می دهیم بیان می کنیم:
ـ همیشه با مخاطبان خود رو به رو شویم و سعی کنیم هنگام گوش دادن، تماس چشمی مستقیم داشته باشیم. در یک جلسه آنلاین، این به معنای نگاه کردن به دوربین است.
ـ با تکان دادن سر نشان دهیم که در حال گوش دادن هستیم. تکان دادن سر موثرترین راه برای ابراز حمایت است درواقع این کار نشان می دهد که: "من نظر شما را می شنوم و چیزی را که می گویید حمایت می کنم."
ـ از زمان گوش دادن به عنوان فرصتی برای برنامه ریزی برای صحبت های بعدی استفاده نکنیم. سوءتفاهم در فهمیدن یک موضوع، به دلیل اینکه به اندازه کافی به آن گوش نداده ایم، می تواند به اعتبار و اعتماد ما آسیب برساند.
ـ از قطع کردن صحبت سخنرانان یا اتمام جملات آن ها خودداری کنیم. گاهی اوقات فکر می کنیم که با تمام کردن جملات دیگران، نظر دیگران را تایید می کنیم. اما حتی اگر این از نظر فنی درست باشد، باز هم وقت آن ها را دزدیده ایم و از نظری که می دهند استفاده کرده ایم و ممکن است این کار حس خوبی به فرد سخنران ندهد.
ـ قبل از اینکه بلافاصله دیدگاه خود را در برابر نظر گوینده بیان کنیم یا راه حلی را مطرح کنیم، سوالات را به گوینده منعکس کنیم. به عنوان مثال: "می خواهم مطمئن شوم که صحبت های شما را درست شنیده ام. شما می گویید که ما جلسات زیادی داریم، به خصوص در روزهای جمعه. درسته؟". این کار باعث ایجاد اعتماد و همدلی می شود.
ـ در نهایت، ذهنی باز داشته باشیم و در مقابل میل به دفاع از خود، مقاومت کنیم. یک جلسه برای گفتگو کردن است، نه بحث. بنابراین ابتدا بر درک دیدگاه تیم خود تمرکز کنیم، نه استدلال متقابل.
5. سوالات را آماده کنیم
در گفت و گوهای بین مدیران و تیم هایشان، رهبران می توانند با پرسیدن سوالات، به یادگیری بیشتر کمک کنند.
پرسیدن سوالات استراتژیکی مثل "چرایی کاری که انجام می دهید چیست؟" و "موفقیت برای تیم ما چگونه بنظر می رسد؟" توسط رهبران، می تواند به آن ها کمک کند تا تیم های خود را به تفکر استراتژیک تر سوق دهند.
اینکه همیشه سوالاتی در جیب خود داشته باشیم، می تواند شکاف های بین جلسات را پر کند. برای مثال، در زمان هایی که شرکت کنندگان در پرسیدن سوالات خود کند هستند یا نیاز به شخص دیگری برای شکستن یخ خود دارند، این سوالات می تواند کمک کننده باشد.
سوالات رهبرها می تواند به چند نوع تقسیم شوند:
سوالات استراتژیک
"تو انتظار داری چه چیزی را بدست آوری؟
"چگونه می توانیم این رویکرد را در سراسر شرکت اعمال کنیم؟"
سوالات شناختی
"چه کسی در این پروژه به شما کمک کرد ؟"
"این ایده چطور به ذهنت پرسید؟"
سوالات کمک کننده
"چه کاری می توانم برای کمک انجام بدهم؟"
"به چه منابعی نیاز دارید تا پروژه خود را به سطح بعدی ببرید؟"
6. از موضوع بحث خود منحرف نشویم
گاهی اوقات ممکن است وسوسه شویم که مسیر صحبت خود را ترک کنیم تا درباره موضوعی غیرمرتبط صحبت کنیم. فرقی ندارد که این موضوع ناگهان به ذهن ما خطور کند یا توسط شخص دیگری در جلسه مطرح شود. یک ثانیه در حال صحبت درباره استفاده از رسانه های اجتماعی هستیم و ثانیه دیگر در مورد اخبار روز حرف می زنیم.
اینگونه منحرف شدن از موضوع صحبت ها خطرناک است. زیرا وقتی از یک حدی بیشتر طول بکشد باعث اتلاف زمان می شود و ذهن اعضای جلسه را بین موضوعات مختلف سرگردان می کند.
اگر می خواهیم به موضوعی غیرمرتبط اشاره کنیم، بهتر است سریع به آن وارد و خارج شویم تا بتوانیم به موضوع اصلی خود بپردازیم.
7. بدانیم که چه زمانی شنوندگان متوجه صحبت ما شده اند
برخی از سخنرانان یک صدای مزاحمی در ذهن خود دارند که به آن ها می گوید: " آن ها هنوز منظور تو را درک نکرده اند. به صحبت کردن ادامه بده!"
این صدای درونی –که از ناامنی درونی ما سرچشمه می گیرد- اغلب اشتباه است، بنابراین نباید به آن اعتماد نکنیم.
پس بعد از اینکه نظر خود را بیان کردیم، صحبت درباره آن موضوع را متوقف کنیم و از افراد بخواهیم اگر سوالی در رابطه با صحبت ما دارند مطرح کنند تا جلسه را به جلو پیش ببریم
اگر شنوندگان سوالی داشته باشند، می پرسند. این رویکرد همچنین تضمین می کند که دیگران هم در جلسه زمانی برای صحبت کردن داشته باشند.
8. به اندازه مختصر و کافی دیگران را تشویق کنیم
همیشه ایده خوبی است که رهبران نقاط ستایش، حمایت و تشویق خود را به اعضای تیم نشان دهند، اما هرچه بیشتر این کار را ادامه دهیم، تاثیر این احساسات کاهش می یابد.
به عنوان یک مدیر بهتر است تشکر خود را ساختاریافته و محدود به 15 ثانیه یا کمتر نگه داریم. در عین حال هم متوجه این قضیه باشیم که یک کلمه "متشکرم" به تنهایی هرگز تاثیر زیادی ندارد و لازم است همیشه "چرا" یی تشکر خود را نیز ارائه دهیم.
یک الگوی خوب برای اعتبار دادن یا قدردانی اینگونه است:
چه کسی این کار را انجام داده است، چه کاری انجام داده و چه تاثیری بر اهداف سازمانی یا تیمی داشته.
9. به دیگران کمک کنیم تا منظور صحبت خود را برسانند
اگر در طول جلسه، یکی از کارکنان یک سخنرانی رسمی بدون نکته یا بدون پیشنهاد واضحی ارائه کرد، به آرامی و مودبانه از او بپرسیم: "چه چیزی را توصیه می کنید؟" یا "پیشنهاد شما چیست که انجام دهیم؟"
هرچه بیشتر این سوالات راهنما را بپرسیم، احتمال بیشتری وجود دارد که آن شخص در نهایت نه فقط به اشتراک گذاشتن افکار بلکه مهارت ارتباطی در انتقال نکات را درک کند.
10. جلسه را با جمع بندی و اعلام اقدام بعدی موردنیاز به پایان برسانیم
وقتی که جلسه را با جمع بندی و اعلام گام های بعدی به پایان می رسانیم کمک می کنیم تا جلسه نتیجه گیری درست تری داشته باشد و افراد تصویر واضح تری از دلیل شرکت در جلسه برای خود داشته باشند.
لازم است اقدامات و کارهای موردنیاز، مسئول انجام آن ها و مهلت زمان انجام کارها را مشخص کنیم و مطمئن شویم کسی این امور را ثبت و پیگیری می کند.
مقاله پیشنهادی : پیگیری مصوبات جلسه
سخن پایانی
بسیاری از مدیران جلسه فکر می کنند که کارشان با شروع جلسه به پایان می رسد و یا صرفا باید به عنوان یادداشت بردار عمل کنند. اما یک مدیر،مدیر است. چه یک جلسه را اداره کند یا یک تیم را. بنابراین باید از تمام ابزارهای ارتباطی در اختیار خود استفاده کند تا مطمئن شود که نکات مهم بیان شده در جلسه، به همان اندازه که کارآمد هستند، مطرح و مورد بحث قرار می گیرند.
منبع:
