5 مشکل رایج در جلسات کاری و آنچه که باید درباره آن ها انجام دهیم
همه ما شکایت و نارضایتی از جلسات به گوشمان خورده است. تعداد جلسات ما خیلی زیاد است، آن ها اتلاف وقت هستند، هیچ کاری در این جلسات انجام نمی شود و...! اغلب اوقات این نارضایتی ها به جا هستند اما گاهی آنقدر گسترده اند که بحث کردن درباره آن ها و رسیدگی به آن ها دشوار است.
با این حال مواردی هستند که به صورت خاص تر مطرح می شوند و می توان با آن ها مقابله کرد.
در بین شکایت ها و نارضایتی های مطرح شده 5 مورد است که بیشتر از سایر موارد و به طور مداوم توسط افراد عنوان می شود:
1.فقط یک یا دو نفر در طی جلسه بر گفتگو مسلط هستند و هیچکس نسبت به این مسئله کاری انجام نمیدهد
2.رییس من جلسات را به طور موثر رهبری نمی کند.
3.بیشتر جلسات فقط یک سری اطلاعات در اختیار ما قرار می دهند، اطلاعاتی که به راحتی می توان از طریق ایمیل آن ها را ارسال کرد. ما در مورد مسائل و مشکلات واقعی صحبت نمی کنیم.
4.هیچکسی به جلسه توجه نمی کند و همه در تلفن همراه یا لپ تاپ خود هستند.
5. ما در جلسات به گفتگوها و موضوعات تکراری می پردازیم چون هیچ کاری بین جلسات انجام نمی شود.
خوشبختانه برای این دست از مشکلات راه حل هایی هم وجود دارد که مدیران جلسه یا رهبران می توانند با پیاده سازی این نکات از نارضایتی ها تا حد زیادی جلوگیری کنند و جلسات باکیفیت تر و موثرتری برگزار کنند. در ادامه به این راه حل ها می پردازیم.
اگر یک جلسه 60 دقیقه طول بکشد و ما 10 نفر را در این جلسه دعوت کرده باشیم، به هر نفر چقدر زمان برای صحبت کردن می رسد؟ البته که پاسخ این سوال به موضوع هم بستگی دارد اما اگر برخی از افراد جلسه به طور مرتب بیشتر و طولانی تر از بقیه اعضا جلسه صحبت کنند همکاران از آنها به دلیل فرصت ندادن به دیگران و گرفتن وقت جلسه ناراحت می شوند.
با وجود زمان محدود نمی توان انتظار داشت که همه افراد به خوبی در جلسه مشارکت کنند به خصوص اگر افرادی باشند که فرصت صحبت کردن را از دیگران میگیرند. به همین خاطر در اینجا چند نکته برای گسترش و بهبود مشارکت افراد در جلسه بیان می کنیم.
در ابتدای جلسه:
ـ به اعضای جلسه بگوییم که از آن ها مشارکت حداکثری در جلسه را می خواهیم و همه این فرصت را دارند که در موضوع جلسه مشارکت کنند.
ـ از افراد اجازه کسب کنیم که در طول جلسه برای بسط و گسترش موضوع نام آن ها را صدا بزنیم و به گفتگو دعوتشان کنیم
ـ به اعضای جلسه بگوییم که اگر کسی در رابطه با موضوع مورد بحث هنوز چیزی برای گفتن یا پرسیدن داشته باشد موضوع را عوض نخواهیم کرد.
ـ از افراد بخواهیم در طول جلسه تکنولوژی (موبایل، تبلت و...) را کنار بگذارند و فقط روی صحبت هر فرد تمرکز کنند.
در طول جلسه:
ـ به صحبت ها توجه کامل داشته باشیم و به هر فردی اجازه دهیم صحبت های خود را کامل کند. اگر ما و همه افراد حاضر در جلسه این کار را انجام دهیم کسانی که تمایل به تسلط بر جلسه دارند کمتر فرصت را از بقیه می گیرند.
ـ وقتی حس می کنیم کسی بیشتر از زمان خود صحبت می کند از او بخواهیم برای لحظه ای افکار خود را متوقف کند. مثلا می توانیم بگوییم: "دوست عزیز اجازه می دهید من چند نفر دیگر را هم وارد این گفتگو کنم سپس به شما بازگردم؟"
ـ هرگاه صحبت کسی قطع شد یا حرفش نصفه ماند از او بخواهیم صحبت خود را کامل کند: "چیز دیگری بود که می خواستی اضافه کنی؟"
اگر شما فردی هستید که صحبت شما قطع شده است، بیان کنید. می توانید به مدیر جلسه بگویید: "صحبت من هنوز تمام نشده بود، می خواهم نظرم را کامل کنم و سپس مایلم نظرات دیگران را هم بشنوم."
بعد از جلسه:
اگر نگران این هستید که برخی از افراد بیشتر از زمان یا بیشتر از فرصت دیگران در جلسه صحبت کنند به آن ها بگویید: "من دوست دارم که مشارکت در جلسات ما کمی متعادل تر باشد. بسیار خوب است اگر قبل از اضافه کردن نظرات خود صبر کنید تا سایر افراد هم وارد گفتگو شوند. هم چنین بسیار خوشحال می شوم تا از افرادی که هنوز در بحث مشارکت نکرده اند بخواهید آنها هم نظرات خود را با ما به اشتراک بگذارند."
2. رییس من جلسات را به طور موثری رهبری نمی کند
اگر رییس شما مهارت کافی برای اداره یا مهیا کردن یک جلسه را ندارد شما می توانید بخشی از اینکار را به عهده بگیرید. برای مثال می توانید دستورجلسه را برای رییس خود آماده کنید.
مقاله پیشنهادی : نحوه نوشتن دستور جلسه
از گروه خود بخواهید مطالبی را هم آن ها آماده کنند. نتیجه موردنظر برای هر موضوع جلسه را از قبل مشخص کنید و تا جای ممکن دستورکار جلسه را پیش از شروع جلسه به دست شرکت کنندگان جلسه برسانید. هم چنین اگر مورد احترام گروه هستید و برای برگزاری یک جلسه موثر تلاش می کنید می توانید به رییس خود پیشنهاد دهید که جلسه را شما اجرا کنید.
با این حال اگر شما فرد مناسبی برای مدیریت جلسه نیستید، می توانید شخص دیگری را پیشنهاد دهید و به رئیس خود توضیح دهید که فقط به این دلیل که او ارشدترین فرد در جلسه است، نیاز نیست حتما جلسه را نیز او اداره کند.
یکی از حقوقی که همه اعضای جلسه دارند این است که هر چیزی را که برای مشارکت مؤثر در جلسه نیاز دارند درخواست کنند. از این موضوع می توانید برای کمک به رئیس خود برای موفقیت نیز استفاده کنید. به عنوان مثال سوالاتی بپرسید که به رییس شما کمک میکند تا درباره آنچه که افراد انتظار دارند توجیه باشد و به آن ها کمک کند تا مشارکت بیشتری در جلسه داشته باشند. مثلا در ابتدای جلسه بپرسیم که اگر افراد در طول جلسه به چیزی نیاز داشته باشند چگونه به ما اطلاع می دهند؟
3.بیشتر جلسات فقط یک سری اطلاعات در اختیار ما قرار می دهند که به راحتی می توان از طریق ایمیل آن ها را ارسال کرد. ما در مورد مسائل و مشکلات واقعی صحبت نمی کنیم.
صرف 10 تا 15 دقیقه از یک جلسه 90 دقیقه ای برای بروز رسانی اطلاعات مسئله ای نیست اما صرف 90 دقیقه برای مبادله اطلاعاتی که از طریق راه های ارتباطی دیگری نیز می شد به اشتراک گذاشت، یک مشکل است. اما چگونه می توانیم این مسئله را به مدیر جلسه انتقال دهیم؟ می توانیم با ادبیات مناسب توجه او به برگزاری جلسات و ارتباطات تیمی را تایید کنیم و یادآوری کنیم که جلسه برای بررسی موضوعاتی که نیاز به هم فکری و هم سویی گروه دارند مناسب تر و مفید تر است، تا صرفا برای اشتراک گذاری اطلاعات.
سپس می توانیم هر هفته یک طرح به تیم پیشنهاد دهیم و یک لیستی از موضوعاتی که می توان از آن ها دستورکار تهیه کرد، آماده کنیم. این سوالات به ما در پیدا کردن موضوعات احتمالی جلسه کمک می کند:
این گروه باید در مورد چه چیزی صحبت کند؟
فرایندها و برنامه های اساسی ما که در خطر هستند چیست؟
نیاز است چه چیزی را یاد بگیریم؟
درباره چه چیزی نیاز به ایجاد درک متقابل داریم؟
ای چه چیزی تلاش می کنیم؟
برای هر موضوع، نتایج مورد نظر و زمان لازم برای دستیابی به آنها را پیشنهاد دهیم. اگر در هر جلسه روی یک یا دو موضوع به خوبی کار کنیم، زمان صرف شده برای اشتراک گذاری اطلاعات بار کمتری خواهد داشت.
4. هیچکسی به جلسه توجه نمی کند و همه در تلفن همراه یا لپ تاپ خود هستند
شاید بتوان برخی از عوامل حواس پرتی را که به طور نامنظم رخ می دهند تحمل کرد اما اگر افراد در جلسه مرتب مشغول پاسخ به ایمیل ها یا چک کردن پیام هایشان باشند، مشارکت در جلسه زیر سوال می رود!
تنظیم قوانین و هنجارهای جدید از قسمت بالاتر یک سازمان شروع می شود. مدیران و افراد ارشدی که در جلسه حاضر هستند باید الگوی رفتاری کلامی و غیرکلامی دقیقی را برای سایرین ارائه دهند، چون افراد به طور ناخودآگاه از مدیران و رهبران الگو می گیرند. اگر آن ها در طول جلسه صحبت های جانبی و غیرمرتبط داشته باشند، مدام تلفن همراه خود را چک کنند یا کار دیگری انجام دهند، این پیام را به شرکت کنندگان در جلسه القا می کنندکه این جلسه خیلی برایشان مهم نیست. این رفتار یک هنجار خطرناکی در ذهن افراد ایجاد می کند که حواس پرتی در جلسه اشکالی ندارد!
به همین خاطر بهتر است در ابتدای جلسه یک اطلاعیه برای محدود کردن استفاده از تکنولوژی ارائه دهیم. با وجود این اطلاعیه می توانیم روی برد یا تخته سفید بنویسیم no mobile تا اگر شرکت کنندگان در طول جلسه شروع به بررسی موبایل خود کردند به آن اشاره کنیم.
برای این فرهنگ سازی نیاز است از خودمان شروع کنیم. وقتی افراد ببینند شما در جلسه با توجه کامل حضور دارید آن ها هم از شما الگوبرداری میکنند.
5. ما در جلسات به گفتگوها و موضوعات تکراری می پردازیم چون هیچ کاری بعد از جلسات انجام نمی شود
برای رفع این مشکل مطمئن شویم که در پایان جلسه برای هر موضوع جمع بندی انجام داده ایم، کارهای مورد نیاز و مسئول انجام آن ها را تعیین کرده ایم تا مراحل بعدی کارها و جلسات مشخص شود. خلاصه ای از جلسه را یک ساعت پس از پایان جلسه یا نهایت تا پایان آن روز برای افراد ارسال کنیم. شخصی را مسئول پیگیری مصوبات جلسه کنیم تا بعد از جلسات افراد را پیگیری کند تا گزارشی از پیشرفت کارها و اقداماتی که به آن ها محول شده ارائه دهند.
پیگیری موارد تکمیل شده از کارها و وظایف را شروع کنیم و هدف را روی تکمیل 85 درصدی قرار دهیم. هنگامی که میزان پیشرفت کارها کمتر از حد انتظار بود با گروه درباره آنچه که به ما کمک می کند تا به مسیر اصلی بازگردیم و کارها را به درستی طبق تصمیمات جلسه پیش ببریم، صحبت کنیم.
سخن پایانی
ممکن است نتوانیم به طور کامل شکایت های ناشی از جلسات را حذف کنیم اما می توانیم آن ها را کاهش دهیم. اگر شما کسی هستید که از جلسات نارضایتی دارد و گله مند است باید بدانید که شما هم به اندازه دیگران مسئول ایجاد یک فرهنگ مناسب در جلسات هستید. پس همین حالا برای بهتر کردن کیفیت جلسات و برگزاری جلسات موثر اقدام کنید.
منبع :
https://hbr.org/
