اصول برگزاری جلسات، نحوه دعوت به جلسه
همانطور که در مقالات پیشین صحبت کردیم، برگزاری جلسات کاری یکی از اقدامات مهم سازمانی است که در بهره وری کارمندان و دستیابی به موفقیت های سازمانی نقش مهمی دارد و در هر شرکت یا سازمانی انواع مختلفی از جلسات کاری برگزار می شود که هر کدام اهداف، روش های اجرایی و مدیریتی خود را دارند.
مقاله پیشنهادی: انواع جلسات کاری و نحوه برگزاری آن ها
اگر چه جلسات بسیار زیادی در سازمان ها و تیم های مختلف برگزار می شود اما همه آن ها از کیفیت و استانداردهای لازم برخوردار نیستند و به همین خاطر بازده و خروجی مطلوبی نیز ندارد. بنابراین توجه به نحوه برگزاری جلسات و کیفیت آن ها بسیار مهم است و مراحل مختلف یک جلسه از برنامه ریزی جلسه تا پیگیری مصوبات آن باید طبق اصول و چهارچوب هایی صورت بگیرد تا بازده و کیفیت لازم را داشته باشند.
از طرفی نحوه برگزاری جلسات کاری می توانند معرف نحوه مدیریت یک تیم و فرهنگ سازمانی آن باشد یا به عبارتی نحوه مدیریت یک جلسه می تواند نمونه ای از مدیریت آن سازمان باشد.
مراحل برگزاری جلسه، دعوت شرکت کنندگان
برگزاری هر جلسه ای از مراحل مختلفی تشکیل شده است.که اگر هر کدام از این مراحل را به درستی، منظم و دقیق انجام دهیم نه تنها کیفیت جلسات خود را افزایش داده ایم بلکه باعث ارتقای وجه شرکت خود بین کارمندان، شرکا و رقبا شده ایم.
یکی از این مراحل مهم که اگر به درستی انجام نشود تاثیر منفی بر کیفیت جلسه و وجه کاری شرکت می گذارد، نحوه دعوت کردن از افراد برای شرکت در جلسه است.
نحوه دعوت کردن افراد به جلسه می تواند نشان دهنده میزان نظم، هماهنگی و احترام ما به جلسه و اعضای جلسه باشد.
چند نکته که بهتر است هنگام دعوت کردن افراد به جلسه، به یاد داشته باشیم:
ـ افرادی را که حضور آن ها در جلسه ضروری است و با موضوع جلسه آشنایی دارند و یا قدرت تصمیم گیری دارند، به جلسه دعوت کنیم.
ـ پیش از ارسال دعوتنامه ها، نظر افراد را در خصوص زمان جلسه جویا شویم.
ـ دعوتنامه های جلسه را حداقل یک روز پیش از جلسه ارسال کنیم.
ـ در دعوتنامه، اطلاعات جلسه از جمله موضوع جلسه، محل برگزاری و ساعت و تاریخ دقیق را براساس منطقه زمانی مناسب ذکر کنیم.
مقاله پیشنهادی: نظرسنجی زمان جلسه
ارسال دعوتنامه جلسه با استفاده از تایم یاب
دعوتنامه جلسه را به طریق های مختلفی می توان برای افراد ارسال نمود، اما چگونه می توانیم دعوتنامه های جلسه را منظم، به آسانی و سریع ارسال کنیم؟
یکی از ابزارهایی که ارسال دعوتنامه ها را بسیار آسان و دقیق برای ما انجام می دهد تایم یاب است.
وقتی از برنامه تایم یاب استفاده می کنیم، می توانیم دعوتنامه جلسه را برای هر تعداد دلخواهی از افراد تنها با یک کلیک ارسال کنیم. دعوتنامه از طریق ایمیل و طبق زبان و تقویم هر فرد ارسال می شود و در برگیرنده مشخصات جلسه مانند زمان جلسه (براساس منطقه زمانی فرد)، محل برگزاری جلسه (آدرس یا لینک آن) و شرکت کندگان جلسه (اختیاری) می باشد.
درواقع تایم یاب همه این اطلاعات را براساس مشخصات جلسه، در دعوتنامه تنظیم و ارسال می کند و اصلا نیازی نیست ما مجدد این اطلاعات را وارد کنیم.
نکته مهم اینجاست که تایم یاب متن دعوتنامه و زمان دقیق جلسه را به طور خودکار براساس زبان، تقویم و منطقه زمانی افراد تنظیم و ارسال می کند.
دعوت به جلسه با برند سازمانی شما
یکی از امکاناتی که تایم یاب در اختیار ما قرار می دهد امکان استفاده از برند سازمانی خود در دعوتنامه هاست.
به این صورت که با وارد کردن مشخصات سازمان خود در برنامه تایم یاب، مانند نام سازمان، لوگو، آدرس ایمیل، وبسایت، تلفن و شعار شرکت می توانیم دعوتنامه های جلسه را برندسازی کنیم.
به این ترتیب دعوتنامه هایی که افراد برای شرکت در جلسات ما دریافت می کنند حاوی برند سازمانی ما یا به عبارتی امضای سازمان است و مشخصات سازمان را نیز دربر می گیرد تا در جلسات برون سازمانی معرف سازمان ما باشد و افراد در صورت نیاز بتوانند با ما تماس بگیرند.
